voor elk modern bedrijf, Accounts payable is een van de hoogste inzet taken die er is. Immers, elk bedrijf moet betalen wat het verschuldigd is – je kunt het niet veroorloven om dit verkeerd te krijgen.Het snel en nauwkeurig beheren van facturen is essentieel voor het onderhouden van goede relaties met leveranciers. Een goede crediteuren systeem zorgt er ook voor dat u niet verplichtingen op uw boeken voor te lang, het vermijden van het risico voor het bedrijfsleven vertrouwen.

als u zich hierdoor gestrest voelt, maak u dan geen zorgen-we zijn hier om u te helpen!

in dit artikel zullen we een kijkje nemen op de basis als het gaat om crediteuren, evenals het verkennen van een aantal kritische tools en technieken.

maar eerst, laten we beginnen met de fundamentals – Wat is accounts payable, precies?

wat zijn crediteuren?

simpel gezegd, crediteuren bestaan uit alles wat uw bedrijf aan crediteuren verschuldigd is. Dit kan het volledige spectrum van de schulden lopen, van freelancers facturering door de maand tot auto leasing agentschappen facturering voor uw werk vloot.

gewoonlijk verwijst crediteuren naar kortlopende schulden, d.w.z. zaken die u van plan bent binnen het jaar af te lossen – idealiter ruim binnen het jaar.

langlopende schulden – zoals hypotheken en andere leningen die meer dan twaalf maanden nodig hebben om af te lossen – worden doorgaans ingedeeld als afzonderlijke verplichtingen en worden niet opgenomen in crediteuren.

crediteuren is een verplichting voor bedrijven. Dit maakt het erg belangrijk om effectief en verantwoordelijk te beheren, omdat dit het vertrouwen in uw vermogen om uw schulden te betalen helpt behouden. Plus, het is een respectvol ding om te doen voor uw schuldeisers.

laten we een seconde nemen om een belangrijk onderscheid te behandelen: crediteuren Versus debiteuren.

crediteuren Versus debiteuren

het is nuttig om crediteuren en debiteuren te beschouwen als twee zijden van dezelfde medaille.

crediteuren verwijst naar de verwerking van betalingen verschuldigd aan debiteuren door uw bedrijf.

debiteuren hebben echter betrekking op het tegenovergestelde – geld dat aan uw bedrijf verschuldigd is door debiteuren, d.w.z. mensen die uw goederen of diensten nog niet hebben betaald.

met ons tot nu toe? Uitstekend.

nu hebben we de definitie dingen uit de weg, laten we kraken in een aantal van de cruciale overwegingen bij het beheren van crediteuren.

beheer van het crediteurenproces

in de moderne wereld moeten bedrijven veel crediteuren constant betalen.

dit omvat softwareproviders, professionele diensten zoals accountants of HR-adviseurs, en alle freelancers die u in de boeken zou kunnen hebben.

het aantal mensen die vertrouwen op de snelle en nauwkeurige betaling van facturen maakt rekeningen betaalbaar een high-stakes taak. Als u geen systeem hebt om u te helpen deze betalingen te beheren, vraagt u om problemen.

het belangrijkste is: nauwkeurigheid

wanneer het gaat om crediteuren, is het belangrijkste om alleen facturen van ondernemingen te betalen die legitiem en accuraat zijn.

dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar het is cruciaal. Voordat u de factuur van een leverancier voor betaling verwerkt, moet u het volgende controleren::

• geeft de factuur precies weer wat het bedrijf bestelde?
• heeft de onderneming de gefactureerde goederen of diensten daadwerkelijk ontvangen?
• zijn de eenheidskosten en berekeningen correct? En de belasting?

door deze gegevens juist te krijgen, wordt de nauwkeurigheid en integriteit van uw crediteurenproces gegarandeerd.

laten we dit opsplitsen in een paar belangrijke stappen.

belangrijke stappen in de AP-processtroom

voor de meeste bedrijven komt het crediteurenproces neer op drie belangrijke stappen:

1. het invullen van een inkooporder: dit houdt in dat de artikelen of diensten worden gekocht, evenals de prijs. Een inkooporder bevat ook alle voorwaarden voor de transactie en de tijdlijnen voor de levering.
2. verwerking van een ontvangstrapport: hier registreert de leverancier de geleverde goederen of diensten en vermeldt hij de aan de leverancier verschuldigde betaling. Het ontvangen van rapporten lijst een heleboel cruciale details, dus het is belangrijk om de tijd te nemen om te kammen door hen.
3. ontvangst en verwerking van de leveranciersfactuur: zodra een factuur is ontvangen, verwerkt het bedrijf deze voor betaling. Zoals hierboven, Dit omvat het controleren van elk van de gegevens om ervoor te zorgen dat het overeenkomt met de goederen of diensten daadwerkelijk ontvangen.

eenvoudig, toch? Nou, niet per se.

helaas is crediteuren een van de gebieden die het meest vatbaar zijn voor bedrijfsfraude. De enorme hoeveelheid geld verlaten van een bedrijf door middel van crediteuren maakt het een aantrekkelijk proces voor fraudeurs te richten.

en dan is er altijd het risico van eenvoudige fouten langs de weg. Zelfs als alle betrokkenen goed bedoelt, kunnen kleine fouten binnensluipen en duur zijn.

daarom is het cruciaal om de verantwoordelijkheid voor de afzonderlijke stappen op te splitsen. Het hebben van meerdere mensen af te tekenen op facturen maakt het een stuk moeilijker om het systeem te spelen.

