non-profitorganisaties beschikken over een beperkt bedrag aan fondsen. Het maakt het organiseren van evenementen een echte uitdaging. Een van de belangrijkste aandachtstrekkers is een gastspreker, bij voorkeur iemand die gratis spreekt.

de belangrijkste financieringsbron voor non-profit evenementen is pro-bono diensten en sponsoring. Er zijn een verscheidenheid aan gratis speaker middelen voor organisatoren van evenementen te benaderen. Om de juiste persoon voor de baan te vinden, moeten organisatoren naar hun criteria kijken en vervolgens een “betoverende” uitnodiging sturen naar een paar gekozen kandidaten.

waar u vrije sprekers kunt vinden

voordat u gratis sprekers kunt uitnodigen of iemand kunt vragen iets echt te doen, moet u het doel van het evenement bepalen en de onderwerpen die het zal behandelen. Dit vormt de basis voor uw speaker profiel zoeken. Bijvoorbeeld, voor een tiener outreach programma, zal de beste spreker iemand zijn die een specialiteit in jeugdprogramma ‘ s en jeugdmotivatie heeft. Hier zijn een paar eenvoudige tips om te volgen bij het zoeken naar een gastspreker voor uw evenement:

1. zoek naar iemand die bekend is en lokaal woont dit houdt de kosten zo laag mogelijk. Een lokale celebrity speaker die kennis heeft van uw fondsenwerving liefdadigheid zal elimineren buiten de staat reis-en verblijfskosten.
2. om bijvoorbeeld sprekers te vinden, kunt u contact opnemen met publieksprekende groepen in uw omgeving, zoals Rotary of Toastmasters. Er is vaak een lid van een lokale “goede daad organisatie” die graag aanbieden om te spreken over hun eigen ervaringen in het omgaan met het type van het goede doel project of evenement onderwerp dat u host. Ze zijn altijd blij om gratis te werken.
3. Gebruik uw donor e-mailmarketinglijst. Stuur e-mails naar uw specifieke contactpersoon in elke organisatie om erachter te komen of ze u leads op goede “gratis” sprekers kunnen geven. Deze mond-tot-mondaanbeveling is vaak de beste weg, omdat de sprekers het onderwerp kennen en de donorgemeenschap goed reageert op iedereen die het waard is.
4. Online zoekopdrachten hebben enkele fantastische sprekers opgeleverd die gratis werken en maar al te graag hun tijd en kennis over verschillende onderwerpen willen geven. Als je toch bezig bent, kijk dan naar deze sites:

GigMaster, Amerikaanse sprekers, Brooks International, Speaker Match Speaker ‘ s Bureau.

deze sites tonen sprekers per geografische locatie, onderwerp en vergoeding. Als u een spreker vindt die past bij uw behoeften, maar een vergoeding vraagt, is het de moeite waard om contact op te nemen om uit te leggen welke organisatie uw evenement ondersteunt. Vraag of ze bereid zijn om te werken voor een peperkorrel vergoeding, of als je echt zet uw zaak goed, je zou kunnen vinden dat hij/zij zal afzien van de vergoeding helemaal en spreken voor geen kosten.

Hoe schrijf je een voorstel/ uitnodiging voor sprekers

er is nogal wat werk en veel finesse betrokken bij het vragen van mensen om te spreken op uw evenement. Weet u hoe u een uitstekende uitnodiging ambachtelijke? Een die de lezer zal grijpen en empathie genereren voor uw waardige zaak.

uw uitnodiging moet een formele e-mail (of brief) zijn. Beschrijf de redenen waarom je hen hebt gekozen als de beste persoon om op je evenement te spreken. Zoals met elke brief moet de uitnodiging de waarden van uw organisatie weerspiegelen en een vleugje van uw eigen persoonlijkheid toevoegen. Goede gastspreker uitnodigingsbrieven zijn duidelijk en gemakkelijk te lezen, respectvol en bevatten alle achtergrondinformatie die de gastspreker nodig heeft om een beslissing in uw voordeel te nemen.

Wat kunt u een spreker aanbieden?

Speakermatch.com is een website gewijd aan het afstemmen van sprekers met spreekmogelijkheden of banen. Er zijn veel sites, maar we hebben deze gekozen omdat ze sprekers die gratis optredens bieden. U kunt ook sprekers vinden op locatie, expertise, demografie en onderwerp.

het is alleen maar eerlijk om iemand die bereid is om gratis te spreken op uw evenement, een beetje van iets in ruil te bieden.

