Als u van plan bent een evenement te organiseren waarvoor een artiest nodig is, dan moet u leren hoe u een artiest voor uw evenement op de juiste manier kunt boeken. Helaas, als je niet begrijpt de kunstenaar boekingsproces, je zou kunnen eindigen boeken van de verkeerde kunstenaar of te veel betalen voor een kunstenaar.

er is veel te overwegen wanneer u een performer kiest voor uw evenement. Budget, kunstenaarsvereisten, venue-mogelijkheden, publieksinteresse en lokale competitie spelen allemaal een belangrijke rol in het besluitvormingsproces. Volg de onderstaande vier stappen om een artiest te boeken voor uw evenement, en u zult veel meer succes hebben.

zoek potentiële artiesten

voordat u een artiest voor uw evenement kunt boeken, moet u een lijst maken van mogelijke artiesten die op het evenement zouden kunnen optreden. Begin met het vragen van andere evenementenplanners die soortgelijke succesvolle evenementen hebben georganiseerd om informatie over hun ervaringen met hun performers en hun kosten. U kunt ook zoeken op het web en bezoek kunstenaar websites om meer over hen te leren.

zoek naar artiesten die relevant zijn voor uw doelgroep en overeenkomen met de doelen van uw evenement, maar kies geen artiest simpelweg omdat u ze leuk vindt. Dat is een fout die veel organisatoren van evenementen maken, en het is een van de top vijf redenen gebeurtenissen mislukken. De belangrijkste overweging is of uw doelgroep houdt van de performer genoeg om te betalen voor tickets.

Houd rekening met uw Budget

elke kunstenaar zal u een performance fee in rekening brengen, maar er zijn andere kosten die u in uw budget moet doorberekenen. Bijvoorbeeld, de kunstenaar zal specifieke apparatuur nodig om uit te voeren, zoals verlichting, audio-apparatuur, en meer. Neemt de kunstenaar zijn eigen materiaal mee? Zo niet, biedt de locatie waar u uw evenement organiseert die apparatuur? Hoeveel kost de zaal ervoor? Moet je een contract afsluiten met een derde partij om de apparatuur te krijgen? Dit zijn allemaal extra kosten die uw budget kunnen verhogen.

daarnaast hebben veel kunstenaars persoonlijke vereisten die in een artiest rider worden vermeld als onderdeel van uw contract met hen. Deze rijder kan onder meer dingen zoals reizen, eten, accommodaties, en andere persoonlijke vereisten. Nogmaals, al deze vereisten voegen kosten toe voor u, dus vergeet niet om ze op te nemen in uw budget.

Match de artiest, het evenement en het Budget

nadat u uw onderzoek hebt gedaan en de potentiële artiesten voor uw evenement hebt beoordeeld aan de hand van uw budget, kiest u de artiest die het beste past bij het publiek en de doelstellingen van het evenement en bij uw budget. Baseer deze beslissing niet op een gevoel. In plaats daarvan, doe wat meer onderzoek en baseren uw beslissing op gegevens.

neem bijvoorbeeld contact op met de boekingsagent of promotor van de kunstenaar en vraag hoeveel tickets de kunstenaar gewoonlijk verkoopt. Ontdek of de kunstenaar op hetzelfde moment in het gebied van uw evenement zal zijn, omdat dit uw budget aanzienlijk kan verminderen. Veel artiesten zijn actief op zoek naar extra mogelijkheden voor optredens wanneer ze op tournee zijn om lege data op hun schema in te vullen. Als u een van die data kunt invullen met uw evenement, bespaart u geld op reizen en een aantal andere persoonlijke rijder eisen.

vraag ook aan de boekingsagent of promotor van de kunstenaar waaraan de kunstenaar momenteel werkt. Wanneer een artiest een grote release of aankondiging heeft die samenvalt met uw evenement, kan dit vaak leiden tot een sprong in interesse in de artiest, uw evenement en ticketverkoop.

onderhandel over het Contract

de meeste artiesten zullen een bepaald bedrag voor een uitvoering opgeven, maar alles staat altijd ter discussie. Wanneer u een artiest boekt voor uw evenement, accepteer dan nooit de eerste offerte. Borstel op uw onderhandelingsvaardigheden, en ga door de verzoeken van de kunstenaar regel voor regel. Welke verzoeken zijn niet bespreekbaar voor de kunstenaar en welke hebben enige speelruimte? Stel uw tegenbod samen en wees bereid om meerdere keren heen en weer te gaan met de boekingsagent totdat u akkoord kunt gaan met een definitieve deal. Vergeet niet om details op te nemen over elke artiest ontwikkeling ondersteuning die u kunt bieden!

zodra u een overeenkomst hebt bereikt met de boekingsagent van de kunstenaar, zorg ervoor dat u alles schriftelijk krijgt. Zet alle details in een schriftelijk contract. Het is een heel goed idee om een contractadvocaat in te huren die ervaring heeft met het schrijven van evenementen-artiesten contracten om ervoor te zorgen dat je beschermd bent. Er hangt veel af van je artiest, dus je hebt een ijzersterk contract nodig.

uw volgende stappen om een artiest te boeken voor uw evenement

zodra u de vier stappen hebt voltooid om een artiest te boeken voor uw evenement zoals hierboven beschreven, is het tijd om uw evenement te plannen en te promoten. Zorg ervoor dat u de gratis evenementenplanning checklist van AttendStar downloadt en leer hoe u een event marketing plan schrijft. Met deze tools in de hand, bent u op weg naar het boeken van een kunstenaar die kan helpen om uw evenement een succes te maken.