Publicatieovereenkomsten, zoals ons Fair Contract-initiatief blijft aantonen, behoren tot de meest eenzijdige documenten die de auteurs ooit zien. Maar ze maken een andere set documenten mogelijk die minstens zo verbijsterend en onrechtvaardig kunnen zijn: royalty statements.

de uitgeversovereenkomst bepaalt de voorwaarden voor de royaltyboekhouding, en zoals gebruikelijk zijn deze voorwaarden opgenomen in de praktijken van een vervlogen tijdperk. Voor openers betalen de meeste uitgevers twee keer per jaar royalty ‘ s op inkomsten die ze mogelijk al negen maanden eerder hebben ontvangen. In een tijdperk waarin de financiële administratie met de hand in inkt werd bijgehouden, zou dat zinvol kunnen zijn geweest; vandaag de dag, wanneer computers geld opnemen en het elektronisch kan worden overgedragen naar de rekeningen van auteurs, maakt het niets. We begrijpen dat uitgevers zelf vaak maanden moeten wachten op betaling van groothandelaren en retailers, maar in een wereld waar Amazon erin slaagt om haar Kindle Direct authors maandelijks te betalen, is er geen reden waarom traditionele uitgevers de turn-around tijd niet kunnen aanscherpen en sneller aan hun auteurs kunnen betalen. Wij zijn van mening dat fair book contracten moeten bepalen kwartaal betalingen van de inkomsten ontvangen door de uitgever niet meer dan drie maanden in het verleden.

de vertraging bij de betalingen is al erg genoeg. Maar in de echte wereld ontvangen de meeste auteurs niet eens de vroegtijdige betalingen die ze verwachten van het geld dat hun boeken hebben verdiend. De reden is de verderfelijke “redelijke reserve voor rendement” dat vrijwel alle uitgevers terughouden van uitbetalingen.

de reden voor een retourreserve is dat een deel van de boeken die de uitgever naar boekhandels heeft verzonden, uiteindelijk terug naar zijn opslagplaatsen kunnen komen voor terugbetaling. Maar als de uitgever is de enige rechter van Wat is “redelijk,” het kan doorgaan met het achterhouden van fondsen lang nadat er een mogelijkheid van rendement. Wij zijn van mening dat elke fair reserve clausule beperkingen moet bevatten, zowel voor de dollars die mogen worden ingehouden (niet meer dan, laten we zeggen, 20% van de royalty ‘ s) en de duur van de clausule van kracht kan blijven (laten we zeggen, een jaar). Onbeperkte reserves voor retourzendingen kunnen uitgevers de inkomsten van auteurs vasthouden en betalingen voor altijd manipuleren.

een andere manier om ervoor te zorgen dat uitgevers geen fouten maken, is door een auditclausule in het contract op te nemen. Zonder een auditclausule is het enige beroep van een auteur als hij of zij vermoedt dat een uitgever onjuist verantwoording aflegt over royalty ‘ s, om een rechtszaak aan te spannen—een dure en onaangename manier om geschillen te beslechten.

uitgevers zullen vaak akkoord gaan met een auditclausule als de auteur hierop aandringt. Maar te veel standaard auditclausules zorgen ervoor dat de auteur de controle voor de audit oppakt, zelfs als de uitgever in gebreke blijkt te zijn. Dat is oneerlijk. In een eerlijke clausule dient te worden bepaald dat, indien een fout van 5% of meer in het voordeel van de auteur wordt gevonden, de uitgever naast het geld dat hij de auteur verschuldigd is, de controlekosten moet betalen, bij voorkeur met de juiste rente over het bedrag in kwestie.

ook oneerlijk: taal in standaardclausules die het auditrecht van een auteur beperken tot verklaringen die in de laatste één of twee jaar zijn afgegeven. Auteurs moeten het recht hebben om hun uitgevers te controleren voor een boekhoudperiode in de afgelopen zes jaar, de statuten van beperkingen voor schending van contract vorderingen in veel staten. Als de audits beperkt zijn tot het meest recente jaar of twee jaar, kunnen uitgevers wegkomen met enorme boekhoudkundige fouten in hun voordeel.

maar de huidige standaardcontracten maken een ander fundamenteel probleem mogelijk: de ondoordringbare wirwar van informatie in de royaltyverklaringen zelf. Ondanks, of misschien vanwege, computertechnologie, royalty verklaringen zijn ofwel jammerlijk threadbare geworden, waar de uitgever alle verkopen samen klont en de auteur wordt gedwongen om” vertrouwen ” de nummers, of zo gedetailleerd dat een CPA gespecialiseerd in royalty verklaringen nodig is om ze te ontcijferen. En omdat uitgeverijen meestal niet meer dan generaliteiten vereisen in royalty-verklaringen, zijn uitgevers blij om te voldoen. Essentiële informatie, zoals hoeveel exemplaren werden gedrukt en welke boeken werden verkocht voor hoeveel, ontbreekt vaak. Dit betekent dat er geen manier is om te weten of de verklaring correct is, tenzij de auteur een audit uitvoert.

eerlijke contracten moeten precies bepalen welke informatie in de royalty-verklaring moet worden weergegeven: het aantal verkochte en geretourneerde exemplaren; de catalogusprijs; de nettoprijs; het royaltypercentage; het gecumuleerde bedrag aan royalty ‘ s; het bedrag van de reserve voor retourzendingen ingehouden; het brutobedrag ontvangen door de uitgever op grond van elke licentie samen met kopieën van verklaringen ontvangen door de uitgever van zijn licentiehouders tijdens de boekhoudperiode; gespecificeerde inhoudingen; het aantal afgedrukte, gebonden en weggegeven exemplaren; en het aantal verkoopbare exemplaren bij de hand. Royalty verklaringen zullen niet duidelijk en transparant worden tenzij contracten dwingen uitgevers om ze op die manier te maken.

en uitgevers moeten meer openheid betrachten in royaltyverklaringen over meer abstracte berekeningen, zoals het aandeel van de auteur in de abonnementskosten en de inkomsten uit bundels. Auteurs kunnen niet langer tolereren dat ze zijn overgeleverd aan de genade van de uitgever om nauwkeurig en eerlijk verslag van de werkelijke nummers achter deze inkomstenstromen in tegenstelling tot slechts een aantal bottom-line cijfer in het geheim berekend; het is essentieel om te weten hoeveel mensen toegang hebben tot een werk en het inkomen toe te schrijven aan het in duidelijke en precieze termen. Onze zusterorganisatie in het Verenigd Koninkrijk, de Society of Authors, is zo ver gegaan om wetgeving voor te stellen die zowel uitgevers als sublicentiehouders houdt aan “regelmatige rapportageverplichtingen…waarin alle uitgevoerde exploitaties en opbrengsten worden beschreven.”

het is tijd voor royalty accounting om naar de 21e eeuw te gaan. De enige manier waarop dat zal gebeuren is door de kwestie te forceren in boekcontracten.