(Lees zeker onze post over de vier grootste frauderisico ‘ s waarmee financiële teams worden geconfronteerd, en wat u kunt doen om ze te voorkomen.)

nog een belangrijke stap in uw AP proces flow? Met behulp van een gecentraliseerd betalingssysteem.

centraliseer uw factuurbetalingen

bij het verwerken van leveranciersfacturen is het cruciaal om betalingen te centraliseren. Als alle betalingen van het bedrijf afkomstig zijn van een enkele rekening, is het een stuk gemakkelijker om een duidelijk overzicht te krijgen van het geld dat de deur uit gaat.

een ding dat u echt wilt vermijden is het betalen van facturen op ad hoc basis, of met meerdere accounts of creditcards.

het splitsen van uw factuurbetalingen maakt het niet alleen moeilijker om inzicht te krijgen in hoeveel uw bedrijf elke maand betaalt, maar opent u ook voor het risico van fraude.

in feite is de beste situatie om alle bedrijfsuitgaven vanaf één plaats af te handelen. Dat betekent kantoorkosten, reisuitgaven, en een groot aantal andere betalingen bedrijven maken op een dagelijkse business.

maar binnenkort meer hierover. Voor nu, laten we eens een kijkje op hoe u kunt bijhouden van verschuldigde betalingen.

volg elke verschuldigde betaling duidelijk

ten behoeve van cash flow, budgettering en besluitvorming is het belangrijk om precies te weten wat u verschuldigd bent, aan wie het verschuldigd is en wanneer de betaling verschuldigd is.

om dit te bereiken, moet u ervoor zorgen dat elke verschuldigde betaling duidelijk wordt bijgehouden in uw accounting of expense management software.

voor veel regelmatige, terugkerende betalingen (bijvoorbeeld fruitleveringen voor de kantoorkeuken of website Hosting Kosten), het opzetten van een terugkerende betaling kan handiger zijn.

Terugkerende betalingen kunnen de stress en afleiding van het beheer van herhaalde betalingen wegnemen. U moet dit echter in evenwicht brengen met de noodzaak om inzicht te hebben in uw betalingen – u wilt niet het risico lopen te betalen voor dingen die u niet meer nodig hebt.

weet precies wie betalingen toestaat

er gebeuren veel fouten omdat mensen niet zeker zijn van een kritisch detail-wie tekent precies de betaling van leveranciersfacturen?

voor elke klantfactuur die binnenkomt, moet u weten wie verantwoordelijk is voor het autoriseren van de betaling.

Is het de relevante manager? Is het de CFO? Is het de CEO?

het antwoord op deze vraag zal afhangen van de bedrijfsstructuur en de mate van autonomie bij het beheer van betalingen.

in het geval van uitgavenonregelmatigheden is het van cruciaal belang precies te weten wie een bepaalde betaling heeft afgetekend om tot op de bodem uit te zoeken.

niet alleen dat, maar een duidelijke verantwoordelijkheid vermindert ook het risico dat facturen tussen de scheuren vallen en onbetaald worden.

crediteuren tips van rond het web

er is veel uitstekend advies beschikbaar om uw AP-proces te helpen verbeteren. Hier zijn een paar van onze favoriete strategieën.

MineralTree-Registreer facturen in kleine doses

MineralTree zijn AP en payment automation experts. En vooral voor facturen raden ze aan om batchgroottes beheersbaar te houden.

” hoe meer tijd u besteedt aan het handmatig invoeren van gegevens, hoe meer kans op fouten u in de loop van de tijd krijgt. Als leverancier facturen druppelen in, het is verleidelijk om uit te stellen van het proces van het vastleggen van hen naar een toekomstig punt in de tijd dat je kunt knock ze allemaal uit in fell swoop.

“het vastleggen van uw facturen in kleinere doses, of zelfs individueel, beperkt fouten en de hoeveelheid tijd die u besteedt aan het corrigeren van fouten.”

daarom pleiten wij ervoor dat individuele teamleden de mogelijkheid krijgen om factuurgegevens in te voeren zodra ze deze ontvangen hebben. Dus niemand hoeft door een berg facturen te waden.

