Wat is een travel manager?

een reismanager is verantwoordelijk voor alle aspecten van zakenreizen. Ze helpen het reisbeleid van een bedrijf te ontwerpen, reisarrangementen te beheren, te helpen bij het kiezen van het beste zakelijke reisbureau voor het bedrijf, reiskosten te organiseren en te monitoren en op te letten voor het welzijn van zakenreizigers. Post-trip, een travel manager is verantwoordelijk voor het analyseren van gegevens en het gebruik ervan om toekomstige reizen te stroomlijnen en te verbeteren. Zij moeten over de juiste vaardigheden beschikken, waaronder uitstekende communicatie-en organisatorische vaardigheden en scherpe, strategische denkers zijn.

voorheen werd de rol van reismanager uitgeoefend door een office manager of iemand binnen de HR-afdeling die reizen organiseerde naast zijn andere verantwoordelijkheden. Tegenwoordig zien steeds meer bedrijven van alle groottes het voordeel van het inhuren van een toegewijde corporate travel manager.

wat doet een reismanager? Hoofdtaken en verantwoordelijkheden

Bedrijfsreisbeleid

een van de hoofdtaken van een reismanager is het vaststellen van een bedrijfsreisbeleid. Dit houdt rekening met alle potentiële kosten van een reis en stelt regels en richtlijnen voor medewerkers om te volgen bij het organiseren van een reis. Het beleid moet informatie bevatten over de volgende aspecten van de zakelijke reispraktijken van het bedrijf:

• Reservering procedure en goedgekeurd travel booking tool
• Toegestane kosten van de boeking (hotels, vluchten, transport)
• Speciale uitzonderingen of de regels voor het duurdere steden of routes
• Voorkeur bedrijf verkopers
• goedkeuringsproces voor reizen die langer zijn dan de typische beperkingen van de
• Terugbetaling proces
• Toegestaan en niet toegestaan kosten
• Reizen debriefing proces
• reisverzekering vervoerder
• zorgplicht verkoper of procedures

Het toezicht op reis plannen en afspraken

sommige bedrijven besluiten hun reismanager verantwoordelijk te stellen voor het boeken van alle belangrijke onderdelen van zakenreizen van werknemers, maar andere bedrijven laten dat aan de werknemers zelf over. De twee belangrijkste aspecten zijn vervoer en accommodatie, maar verantwoordelijkheden hebben ook betrekking op reisverzekeringen, luchthaventransfers en nog veel meer.

met het bedrijfsreisbeleid proberen reismanagers reizen te boeken in overeenstemming met de vooraf vastgestelde richtlijnen, zodat bedrijfsmanagers weten dat ze de beste deals krijgen. Travel managers bevatten ook meer specifieke informatie over vervoer en accommodatie. Bijvoorbeeld, de meeste zakelijke reizen beleid specificeren reisklasse (bijvoorbeeld business of economy) en hotel categorieën.

beheer van uitgaven en reisbudget

een ander relatief moeilijk te voorspellen aspect van zakelijke reizen is het beheer van kredietkaarten en de kosten van de reisbestemming. Travel managers zijn verantwoordelijk voor het vaststellen van aanvaardbare uitgavenlimieten voor reizen om finance tracking te vereenvoudigen.

door een bovengrens te stellen aan kredietkaarten en uitgaven krijgt de onderneming meer controle over de uitgaven voor zakenreizen. Voor het moreel van de werknemers moet er echter een zekere mate van vrijheid zijn. Een reismanager is daarom verantwoordelijk voor het vinden van de balans tussen vrijheid en kostenefficiëntie. Aangezien de kosten van levensonderhoud van bestemming tot bestemming variëren, moeten de uitgavenlimieten dienovereenkomstig variëren.

een mogelijke valkuil hier is dat het moeilijk is om het juiste bedrag voor elke reis te peilen. Daarom is een travel manager met ervaring in de industrie vaak een goede keuze vanwege hun kennis en middelen.

analyse van gegevens

hoewel een bedrijfsreisbeleid gericht is op alle eventualiteiten van zakenreizen van een bedrijf, is het belangrijk om gemaakte reizen te analyseren. Een reismanager moet gegevens van alle reizen verzamelen om weloverwogen beslissingen te nemen voor het reisbeleid in de toekomst.

