in één oogopslag

juridisch assistenten, soms ook referendarissen genoemd, zijn van cruciaal belang voor elke juridische organisatie. Ze spelen een belangrijke rol in communicatie en kantooradministratie. Juridisch assistenten zijn degenen die ervoor zorgen dat elk document voldoet aan de vereiste normen.

ontdek de vele verschillende aspecten van het werk van een juridisch assistent!

de werkzaamheden van een juridisch assistent

taken

juridisch assistenten zijn onmisbare beoefenaars van juridische beroepen. Juridisch assistenten die zelden meer worden genoemd onder de titel “juridisch secretaris”, vervullen gewoonlijk functies op vier hoofdgebieden: communicatie, organisatie en coördinatie, juridisch werk en algemeen administratief werk.

communicatie

een juridisch medewerker behandelt een groot deel van de communicatie in een advocatenkantoor. Een juridisch medewerker kan verantwoordelijk zijn voor:

• omgaan met cliënten die bij het advocatenkantoor komen;
• het sturen van juridische informatie naar andere advocatenkantoren; en
• het beheren van e-mailcorrespondentie met leveranciers. Juridisch assistenten spelen een sleutelrol bij de coördinatie van interne en externe communicatie. Vaak is een juridisch assistent de eerste persoon die mensen ontmoeten wanneer ze naar een advocatenkantoor komen. Een juridisch medewerker kan ook verantwoordelijk zijn voor:
  • Begroetingsclients;
  • telefoons beantwoorden;
  • berichten ontvangen en bezorgen;
  • e-mail ontvangen en verspreiden;
  • afspraken maken; en
  • rapporten produceren en presentatiedocumenten aanmaken.

  organisatie en coördinatie

  veel advocaten vertrouwen op een juridisch assistent om hen te helpen hun werk goed te doen. Juridisch assistenten vervullen verschillende functies voor hun werkgever. Bijvoorbeeld, ze:

  • beheer de agenda van de advocaat;
  • opzetten van kantoorsystemen;
  • coördineren van vergaderingen en conferenties; en
  • bevestigen van deelnemers voor verschillende vergaderingen.

  :

  • informatiebeheersystemen aanmaken;
  • archiefsystemen instellen en beheren;
  • databases maken voor doeleinden zoals mailings;
  • een bring forward-systeem (een follow-up-systeem dat is ontworpen om ervoor te zorgen dat de deadlines worden gehaald) onderhouden; en
  • ervoor zorgen dat verschillende documenten up-to-date zijn (bijvoorbeeld rekeningen van klantenbestanden of de onkostenrekeningen van kantoren).

  juridisch gerelateerd werk

  het werk van een juridisch assistent verschilt van het werk van andere assistenten omdat het een goed begrip van juridische terminologie en procedures vereist. De exacte aard van het werk juridisch assistenten doen, echter, afhankelijk van de specialiteit van de advocaat of advocaten ze werken voor. Hun taken kunnen omvatten::

  • formatteren van documenten met betrekking tot strafrecht, bedrijfs -, familie-en andere rechtstypen;
  • zorgen voor de juiste voorbereiding van juridische documenten (bijvoorbeeld op het vereiste papierformaat en met het juiste lettertype);
  • juridisch onderzoek doen;
  • ervoor zorgen dat juridische documenten binnen de termijnen worden ingediend;
  • het bijhouden van juridische documenten van het bedrijf, zoals archieven van notulen van vergaderingen, zijn up-to-date; en
  • het nemen van nota ‘ s tijdens conferenties, hoorzittingen of beraadslagingen.

