Payroll is een van de duurste en belangrijkste componenten van een bedrijf. Om een succesvol payroll budget te creëren, moet u overwegen wat u verwacht dat uw bedrijf te bereiken in de komende 12 maanden en hoe.
u hebt toegang nodig tot uw salarisuitgaven van het afgelopen jaar, evenals niet-salariskosten zoals overuren, belastingen en uitkeringsbijdragen. Als u nu leert hoe u een effectief payroll budget kunt creëren, zult u zich niet afvragen hoe en waar uw geld later is besteed. Laten we de trappen doornemen.
Tip voor experts: Download ons gratis payroll budget sjabloon om te beginnen met het plannen van uw salariskosten voor 2022.
Maak een lijst met posities
begin met huidige posities, inclusief de jouwe. Categoriseer ze zowel op kritiek als op de afdeling. Denk aan alle mensen die je betaalt:
- uzelf (als u op de loonlijst staat)
- administratief personeel
- verkoopteam (moet mogelijk provisies schatten)
- werknemers per uur
- werknemers op locatie
- werknemers op afstand
- contractarbeiders (markeer ze, omdat u geen belastingen of uitkeringen betaalt en mogelijk een ander loonschema heeft)
- tijdelijke werknemers
lijst van loonlijsten kosten voor elke positie
vervolgens worden de kosten voor elke positie berekend.
als u een payroll software zoals Gusto gebruikt, kunt u mogelijk Historische getallen uit rapporten halen. Zo niet, Bekijk de cijfers van vorig jaar, met behulp van een spreadsheet zoals Excel of Google Sheets om de totale kosten. Geschatte jaarlijkse loon voor elke positie, rekening houdend met verhogingen en bonussen. Als u het creëren van een nieuwe positie die u niet beschikt over gegevens voor, contact op met uw lokale uitzendbureau of sites zoals Glassdoor voor de gemiddelde salarissen in uw omgeving of salarissen aangeboden door uw concurrenten.
bij het schatten, probeer voorzichtig te zijn en budget meer dan je denkt dat je nodig hebt in plaats van minder. Als het in rekening brengen van bonussen en compensatie toeneemt, breken die nummers uit de reguliere lonen, zodat u ze kunt zien voor elke werknemer en als geheel.
voor kosten die geen betrekking hebben op een specifieke positie, identificeer deze met een algemene naam zoals “Corporate” die aangeeft dat de kosten ten goede komen aan het hele bedrijf.
voor hulp bij het identificeren en schatten van uitgaven, kijk op onze payroll costs guide.
Budget voor werknemers in loondienst&
budgettering voor werknemers in loondienst is vrij eenvoudig-neem gewoon hun brutoloon en deel door 12 maanden als je een maandelijks budget doet. Echter, als je betaalt op een schema van twee weken, zullen sommige maanden drie loonstroken hebben. Zorg ervoor om te overwegen hoe vaak u betaalt uw medewerkers hier.
werknemers per uur kunnen complexer worden. Je moet rekening houden met de gewerkte uren per maand, die mogelijk niet consistent zijn gedurende het hele jaar. Zorg ervoor dat u rekening houdt met drukke seizoenen en trage tijden op basis van uw individuele bedrijf. Als u tijdens het drukke seizoen medewerkers toevoegt, moet u ervoor zorgen dat ze ook als uitzendkrachten in uw budget worden opgenomen.
u kunt ook een studie uitvoeren om er zeker van te zijn dat u uw mensen het meest effectief instelt. Bijvoorbeeld, als uw restaurant is altijd traag donderdagmiddag, je zou kunnen verminderen het aantal medewerkers die dag en plannen ze voor vrijdagavond rush, wat zou resulteren in een lager budget bedrag voor die periode.
begroting voor loonbelasting
alle werkgevers moeten loonbelasting betalen, dus zorg ervoor dat ze worden begroot. Controleren van de huidige fiscale tabellen om ervoor te zorgen dat uw cijfers juist zijn, maar deze zijn de meest actuele:
- Federale Werkloosheid: 6% op de eerste $7.000 van elke werknemer betalen
- de Sociale Zekerheid: 6,2% van elke werknemer betalen
- Medicare: 1.45% van elke werknemer betalen
- Extra Medicare (voor werknemers verdienen meer dan $200,000): 0.9%
Een Opmerking van de inkomstenbelastingen:
aangezien inkomstenbelastingen afkomstig zijn van werknemerslonen, zult u ze niet in uw loonbudget opnemen. Het kan echter nuttig zijn om deze cijfers te kennen, zodat u kunt plannen voor withholdings elke maand. Bereken ze met behulp van gemiddelde loonbedragen. Als je Historische gegevens hebt om mee te werken, zal dit vrij eenvoudig zijn. Gebruik voor nieuwe posities Historische gegevens van vergelijkbare posities als leidraad.
