Wat zijn volgens u enkele van de belangrijkste oorzaken van fouten en omissies claims?De beroepsbeoefenaren van verzekeringsmaatschappijen vermelden vaak een gebrek aan documentatie. Als ik verder onderzoek, wordt het duidelijk dat een gebrek aan documentatie is geen werkelijke oorzaak van e&O claims, maar eerder een factor die het verdedigen van claims moeilijker maakt. Het bijhouden van documentatie is een middel om uw aansprakelijkheid en vermeende nalatigheid met niet-openbaarmaking, verkeerde voorstelling van zaken en andere claims te verminderen.

Als u werd gevraagd documenten te produceren voor een claim op basis van een transactie die u vorige week hebt gesloten, zou die informatie hopelijk direct beschikbaar zijn. Het probleem is echter dat de meeste claims zes maanden tot een jaar na de sluiting naar boven komen—soms twee tot drie jaar na de sluiting. Hebt u voicemails, e-mails of documenten voor een transactie die u in 2019 hebt afgesloten?

wanneer u een telefoontje ontvangt, is het belangrijk dat u dat gesprek opvolgt met een e-mail of gedocumenteerde samenvatting. Mr. en Mr. koper bellen en zeggen dat ze willen bieden $50.000 over vraagprijs en afzien van de taxatie optie. Een follow-up e-mail moet vermelden, per ons gesprek, we zullen uw aanbod te verhogen van X naar Y en afzien van de beoordeling optie. Ik adviseer je ook om in de gewoonte van het beantwoorden van de “volgende vraag.”In dit geval zou ik antwoorden wat het afzien van de taxatieoptie betekent: Als het huis taxeert voor een bedrag lager dan uw aanbod, moet u komen met meer geld voor de aanbetaling.

we zien vaak waar agenten hebben verklaard dat zij de cliënt hebben geadviseerd, maar er geen bewijs van hebben. Bijvoorbeeld, een agent kan een cliënt adviseren om bepaalde stappen te nemen, zoals het krijgen van een huis inspectie of het betalen voor een huis garantie. Texas REALTORS® biedt formulieren aan om ervoor te zorgen dat klanten informatie ontvangen over deze aspecten van de transactie. Deze formulieren, indien verstrekt en ondertekend door de ontvangende partij, kunnen dienen als erkende Kennisgeving over dergelijke kwesties. Een goed voorbeeld is de Algemene informatie en kennisgeving aan kopers en verkopers (TXR 1506), die partijen voorziet van informatie over huisinspecties, huisgaranties en andere aspecten van het huis kopen proces en biedt de agent met nuttige documentatie.

als voicemail, e-mail en tekst niet genoeg waren, moet u nu overwegen Zoom, Microsoft Teams, WhatsApp en Facebook Messenger. Het is erg belangrijk om een centrale plek te hebben om uw belangrijke communicatie te huisvesten. Onbekend met hoe je jezelf een voicemail e-mail? De instructies zijn vrij eenvoudig te volgen als u online onderzoek. Screenshots van teksten en social media berichten kunnen ook worden verzonden naar een centrale locatie.

overweeg te investeren in een back-upsysteem voor uw gegevens. Ik adviseer online of cloud-gebaseerde back-ups. Als uw harde schijf ooit crasht of uw computer wordt geïnfecteerd met ransomware, het kan goed zijn het beste geld dat je ooit besteed.

tot slot is het belangrijk om uw documentatie zeven jaar te bewaren. De verjaringstermijn kan variëren per soort vordering. TREC vereist dat licentiehouders acht soorten records in een toegankelijk formaat bewaren gedurende vier jaar vanaf de datum van sluiting of beëindiging van het contract. De verjaringstermijn voor een contractbreuk is vier jaar, maar een schadeclaim is twee jaar. Beide is mogelijk bij het omgaan met onroerend goed transacties. De vraag rijst echter wat de begindatum is voor de vaststelling van de verjaringstermijn. Daarom is het belangrijk om documenten buiten de verjaringstermijn te bewaren.