bij het aanwervingsproces van werknemers moeten onvermijdelijk veel dossiers worden aangemaakt waarbij sollicitanten betrokken zijn die uiteindelijk niet voor een functie worden geselecteerd. De vraag is dan hoe lang deze gegevens moeten worden bewaard nu de potentiële huur niet meer wordt overwogen door het bedrijf? Ook, in toenemende mate, in welke mate zijn deze records beïnvloed door privacywetten die betrekking hebben op persoonlijk identificeerbare informatie (PII)?
de redenen waarom werkgevers ervoor kiezen om na de duur van het selectieproces niet-huurregisters bij te houden, zijn talrijk:
- In geval de omstandigheden dit vereisen ze opnieuw de aanvrager zwembad voor de een of andere reden
- Ze kunnen gemengd zijn in een klasse van records die betrekking hebben op de algemene werving/selectie proces en behouden dienovereenkomstig, afhankelijk van hoe de onderneming records retention schedule is georganiseerd
- Het potentieel voor geschillen vaak schijven beleid van de onderneming met betrekking tot de bewaring van niet-huren aanvrager records
- Een veelheid van wettelijke eisen met verschillende bewaartermijnen mandaat van de retentie van deze records
Of gedreven door zakelijke of operationele behoeften, gangbare praktijk, of wetgeving, het bepalen van de bewaartermijn voor deze records vereist overweging en analyse van de verschillende wetten die waarschijnlijk van toepassing zijn op een bepaalde onderneming.
Amerikaanse federale wettelijke bewaarvereisten die relevant zijn voor niet-huurgegevens variëren over het algemeen afhankelijk van de grootte van een werkgever en het type bedrijf dat zij uitvoeren. Volgens bepaalde federale wetten hangt de toepasselijkheid ervan af van het aantal werknemers en de status van particuliere of overheidsinstantie. Sommige non-discriminatiewetten vereisen bijvoorbeeld dat door aanvragers ingediende aanvraagformulieren en andere wervingsgegevens, waaronder die met betrekking tot selectie, gedurende een jaar worden bewaard. Deze termijn kan langer duren in geval van discriminatie. Soortgelijke eisen worden ook opgelegd op het niveau van de staat.
federale contractanten worden vaak aan strengere normen gehouden, die kunnen vereisen dat niet-huurregisters langer worden bewaard. De bewaartermijn is afhankelijk van het aantal werknemers en de monetaire waarde van de overheidscontracten waarin de werkgever is betrokken. Afhankelijk van de voorgaande factoren varieert de verplichte bewaartermijn voor niet-gehuurde gegevens, inclusief CV ‘ s die ter overweging worden ingediend, van één tot twee jaar.Hoewel rekening wordt gehouden met de wettelijke bewaarplicht, is de privacy van PII een groeiende zorg en een belangrijke factor bij het vaststellen van de juiste bewaartermijn voor niet-gehuurde gegevens, die in toenemende mate het onderwerp zijn van arbeidsbeschermingswetten die PII van huidige, voormalige en potentiële werknemers beschermen. Utah is een van de eerste staten om een dergelijke bewaarplicht in te voeren met betrekking tot niet-huren records in het kader van de Employment Selection Procedures Act. Op grond van de wet is het werkgevers niet toegestaan om informatie die tijdens de eerste selectieprocedure is verzameld, langer dan twee jaar te bewaren nadat de werkgever de informatie van de aanvrager heeft ontvangen. Soortgelijke eisen zullen waarschijnlijk vaker verschijnen als Amerikaanse staten steeds agressiever worden in hun inspanningen om PII-privacy aan te pakken.
minimaliseer risico ‘ s en maximaliseer naleving door een zorgvuldig onderzoek van de staats-en federale wetten die van toepassing zijn op uw bedrijf met betrekking tot niet-huur records. Een voorzichtige analyse vereist dat rekening wordt gehouden met de interne behoeften en wettelijke vereisten die worden afgewogen tegen de waarschijnlijke gevolgen voor de privacy om dergelijke gegevens langer dan nodig bij te houden.