bijvoorbeeld, als er terugkerende gevallen zijn van werknemers die reizen boeken die het budget overschrijden, moet dit aspect worden aangepakt. Met een betrouwbare dataset op basis van eerdere reizen, kan een travel manager problemen identificeren en medewerkers raadplegen om te zien welke veranderingen nodig zijn.

ten slotte zijn financiële gegevens nuttig bij het instellen van KPI ‘ s en het analyseren van de winstgevendheid van zakenreizen. Office managers kunnen duidelijk zien uitgaven versus de winsten van elke reis om te zien welke het meest voordelig zijn.

omarmen van nieuwe technologie

technologie met betrekking tot zakenreizen gaat zeer snel vooruit en reismanagers moeten dit bijbenen. Verbeteringen in boekingstools maken dingen sneller en efficiënter voor het hele bedrijf. Met een reisbeleid hebben werknemers nu bijvoorbeeld de mogelijkheid om hun eigen reis te boeken terwijl ze de beleidsrichtlijnen volgen.

een ander voordeel van de nieuwe technologie ligt aan de datazijde van het zakelijke reizen. Online corporate travel management tools zoals TravelPerk slaan gegevens op één plaats op, zodat het gemakkelijk te analyseren is. Een bijkomend voordeel voor intelligente gegevensopslag is dat het vermindert de behoefte aan stromen van e-mails bij het organiseren van reizen.

daarom geeft het bijhouden van de nieuwe technologische ontwikkelingen de werknemers meer autonomie en de reismanagers meer tijd om zich op andere zaken te concentreren.

Waarom is een reismanager belangrijk?

kosten in verband met zakenreizen vormen vaak de op een na grootste kostenpost voor bedrijven, na salarissen en uitkeringen van werknemers. En terwijl COVID-19 zakenreizen in 2020 drastisch heeft verminderd, herstelt de sector zich al in een bemoedigend tempo en zal naar verwachting de komende jaren volledig herstellen.

beide punten betekenen dat reizen een belangrijke rol zal blijven spelen in de kosten van een bedrijf. Daarom is het een goed idee om bedrijfsreizen professioneel te beheren.

hoe verschilt het gebruik van een reismanager van het niet gebruiken?

het gebruik van een reismanager voegt een sterk element van controle toe aan zakelijke reizen. Onbeheerd reizen kan leiden tot een gebrek aan coördinatie en daardoor tot hogere en onverwachte kosten bij het organiseren van reizen.

een reismanager streeft er voortdurend naar de zakelijke reiservaring van teamleden te verbeteren en is ook gebonden aan de zorgplicht om hun veiligheid en welzijn te waarborgen.

hoe verschilt een reismanager van een reisbureau?

een reismanager is verantwoordelijk voor de organisatie en strategie achter de schermen van de zakenreizen van een bedrijf. Ze bevelen richtlijnen aan, stellen preferentiële tarieven in en geven aanbevelingen aan werknemers, en zijn over het algemeen intern.

anderzijds speelt een reisbureau alleen de rol van het daadwerkelijk reserveren van vluchten, accommodatie en andere aspecten van zakenreizen. Met de opkomst van nieuwe technologieën zoals TravelPerk, kunnen veel van deze taken door de travel manager worden afgehandeld en beheerd op een manier die perfect in lijn is met het reisbeleid van het bedrijf.

We spraken met Natalie Marcantonio, office manager bij Quadmark om haar mening te horen over zakelijke reizen als een aantrekkelijk gebied om in te werken:

” binnen ons werkgebied is reizen altijd een cruciaal onderdeel geweest van het leveren van onze training en het ontmoeten van klanten en onze medewerkers. Wij zijn een wereldwijd bedrijf met een flex van werken op afstand. De mogelijkheid om te reizen en te ontmoeten met ons team, klanten en het bijwonen van evenementen wereldwijd was tot de covid pandemie een groot deel van ons bedrijf.”(Natalie Marcantonio, Office Manager, Quadmark)