Assign intern team and client project roles

grote projecten kunnen complex zijn. Taken overlappen elkaar vaak, hangen af van andere taken die moeten worden uitgevoerd, of zijn zo groot in omvang meerdere teamleden zijn betrokken. Als je geen verwachtingen stelt over wie wat doet en wanneer ze het doen, kan personeel snel verwarrend worden.

zorg ervoor dat u specifieke projectrollen en taakverantwoordelijkheden toewijst, terwijl de communicatie blijft stromen. Gebruik deze pointers om het toewijzen van projectrollen gemakkelijker te maken:

• gebruik een RACII (Responsible, responsible, Consulted, Informed) diagram om de rollen tussen afdelingen en processen te verduidelijken.
• kies voor elke vergadering twee notitienemers om ervoor te zorgen dat kritieke informatie wordt vastgelegd en gedeeld.
• probeer een webgebaseerde tool om goede communicatie te bevorderen en het delen van kennis tussen uw klant en het interne team aan te moedigen.

praat over proces en hoe je werkt

elk project is op een bepaalde manier uniek. Zeker, er kunnen gedeelde benaderingen of deliverables over projecten, maar het bespreken hoe je ze gaat gebruiken op elk project is van cruciaal belang voor succes. Volg de tips beschreven in hoofdstuk 3, en je begint met het vaststellen van verwachtingen voor het proces, leverbare beoordelingen, stakeholders, en uw tijdlijn—alles in één klap.

er is geen betere manier om verwachtingen in te stellen en te beheren dan gewoon inchecken met uw team en uw klanten. Of je nu alleen werkt of in een team van 20, op kantoor of op afstand, het delen van vooruitgang is een van de beste dingen die je kunt doen om de communicatie te laten stromen.

interne teamstatusvergaderingen

over het algemeen is een persoonlijke (of videochat) beoordeling van de taken van de dag een leuke manier om uw team bij te houden. Wees flexibel met uw team om te bepalen wat de beste aanpak is voor het uitvoeren van uw statusgesprek.

zodra u begint, kunt u om de beurt vertellen waar u op die dag aan werkt. Een snelle check-in zal iedereen dwingen om project prioriteiten te organiseren voor de vergadering. Dat kleine beetje verantwoordelijkheid maakt een groot verschil.

voordat je afrondt, vraag iets als, ” Heeft iemand hulp nodig? En heeft iemand tijd om te helpen met andere taken Indien nodig?”Zo’ n simpele vraag kan je helpen vertrouwen en verstandhouding met je team op te bouwen—en natuurlijk helpt het je allemaal efficiënter te werken.

hoe u projectstatusvergaderingen benadert, hangt af van het project waaraan u werkt, teamschema ‘ s en misschien zelfs de intensiteit van het werk.

Client status updates

het is een goede gewoonte om een open, consistente lijn van communicatie met uw klanten te houden. Zorg ervoor dat u op de hoogte blijft van alle projectkwesties door een wekelijks statusrapport te verstrekken via e-mail of telefoongesprek, en check in op afstemming met projectdoelstellingen.

statusrapporten helpen u en uw klanten niet alleen op schema te blijven, ze houden u ook realistisch en eerlijk over uw werk, proces, budgetten en andere kwesties. Het maken van tijd om te gaan zitten en te bespreken deze punten zal af te betalen in termen van uw klantrelatie en zal helpen uw team zien het project tot voltooiing. Met regelmatige statusvergaderingen zorgt u ervoor dat alle betrokkenen de verwachtingen die u aan het begin van het project hebt vastgesteld, beoordelen en herbevestigen.

a good status report covers:

• Wat is er vorige week gedaan
• wat wordt er deze week en volgende week gedaan
• actiepunten
• bijwerken van de tijdlijn
• bijwerken van de begroting
• potentiële projectrisico ‘ s

tot slot, vergeet niet een beetje plezier te hebben met uw statusvergaderingen. Gebruik de tijd om bij te praten met uw team en klanten over niet-werkgerelateerde onderwerpen.

bevorderen van goede communicatie met klanten

voor projectmanagers komt het altijd terug op een goede communicator en facilitator. Als je je werk hebt gedaan, laat een communicatieplan je team weten dat overcommunicatie welkom is-je project voelt open aan. Het team zal altijd weten wat er gebeurt, zal hun eigen verwachtingen te stellen, en zal waarschijnlijk voldoen aan de tijdlijn en budget verwachtingen zonder vragen.

als de verwachtingen van uw klanten worden geschetst en besproken, zullen ze blij zijn dat ze u hebben geholpen deze te ontmoeten of te overtreffen en zullen ze zich gerustgesteld voelen omdat ze waarschijnlijk weten wat ze van het eindproduct kunnen verwachten.