Project Overwerkkosten
over het algemeen schatten de meeste bedrijven overwerk op 10% tot 15% van hun jaarlijkse loonbegroting. Het gebruik van een algemene schatting is echter geen effectieve manier om een overwerkbudget te creëren. In plaats daarvan, na te denken over welke posities zijn het meest waarschijnlijk overuren en wanneer. Bereken dan de verwachte overuren voor die maand en voer het in de begroting.
overweeg het volgende::
- verdienen sommige werknemers regelmatig overwerk omdat het beter is voor het bedrijf dan extra hulp in te huren?
- zijn bepaalde dagen van de week of seizoenen van het jaar altijd extra druk?
- werken bepaalde functies meer overuren dan andere?
- verwacht u een gebeurtenis die een piek zal veroorzaken, zoals een nieuwe productlancering, een grote software-update of een speciale gebeurtenis in uw winkel?
schatting werknemersbonussen
Als u werknemersbonussen betaalt, moet u daarvoor budgetten. Als ze performance-based zijn, wilt u misschien kijken naar de statistieken van vorig jaar voor een richtlijn. Als ze event-georiënteerd zijn, zo ‘ n bonus voor jaren in dienst, bepalen welke werknemers de bonus ontvangen en plaats deze in de juiste maand.
let op waar de bonus voor is; als u bijvoorbeeld een prestatiebonus verwacht in November, maar de werknemer verdient het niet, dan weet u dat u het niet in hun salaris moet opnemen.
als u een jaarlijkse bonus over de hele linie betaalt, moet u schatten hoeveel het zal zijn, en elke maand wat geld opzij zetten. Dit kan een standaardbedrag of een percentage van de bedrijfswinst zijn. Dit zou een goed geval zijn waarin je de kosten zou taggen als “bedrijf bonus” in plaats van het koppelen aan elke individuele positie.
Project kosten personeelsbeloningen
dit zijn de reguliere kosten van het behoud van werknemers. Ze omvatten employee benefits zoals bijdragen aan ziektekostenverzekeringspremies en matching fund programma ‘ s zoals 401(k). Zorg ervoor dat u contact op met uw verzekering en/of pensioen service providers om de meest nauwkeurige kosten voor het komende jaar te krijgen. Vergeet niet om administratieve en andere kosten op te nemen.
als u payroll-software zoals Gusto gebruikt, kunt u personeelsbeloningen voor uw team rechtstreeks via de software regelen. Hiermee kunt u plannen selecteren en het opzetten van inhoudingen, in aanvulling op uw medewerkers het invullen van open inschrijving rechtstreeks via een werknemer dashboard. Het beheren van alle aspecten van uw payroll op één plaats maakt budgettering een fluitje van een cent. Probeer het 30 dagen gratis uit.
bezoek Gusto
rekening houden met nieuwe of Openstaande Posities
bij het overwegen van nieuwe posities, plaats hun verwachte lonen in de maand die u van plan bent ze toe te voegen. Bijvoorbeeld, als u het openen van een nieuwe locatie in Mei, je hoeft niet om de begroting van alle medewerkers voor die locatie in Januari. Ook, zorg ervoor dat ze prioriteit. Op die manier, als uw budget niet zal toestaan voor alle hires die u wilt, kunt u zien welke u kunt pushen naar een latere datum.
Freelancers/Contract/uitzendkrachten
Als u contractmedewerkers hebt waarvan u afhankelijk bent, of als u van plan bent in de toekomst freelancers in dienst te nemen, moet u ook voor hen budgetten. Echter, ze zijn vaak in een ander deel van het budget dan payroll.
deze werknemers zijn gemakkelijker te plannen, omdat u alleen hoeft te overwegen hoeveel u per contract betaalt plus eventuele administratieve kosten bij het verwerven van hen als u gebruik maakt van een dienst. Als u van plan bent om een tijdelijke dienst te gebruiken om extra werknemers in te huren voor een deel van het jaar, neem dan contact op met het Agentschap om een schatting van de administratieve kosten die gaan in het huren te krijgen, en omvatten die wanneer u de kosten berekenen voor hen.