Dooap – Betaal facturen in grotere partijen

dit klinkt misschien in strijd met het bovenstaande advies, maar we hebben het eigenlijk over twee verschillende delen van het proces. Log facturen in uw AP of spend management systeem in kleine doses, Ja. Maar dat betekent niet dat je ze onmiddellijk moet betalen.

” als u op dit moment vijf keer per week aankoopfacturen betaalt, gebruikt u – vijf keer per week – werktijd om in te loggen op de software, de betalingsbatches te vormen, betalingen te controleren, goed te keuren en te verzenden. Als u slechts twee keer per week betalingen verzendt, wordt de werkdruk onmiddellijk met 60% verminderd, maar uw leveranciers krijgen nog steeds op tijd betaald en merken het verschil nooit op.

” waarom niet meteen de betalingstermijnen verkorten?”

zodra facturen zijn ingevoerd en gecontroleerd, zijn er niet veel gegevensinvoer en dus weinig fouten te maken. Het is dus logisch dat je betalingen in grotere batches kunt aanpakken.

Invoicera – taakherinneringen instellen

u kunt de menselijke natuur niet bestrijden en verwachten te winnen. Het voelt misschien alsof je kunt blijven op de top van alle facturen en betalingen zonder hulp, maar uiteindelijk iets moet geven.

Plus, je hebt een heel team om over na te denken.

” informatie en taken vergeten is een veel voorkomende menselijke neiging. Door het opzetten van herinneringen kan men gemakkelijk zorgen voor rekeningen en stappen in de richting van crediteuren proces verbetering.”

iets eenvoudigs als een e-mail of Slack reminder helpt u en uw team vooruit te blijven. We hebben deze in Spendesk, en wat spend management tool die u gebruikt moet ook.

Due-Maintain good vendor relationships

als u steeds weer dezelfde leveranciers gebruikt, moet u op hen kunnen vertrouwen om uw belangen in het achterhoofd te houden. U moet dus zelf prioriteit geven aan hun belangen:

“het onderhouden van relaties met uw leveranciers kan zich in de loop van de tijd ook uitbetalen voor uw crediteuren. Bijvoorbeeld, als je op goede voet met een leverancier als een vaste klant, kunt u in staat zijn om korting op diensten of producten.

” bovendien, als uw bedrijf trots is op tijdige betalingen, kunt u in staat zijn om korting betalingstermijnen te beveiligen (zoals 2% op tien dagen na factuur).”

het is vrij eenvoudig – je krast hun rug, en zij zullen de jouwe krassen.

facturen bijhouden en verwerken met een tool voor het beheer van goede uitgaven

het goed krijgen van crediteuren kan tijdrovend zijn. Immers, er is een head-spinning hoeveelheid detail om op de hoogte te blijven van.

helaas helpen veel bedrijven zichzelf niet. Zelfs in het software Tijdperk, veel bedrijven nog steeds gebruik maken van Ad hoc processen. Sommige Luddites die er zijn zelfs nog steeds met behulp van fysieke, papieren factuur goedkeuring systemen.

dit is niet alleen tijdrovend en duur, maar het creëert ook het risico van gebruikersfouten. Met de hoeveelheid geld in gevaar in crediteuren, is het belangrijk om dit goed te krijgen vanaf de eerste stap.

de juiste tools kunnen hier het verschil maken en helpen u facturen duidelijk en nauwkeurig te volgen en te verwerken, en dit alles met minimale stress.

met een geïntegreerd uitgavenbeheerplatform kunt u elke stap in het crediteurenproces automatiseren, van het innen van facturen tot het verwerken van betalingen.

de module leveranciersfacturen van Spendesk helpt u bijvoorbeeld bij het bijhouden van de tientallen facturen die dagelijks op u afkomen. Spendesk sorteert facturen automatisch in categorieën voor goedkeuring, en stuurt herinneringen wanneer vervaldata naderen.

vertrouwen op speciale software om uw crediteuren te beheren zal uw zakenpartners tevreden houden, en zal voorkomen dat u “die klant” wordt bij leveranciers.

conclusie: crediteuren zijn te belangrijk om fout te gaan

vertrouw ons: crediteuren zijn een van de belangrijkste taken om goed te doen.

de risico ‘ s zijn simpelweg te groot om aan het toeval over te laten. Een slechte Accounts payable proces kan niet alleen schade aan uw relaties met leveranciers, maar kan u openen voor het risico van fraude.

om uzelf de beste kans te geven op een naadloos en responsief crediteurenproces, denk na over de tips in dit bericht, en denk na over hoe u uw systemen kunt verbeteren.

terwijl u bezig bent, neem een kijkje op de handige accounts payable functies van Spendesk. Ze zullen jou en je team veel tijd en stress besparen.

als u klaar bent, ga dan naar onze diepe duik in inkoop vs.inkoop, en bekijk zes financiële processen-waaronder crediteuren – die u kunt automatiseren om tijd te besparen.