een veel voorkomende vraag die ik krijg van coaching klanten is ” hoe word ik een meer beknopte communicator?”

het is geen verrassing omdat beknopte communicatie nu belangrijker is dan ooit tevoren.

beschouw dit:

• de gemiddelde menselijke aandachtsspanne is gedaald van 12 seconden in het jaar 2000 naar 8 seconden vandaag.
• elke dag ontvangt de typische kantoormedewerker 120 E-mails.
• elke keer dat een persoon wordt afgeleid duurt het meer dan 23 minuten voordat hij zich weer kan concentreren.

gezien deze realiteit is het geen wonder dat studies goede communicatievaardigheden twee keer zo belangrijk vinden als goede managementvaardigheden. Dat komt omdat, in dit tijdperk van oververzadiging, er weinig ruimte is voor fouten. In feite geeft 86% van de werknemers het gebrek aan goede communicatie de schuld van storingen op de werkplek.

mensen worden ongeduldig als ze mentale overuren moeten maken om te begrijpen wat je zegt. Langwindness kan worden gezien als besluiteloosheid en kost je snel vertrouwen en respect als leider. Beknopte communicatie is duidelijk een essentieel onderdeel van uitvoerende aanwezigheid en het projecteren van vertrouwen, maar het is ook iets gevoelig waar Strivers vaak mee worstelen.

waarom gevoelige Strivers worstelen met beknopte communicatie

legt u te veel uit.

u denkt misschien dat u grondig bent, maar het enige wat u werkelijk doet is de aandacht van de ander verliezen. In plaats van het maken van uw punt duidelijk, je uiteindelijk vertroebelen door te veel uitleggen. Veel gevoelige Strivers overcompenseren onopzettelijk hun onzekerheden door meer te zeggen, vooral in situaties waarin ze zich geïntimideerd voelen.

u denkt dat iedereen zoals u is.

u kunt informatie graag diep verwerken, maar u bent in de minderheid (slechts ongeveer 15-20% van de bevolking is gevoelig). Geloof me, Ik snap het. Ik ben een persoon met veel input, wat betekent dat ik tonnen datapunten moet opnemen voordat ik een beslissing neem. Maar andere mensen, vooral hogere leidinggevenden, werken niet op die manier. Ze krijgen gemakkelijk overweldigd door te veel informatie en zou liever direct en to the point.

u probeert iemand te zijn die u niet bent.

cliënten vertellen mij dat zij “een grotere persoonlijkheid nodig hebben” om de aanwezigheid van een leidinggevende persoon uit te stralen. Als je probeert iemand te zijn die je niet bent, zullen anderen het voelen. Niet alleen kom je af als onauthentic, maar je zult ook jezelf uitputten in het proces. Beter om een manier te vinden om bondig te communiceren op een manier die past bij uw persoonlijkheid en stijl.

9 manieren om duidelijk en effectief te communiceren

1. Bereid vooraf

zonder voorbereiding kunt u het niet kort houden. Neem voor een belangrijke vergadering vijf minuten de tijd om de agenda en ander materiaal te bekijken. Schrijf zelf aantekeningen op. Organiseer uw gedachten en oormerk waar u wilt bijdragen.

als u spreekt, ga dan door de extra stappen van het creëren van gesprekspunten en anticiperen op bezwaren en vragen. Ik wil graag dat mijn klanten een paar “veelgestelde vragen” voorbereiden om in hun achterzak te hebben, voor het geval er stilte is aan het einde van hun presentatie.

2. Geef een pre-read

als u veel informatie wilt delen, overweeg dan een pre-read voor te bereiden. Dit is een document met achtergrondinformatie over een onderwerp. Het betekent dat u uw publiek nodig context te geven en dan korter in uw tijd samen. Een pre-read kan rapporten, dia ‘ s, of gedetailleerde analytics.

3. Voltooi de zin, ” als je wegloopt van dit gesprek met een ding, Ik wil dat het_______.”

Als u gedwongen werd om uw hoofdidee tot één zin te herleiden, wat zou het dan zijn? Gebruik dit als onderwerp van uw e-mail of herhaal de zin woordelijk wanneer u spreekt. Het zorgt ervoor dat je de aandacht van je publiek trekt naar de grootste afhaalmaaltijd die je wilt dat ze zich herinneren.

4. Gebruik het PrEP framework

wanneer u gedwongen wordt om impromptu te spreken, kunt u krachtig en coherent spreken met behulp van het PREP framework. Hier is hoe het werkt: Maak een punt bondig, back-up met een reden, bewijs leveren, en eindigen door het herhalen van uw punt. Bijvoorbeeld…

• punt: ik geloof dat we richting moeten kiezen A
• reden: We hebben positieve feedback ontvangen over deze aanpak
• bewijs: bijvoorbeeld, onze president zei dat hij het steunt
• punt :dat is waarom ik geloof dat richting A het beste is

5. Gebruik bridging and flagging statements om uw punten

te markeren en te interpuncteren Flagging and bridging refereer naar twee PR-tactieken die u in de bestuurskamer kunt gebruiken. Vlaggen is als een vlag in de grond steken of er een in de lucht zwaaien om te zeggen: “let op – dit is belangrijk!”Terwijl bridging je helpt om van het ene idee naar het andere over te stappen. Overbruggen is vooral handig als je van onderwerp wilt veranderen of het gesprek in een andere richting wilt sturen.

voorbeelden van markeringen zijn:

• het komt allemaal neer op …
• de kern van de zaak is …
• ik kan niet genoeg onderstrepen…

voorbeelden van overbruggingsverklaringen zijn:

• ik kan niet praten met____, maar wat ik wel kan zeggen is…
• hoewel _ _ _ _ belangrijk is, is het ook belangrijk om dat te onthouden…
• voordat we dit onderwerp verlaten, wil ik toevoegen…

6. Ken uw publiek

overweeg welke zorgen en bezwaren de hoogste prioriteit hebben voor de mensen met wie u communiceert. Waar geven ze het meest om? Welke problemen proberen ze op te lossen? Het belangrijkste is, wat hebben ze eraan als ze naar jou luisteren? Hoe zal wat je met hen deelt hen helpen tijd te besparen of hun werk gemakkelijker te maken? Frame uw boodschap in termen van hoe het invloed heeft op uw publiek.

7. Vragen stellen

vaak gaat bondige communicatie over niets zeggen. Je moet eerst luisteren. Specifiek, stel tal van open-end vragen zoals:

• wat maakt u uit wat ik heb gedeeld?
• Wat is volgens u het beste?
• Hoe ziet dit er voor u uit?
• wat zou u toevoegen of wijzigen?
• Wat vindt u ervan?
• Wat is uw indruk van X?
• hoe past dit in uw plannen?
• welk deel is nog niet duidelijk?
• kunt u meer zeggen?
• Wat is een voorbeeld?
• welke ondersteuning Heeft u nodig?

8. E-mails bewerken

een goede vuistregel: e-mails mogen niet meer dan vijf regels zijn. Als uw e-mail langer is dan dat, condenseer het naar beneden of maak het een telefoontje.

zorg ervoor dat uw bericht scannbaar is. Dat betekent korte paragrafen en zinnen. Gebruik opsommingstekens en nummering om de tekst gemakkelijker te verteren.

9. Elimineer fluff

Hedging language, zoals ” ik wilde alleen maar inchecken “of” kunnen we misschien een tijd vinden om te chatten?”minimaliseer de kracht van je woorden.