  Commissioner of oaths

  in Ontario kunnen juridische assistenten worden gevraagd een eed af te leggen voor een advocaat. Om daartoe bevoegd te zijn, moet een juridisch medewerker door de bevoegde instantie als “commissaris voor Eden” worden erkend. Het toedienen van een eed is een belangrijke taak omdat het geven van valse informatie onder ede een strafbaar feit is.

  algemeen administratief werk

  juridisch assistenten moeten ook administratieve taken uitvoeren, zoals::

  • fotokopieën maken;
  • verzamelen van documenten;
  • transcriberen van brieven, procedures en memo ‘ s gedicteerd door de advocaat;
  • archiveren;
  • bestellen van kantoorbenodigdheden en regelen van externe diensten; en
  • transcriberen van geluidsopnamen van vergaderingen.

  werkplek

  waar advocaten zijn, vindt u juridische assistenten!

  u kunt juristen aan het werk vinden in:

  • advocatenkantoren;
  • Gerechtshoven;
  • federale, provinciale en gemeentelijke overheidsdiensten; en
  • ondernemingen.

  onderwijs en opleiding

  om juridisch assistent te worden, moet u:

  • een diploma van het secundair onderwijs hebben; en
  • een juridisch assistent-opleiding op universitair niveau hebben voltooid (één of twee jaar).

  Ontario

  in Ontario, Collège Boréal en La Cité bieden deze opleiding in het Frans. Bezoek de websites van de instellingen voor meer informatie over de programma’ s voor juridisch assistent die op deze twee colleges worden aangeboden.:

  • La Cité (alleen in het Frans)
  • le Collège Boréal

  andere provincies

  indien u als juridisch assistent wilt werken in Alberta, British Columbia en Manitoba na een opleiding in het Frans, moet u uw opleiding in een andere provincie of bij uw werkgever volgen.

  voor meer gedetailleerde informatie over een loopbaan als juridisch assistent in Alberta kunt u terecht op de website van Alberta Occupational Profiles.

  uitdagingen

  computergeletterdheid

  steeds meer van het werk van juridisch assistenten betreft computers, wat de aard van hun werk sterk heeft veranderd. Als gevolg daarvan moeten juridisch assistenten vertrouwd zijn met de verschillende beschikbare computerbronnen. Voorbeelden zijn::

  • het Internet;
  • juridische databanken; en
  • geautomatiseerde factureringssystemen.

  juridische kennis

  juridische assistenten moeten een verscheidenheid aan juridische vaardigheden ontwikkelen en een gedegen kennis van juridische zaken hebben. Dit is absoluut noodzakelijk om ervoor te zorgen dat juridische dossiers en procedures worden opgevolgd en dat de termijnen worden nageleefd.

  aangezien het reglement van orde en de tijdschema ‘ s en termijnen in de loop van de tijd kunnen veranderen, moeten de juristen op de hoogte blijven van dergelijke wijzigingen om ervoor te zorgen dat ze worden nageleefd. Permanente opleiding en bijscholing zijn van essentieel belang om de assistenten op de hoogte te houden.

  werkgelegenheidsvooruitzichten

  de toekomst voor juristen is rooskleurig. Er is over het algemeen een grotere vraag naar juridische assistenten in grotere steden, waar het loon ook hoger is. Assistenten die gespecialiseerd zijn op juridisch gebied hebben betere vooruitzichten op werk dan assistenten zonder specialisatie.

  noodzakelijke vaardigheden

  hier zijn enkele van de belangrijke vaardigheden die nodig zijn voor een loopbaan als juridisch assistent.

  vermogen om te plannen

  gezien de omvang van de documenten die juridisch assistenten behandelen en de verscheidenheid aan taken die zij hebben, moeten juridisch assistenten in staat zijn prioriteiten te stellen, termijnen in acht te nemen en over uitzonderlijke organisatorische vaardigheden beschikken. Juridische assistenten moeten uiterst diplomatiek en discreet zijn, omdat zij vaak de persoon zijn waarmee klanten het eerst in contact komen en toegang hebben tot vertrouwelijke informatie.

  regels in acht nemen

  in de loop van hun werk moeten juridisch assistenten deadlines, juridische procedures en schrijf-en grammaticaregels in acht nemen.

  goede schriftelijke communicatieve vaardigheden

  een groot deel van het werk van een juridisch assistent bestaat uit het opstellen en herzien van documenten. Als gevolg daarvan moeten juristen beschikken over uitstekende communicatieve vaardigheden, oog voor detail en een goede beheersing van het Frans en Engels.

  dit zijn slechts enkele voorbeelden van vaardigheden die u nodig zou hebben. Kwaliteiten zoals het tonen van veel aandacht voor detail in stressvolle situaties onder strakke deadlines zou ook helpen om u een uitstekende juridisch assistent.