in het streven om prestaties te begrijpen en de winstgevendheid te verhogen, meten de meeste bedrijven voortdurend een ton van verschillende metrics, variërend van klanttevredenheid en betrokkenheid van werknemers, tot lead generation, marketing conversies en verkoopindicatoren. Maar misschien wel de meest universele maatstaf voor elk bedrijf is de bezettingsgraad.

als u uw bezettingsgraad niet begrijpt, kunt u uw efficiëntie en productiviteit niet begrijpen – wat betekent dat u niet kunt beginnen met het evalueren van de winstgevendheid van uw bedrijf. Dat is de reden waarom een veelheid van bedrijven, van creatieve bureaus en professionele diensten tot advocatenkantoren en onafhankelijke consultants, hun bezettingsgraad nauwlettend volgen. Maar hoe precies berekent u het nauwkeurig?

Wat is de bezettingsgraad?

simpel gezegd is de benuttingsgraad het percentage van de totale arbeidstijd van een persoon die wordt besteed aan werk dat aan een cliënt kan worden gefactureerd. Het maakt niet uit hoe gemotiveerd of productief een werknemer is, het maakt niet uit hoe vastbesloten ze zijn om het absolute maximum te doen, tijd zal altijd hun beperkende factor zijn. Er zijn slechts 24 uur in de dag – en zoals we al eerder grondig hebben onderzocht, doen mensen het niet goed als we ernaar streven om “altijd aan”te zijn.

terwijl een werknemer 40 uur per week werkt, is het vrijwel onmogelijk om 40 uur factureerbaar werk te doen. Vergaderingen, lunchpauzes, telefoongesprekken, training en business development eten er allemaal in. Maar als het gaat om de bezettingsgraad, is het belangrijk om de juiste balans te krijgen: als het te hoog is, kan uw bedrijf bezuinigen met essentiële interne werkzaamheden en u waarschijnlijk meer middelen nodig; als het te laag is, breng je misschien niet genoeg werk binnen om je hoofd te tellen.

Waarom moet u de bezettingsgraad controleren?

er zijn verschillende redenen waarom het zo belangrijk is om de benuttingsgraad te controleren. Elk bedrijf dat rekeningen per uur-of dat nu een agentschap of een advocatenkantoor – moet weten of ze factureren genoeg om hun kosten te dekken plus overhead. Als je een gezonde bezettingsgraad hebt, weet je dat je efficiënt factureert. Plus, als je eenmaal hebt bedacht uw ideale bezettingsgraad, kunt u vervolgens gebruiken om te helpen begrijpen vele andere belangrijke zakelijke functies.

Benuttingspercentages zijn vooral belangrijk als het gaat om resource management, en kunnen forecasting en resource optimalisatie aanzienlijk verbeteren. Naarmate een bedrijf groeit en teams uitbreiden, wordt het belang van zichtbaarheid in uw toekomst nog belangrijker – en uw bezettingsgraad kan u laten weten of u de capaciteit hebt om een nieuwe klant aan te nemen, of u meer mensen moet inhuren, of u genoeg tijd besteedt aan klantenwerk en of u meer moet investeren in interne projecten.

hoe berekent u de bezettingsgraad?

dus wat is de beste manier om de bezettingsgraad te berekenen? De basisformule is vrij eenvoudig: het is het aantal factureerbare uren gedeeld door het totale aantal beschikbare uren (x 100).

dus, als een werknemer gefactureerd voor 32 uur van een 40-urige werkweek, zou ze een bezettingsgraad van 80% hebben. Er zijn eigenlijk verschillende manieren waarop u de bezettingsgraad kunt berekenen, afhankelijk van de vraag of u de prijzen, het inhuren, de gezondheid van de organisatie, enz.wilt begrijpen.

om uw benuttingsgraad op bedrijfsniveau te berekenen, deelt u het totaal van alle benuttingsgraad door het totale aantal werknemers. De meeste robuuste time tracking oplossingen kunnen deze informatie voor u op zowel een werknemer – en bedrijfsniveau.

Wat is een goede bezettingsgraad?

hoe ziet een goede bezettingsgraad eruit? Uiteindelijk hangt dit af van het bedrijf; er is niet een specifiek nummer dat werkt voor iedereen, en zeker is het niet een geval van hoe hoger de bezettingsgraad, hoe beter. Een bezettingsgraad die constant dicht bij de 100% ligt, suggereert dat het personeel overwerkt is en mogelijk dicht bij burn-out staat. Als dit voor u het geval is, is het een indicatie dat het tijd is om nieuwe mensen in te huren. Als u een bezettingsgraad boven 100%, dat is meestal een indicatie van te veel out-of-scope werk of slechte planning.

maar aan de andere kant, als er een grote kloof is tussen de benuttings-en realisatiepercentages, betekent dit ofwel dat uw team te veel tijd spendeert aan niet – factureerbare taken, ofwel dat er niet genoeg werk in de pijplijn zit-wat suggereert dat er risico ‘ s in het verschiet liggen. Het kan ook suggereren dat je te veel freelancers betrokken bij projecten. De bottom line, echter, is dat het betekent dat je nodig hebt om meer factureerbaar werk te brengen. Om u meer inzicht te geven, kunt u gebruik maken van de ideale bezettingsgraad formule, die is:

(kosten + winst) / potentiële capaciteit x Factureerbaar tarief) x 100

door de kosten, overhead en winstmarge te delen door de totale beschikbare uren en factureerbaar tarief, kunt u de ideale bezettingsgraad berekenen – dat is de optimale bezettingsgraad voor een bedrijf om de gewenste winstmarge te bereiken.

voordat u kunt beginnen met elk type benuttingsgraad, moet u echter in staat zijn om nauwkeurige informatie te verzamelen over waar uw tijd daadwerkelijk naartoe gaat en hoeveel van uw werk in rekening kan worden gebracht. Inzicht in uw bezettingsgraad is van vitaal belang als u de winstgevendheid van uw medewerkers, team en bedrijf met succes wilt beoordelen – en hoewel het een eenvoudige meting is, kan het verstrekkende effecten hebben op hoe uw bedrijf loopt.