bij Ruby, onze crackerjack personeel van virtuele receptionisten velden honderden gesprekken per dag-en we hebben veel geleerd in het proces!
als u nieuw bent bij het beantwoorden van een telefoon, of gewoon uw vaardigheden wilt opfrissen, zullen deze vijf receptionistentrainingstips u helpen te schitteren als een robijn—imponerend elke beller.
- zeg nooit “Ik weet het niet”
- parafraseer het bericht woord-voor-woord
- bevestig uw inhoud
- haal adem en …
- glimlach
dat klopt, zo eenvoudig is het!
1. Zeg nooit” I don ’t know”
de kans is groot dat u vragen krijgt die u niet kunt beantwoorden, vooral als u nieuw bent in een baan. Maar zeggen “Ik weet het niet” is een doodlopende weg. Kies in plaats daarvan voor
“Let me find out for you”
” I ‘d be happy to look into that”
“Great question! Laat me je in contact brengen met de beste persoon om het te beantwoorden.”
zinnen die beginnen met” Let me “en” I ‘ d be happy to “zijn geweldige manieren om de” I don ’t know” blues te verslaan.
2. Parafraseer het bericht woord-voor-woord
bellers willen graag weten dat hun berichten nauwkeurig zullen worden doorgegeven. Wat is een betere manier om hen hiervan te verzekeren dan hun boodschappen aan hen te herhalen? Als je gaat door middel van receptionist training, het is ook een geweldige manier om uit te kijken voor fouten.
bevestig uw inhoud
lees altijd telefoonnummers terug en spel eventuele lastige namen of woorden om ervoor te zorgen dat u ze correct hebt verwijderd. Hier zijn enkele tips voor het bevestigen van informatie.
haal adem, en
je hebt veel aan de hand — e-mail stapelen zich op, documenten worden ingediend, rapporten te schrijven. Receptionistentraining is zwaar, en het werk zelf is nog moeilijker! Maar als de telefoon gaat, is het het beste om andere kantoor drukte uit je hoofd te zetten en zich te concentreren op de inkomende oproep. Haal adem, beantwoord de oproep en begroet de beller met een kalme, vriendelijke toon. Laat ze nooit zien dat je zweet! Oh, en terwijl u met uw beller spreekt, zorg ervoor dat u de volgende stap volgt …
… glimlach!
lijkt dom, toch? Het werkt. Als u vriendelijk en uitnodigend wilt klinken, is glimlachen de makkelijkste manier om de perfecte toon van de stem te garanderen. Een glimlach zal je ook helpen je kalm en gelukkig te voelen. Wie zegt dat werk niet leuk kan zijn?