totaal elke uitgavencategorie
Nu u alle gegevens in de spreadsheet of het programma hebt geplaatst, kunt u uw totalen voor elke maand en het volledige jaar bekijken. U moet in staat zijn om te zien salariskosten totalen voor elke positie en categorie: brutolonen, belastingen, uitkeringen, enz.
bekijk de totalen voor elke maand en het jaarlijkse bedrag om redelijkheid te garanderen.
doe een Begrotingsherziening
nu u de cijfers hebt, controleert u of ze redelijk zijn. Maak grafieken Of grafieken om de stroom van de gegevens beter te begrijpen. Pivot grafieken kunnen u helpen graven in de gegevens door het snel te reorganiseren in een manier die het beste uw vragen beantwoordt.
- Controleer of de informatie correct is: haal een tweede set ogen om ervoor te zorgen dat de getallen correct zijn ingevoerd en alle spreadsheetformules (indien aanwezig) juist zijn. Laat het ook door afdelingshoofden lopen voor ‘sanity checks’, voor het geval ze meer actuele informatie hebben.
- vergelijk het met de verwachte uitgaven van vorig jaar versus de werkelijke uitgaven: als u vorig jaar problemen had met de payroll, zult u dan vergelijkbare problemen hebben? Als je vorig jaar een gebied (zoals overuren) verkeerd hebt berekend, heb je dat dan voor dit jaar gecorrigeerd?
- vergelijk het met verwachte inkomsten: verwacht u, vooral als u nieuwe werknemers in dienst neemt, voldoende winst te maken om al hun kosten te dekken? Zo niet, hoe gaat u deze begroting of andere onderdelen van uw begroting te compenseren?
als u nieuw bent in het doen van payroll, moet u een kijkje nemen op onze gids over payroll compliance om ervoor te zorgen dat u altijd aan de rechterkant van de wet blijft.
waarom u een Payroll Budget
moet maken nu we de stappen hebben bekeken die nodig zijn om een effectief payroll budget te creëren, is het belangrijk om de waarde van het creëren van een payroll budget te begrijpen.
het creëren van een payroll budget helpt u te begrijpen welk percentage van uw budget naar payroll moet gaan en stelt u in staat om het hele jaar door op schema te blijven.
begrijp hoeveel van uw Budget naar Payroll
over het algemeen zou payroll ongeveer 15% -30% van de bruto-omzet van het bedrijf moeten uitmaken, volgens financieel adviseur the Bottom Line Group. Deskundigen zeggen echter dat in bepaalde sectoren (zoals dienstverlenende bedrijven) de loonkosten wel 50% kunnen bedragen.
het is belangrijk om te onthouden dat naarmate uw bedrijf groeit, ook uw salariskosten zullen toenemen. Aangezien uw bedrijf meer behoeften heeft, zullen extra middelen nodig zijn om het te ondersteunen. Het bouwen van flexibiliteit binnen uw budget zorgt voor veranderingen in de payroll als uw bedrijf groeit en evolueert.
blijf het hele jaar op koers
zodra u een budget hebt, moet u de werkelijke uitgaven volgen zoals u de loonlijst het hele jaar door volgt. Noteer ze op maandbasis. Het onderhouden van goede payroll records zal u helpen uw payroll accounting, of als je ooit een payroll audit.
het kan helpen om een nieuwe spreadsheet voor een herziene begroting te maken of om een begroting te gebruiken voor de vergelijking van prognoses naarmate het jaar vordert. In dit scenario overschrijven de werkelijke uitgaven de begrote uitgaven van de maanden die al verstreken zijn, en worden de totalen toegevoegd aan de begrotingsaantallen van de komende maanden. Dit zal u helpen om op de hoogte te blijven van hoe goed je hebt begroot en geef aan of je nodig hebt om een aantal begrotingsmiddelen te verschuiven om de zaken soepel te laten verlopen.
om u te helpen een solide payroll budget en proces op te zetten, Bekijk onze gratis payroll templates.
Bottom Line
het hebben van een accuraat payroll budget kan u helpen met een van de grootste en belangrijkste uitgaven van uw bedrijf betalende werknemers. Zorg ervoor dat u de lonen, belastingen, voordelen en andere kosten te overwegen. Ook, break het uit per maand om rekening te houden met veranderingen in de arbeidsuren, bonus maanden, en andere seizoensgebonden uitgaven. Met een goed payroll budget dat is beoordeeld op nauwkeurigheid, kunt u effectiever plannen en ervoor zorgen dat het jaar soepel verloopt.