Als u de organisator van het evenement bent, hebt u weinig tijd om alles te doen, maar u moet de belangrijkste contactpersoon voor uw gastspreker blijven totdat zij hebben ingestemd om de eer te doen.

Hoe kan een spreker tijdens uw evenement gratis spreken?

als dat klaar is, kunt u uw spreker voorstellen aan hun eigen persoonlijke “gofer” om alles te regelen vanaf het moment dat de gastspreker aan boord komt. Bied de diensten van een persoonlijke assistent aan in uw uitnodigingsbrief. Je zult versteld staan van hoe gunstig mensen reageren als ze weten dat alles zal worden verzorgd, en alles wat ze hoeven te doen is spreken over hun favoriete onderwerp.

laat de gast weten dat uw organisatie:

• reiskosten en gratis accommodatie als ze van buiten de stad of de staat komen
• persoonlijke assistent om te zorgen voor al hun behoeften, zoals het ophalen van de luchthaven, het inchecken in het hotel, het verloop van evenementen, inleiding tot het beheer van evenementen, sponsors, enz.

uitnodigingsbrief voor gastsprekers voorbeeld

Dear

ik hoop dat dit bericht u goed vindt. Ik ben vereerd om u uit te nodigen om de gastspreker te zijn op ons evenement wordt gehouden op de in . We weten dat u een geweldige spreker bent en onze aanwezigen en Afgevaardigden zullen veel winnen van uw lezing.

is een gebeurtenis die de hele dag wordt gehost door . We verwachten dat ons publiek in de regio van . Ons doel is om mensen uit de lokale gemeenschap samen te brengen om hen inspiratie te geven over wat onze non-profit organisatie hoopt te bereiken met ons Programma voor . We willen een discussie over het programma uitlokken en het bewustzijn verhogen, waarvan we hopen dat het ook fondsen en donaties zal werven.

uw talk wordt gefilmd en bewerkt op onze website en andere sociale media kanalen zoals YouTube. Wij geloven dat uw” stem ” gunstig zal zijn voor iedereen in onze organisatie en voor gelijkgestemde personen die het evenement bijwonen.

uit uw cv blijkt dat u kosteloos het woord voert. Maar aangezien u buiten de staat bent, willen wij graag uw reiskosten dekken. We zullen u ook voorzien van een persoonlijke assistent van ons team, die zal zorgen voor al uw arrangementen, luchthaven transfers, enz. en sta klaar om te voldoen aan uw behoeften tijdens de dag van het evenement.

laat het me weten door of u geïnteresseerd bent in het spreken. Bijgevoegd is de route van het evenement en wat achtergrondinformatie over het goede doel dat wij vertegenwoordigen en onze sponsors voor deze inspanning.

Dank u dat u de tijd heeft genomen om onze uitnodiging te lezen, en ik kijk er naar uit binnenkort van u te horen.

oprecht

het internet staat vol met nuttige sites met voorbeeldbrieven. Hier zijn een paar waarvan we dachten dat het een goede plek zou zijn om te beginnen. Bekijk deze voorbeeldbrief hier of deze hier voor een paar goede ideeën over hoe je je brief aan de slag kunt krijgen.

conclusie

wanneer u een aantal waarschijnlijke sprekers hebt gekozen, stuurt u de eerste reeks e-mailbrieven. Als u uw verwachte reactiedag hebt gezet voor een week vanaf de datum van “levering”, dan heb je een week om te wachten. Als je eenmaal een antwoord hebt gehad, stuur dan een zachte herinnering naar alle mensen die niet terug geschreven hebben. Het zal afhangen van het antwoord op uw eerste verzoek.

beoordeel het antwoord: controleer de lijst en vervang degenen die hebben geweigerd door tweede keus-uitnodigingen. Stuur nog een partij uitnodigingen en herhaal het proces totdat u succesvol bent.

wat je ook doet, antwoord iedereen, zelfs degenen die je afgewezen hebben. Wees genadig in je antwoord; je weet nooit wanneer je hen opnieuw moet aanroepen. Misschien heb je de volgende keer geluk met iemand die je houding leuk vindt, zelfs als ze je de eerste keer niet konden helpen. Ga aan de slag met GEVME en stem je gratis evenementenplanningsstrategie af op succesvolle ticketingresultaten.

dit bericht is geschreven door Chris Bouchard, een regelmatige medewerker van de GEVME blog. Chris is consultant voor non-profit en sociale ondernemers. Meer informatie vindt u op zijn website www.revgensolutions.com.