als u eigenaar bent van of werkt bij een marketingbureau, weet u dat het regelmatig rapporteren van uw resultaten aan klanten essentieel is om vertrouwen op te bouwen, waarde aan te tonen en klanten op lange termijn te behouden.

wanneer u net begint met het opbouwen van het agentschap, doet u waarschijnlijk het grootste deel van uw rapportage handmatig, meestal door het samenvoegen van een verscheidenheid aan gratis tools. Naarmate u uw bureau groeit, echter, de tijd die handmatig wordt besteed aan het genereren van rapporten per maand kan beginnen snel op te tellen.

de realiteit is dat, hoewel Rapportage Een essentieel onderdeel is van het beheren en opschalen van een agentschap, het niet een activiteit is waaraan u te veel tijd zou moeten besteden. In het bijzonder, het proces van het maken van rapporten handmatig is niet het verbeteren van de resultaten van uw klanten en het is niet helpen u het land van nieuwe klanten.

als gevolg hiervan moet de rapportage zoveel mogelijk worden geautomatiseerd met behulp van software, zodat u zich kunt concentreren op het opschalen van het agentschap.

in deze gids gaan we precies bespreken wat rapportautomatisering betekent, waarom het cruciaal is voor agentschappen, de verschillende soorten rapportagetools, en tot slot zullen we een stap-voor-stap proces bekijken van hoe u uw rapporten kunt automatiseren.

De Gids is als volgt georganiseerd:

• Wat is geautomatiseerde rapportage?
• waarom rapporteer Automation Matters for Agencies
• bekijk de verschillende types voor rapportagetools
• stap-voor-stap: hoe Automatiseer ik uw rapportageproces

laten we beginnen.

Wat is geautomatiseerde rapportage?

het digitale marketinglandschap van vandaag houdt vaak dagelijks verband met veel verschillende gegevensbronnen. U kunt proberen om uw klanten organisch rangschikken in zoekmachines, het uitvoeren van betaalde Facebook en Google advertenties, of het beheren van een e-mail marketing campagne. Ongeacht het type marketingactiviteit dat je voor je klanten doet, heb je waarschijnlijk meer gegevens van elk van deze kanalen dan je weet wat je ermee moet doen.

om deze uitdaging voor marketingbureaus op te lossen, kunt u met geautomatiseerde rapportagesoftware eenvoudig uw account verbinden met een verscheidenheid aan gegevensbronnen en dagelijks automatisch gegevens ophalen.

geautomatiseerde rapportagetools doen dit door gebruik te maken van API ‘ s of applicatieprogrammeerinterfaces, waarmee twee systemen gegevens tussen elkaar kunnen verzenden. Aangezien de gegevens die u moet bijhouden automatisch wordt getrokken uit elk platform, dit bevrijdt een aanzienlijke hoeveelheid tijd wanneer het tijd is voor rapportage.

voordat we verder gaan, moet echter worden opgemerkt dat zelfs als u een geautomatiseerde rapportagesoftware gebruikt, deze niet per se 100% geautomatiseerd hoeft te zijn. In het bijzonder, je moet nog steeds de herziening van uw klanten gegevens en hen te voorzien van gepersonaliseerde opmerkingen en inzichten bij elk rapport.

het proces van het personaliseren van elk rapport is nog steeds veel efficiënter dan het zelf genereren van de rapporten en gaat een lange weg in termen van het leveren van waarde en het behouden van langetermijnklanten.

waarom rapporteren automatisering zaken voor agentschappen

we hebben al een paar van de high-level redenen besproken waarom het automatiseren van het proces van het genereren van rapporten elke maand zinvol is, maar laten we nu kijken naar deze in een beetje meer detail.

Rapportagekosten

voordat u besluit om een geautomatiseerde rapportagesoftware te implementeren, moet u eerst een duidelijk idee hebben van wat uw huidige rapportagekosten zijn.

om u een voorbeeld te geven, laten we eens kijken naar de rapportagekosten die een typisch agentschap zou kunnen maken.

stel dat het agentschap momenteel 25 klanten heeft en dat u maandelijks rapporten stuurt. Als elk rapport duurt slechts 5 uur per maand en u betaalt uw personeel een gemiddelde van $35 per uur, dat breekt tot $4375 van de rapportagekosten per maand, of $52500 per jaar.

zoals u kunt zien, stijgen de kosten van handmatige rapportage snel.

geautomatiseerde rapportagesoftware kan u overal $50 tot $500+ per maand kosten, afhankelijk van de grootte van het Agentschap, maar zoals u kunt zien, betaalt een tool als deze zichzelf zeer snel terug.

als u niet weet wat uw huidige rapportagekosten zijn en deze zelf wilt berekenen, bekijk dan onze kostencalculator hier.

consistentie

als u handmatige rapportage gedurende enige tijd hebt geprobeerd, weet u dat wanneer de rapportageperiode bijna voorbij is, het vaak een scramble kan zijn om alles voorbereid te krijgen en ervoor te zorgen dat het op tijd wordt verzonden.

de werknemers die met de rapportage omgaan, kunnen ziek worden, of een aantal andere projecten kunnen naar voren komen, wat de reden ook mag zijn zonder van tevoren rapporten te automatiseren en in te plannen.u laat een essentieel onderdeel van het runnen van het agentschap gedeeltelijk aan het toeval over.

met een geautomatiseerde rapportagetool, aan de andere kant, nadat u elke campagne in eerste instantie hebt opgezet en uw gegevensbronnen hebt verbonden, weet u dat u, ongeacht wat er gebeurt, consequent de updates levert die u aan klanten hebt beloofd.

schaalbaarheid

een andere reden dat geautomatiseerde rapportage zo belangrijk is voor agentschappen is de schaalbaarheid die het biedt. Als je het verstrekken van een waardevolle dienst aan bestaande klanten en werken aan het genereren van nieuwe leads voor het Agentschap, het is slechts een kwestie van tijd voordat je begint te schalen.

ook kan het schalen van een agentschap heel snel gebeuren, en als je niet klaar bent met de juiste tools op zijn plaats kan het rampzalig zijn. Bijvoorbeeld, als al uw huidige medewerkers besteden hun tijd met handmatige rapportage taken, je misschien niet de tijd om meer mensen in te huren om de instroom van nieuwe business te behandelen.

als u een rapportagesoftware gebruikt, aan de andere kant, is het opschalen van uw bestaande workflow voor het genereren van rapporten vaak net zo eenvoudig als het upgraden naar een hoger tariefplan.

Upselling Opportunities

ten slotte is het leveren van hoogwaardige marketingrapporten een geweldige manier om nieuwe kansen te bieden aan uw bestaande klanten, wat vaak kan leiden tot upselling van aanvullende diensten.

bijvoorbeeld, als u PPC-advertenties voor een client draait en u ziet een mogelijkheid voor hen om organisch te rangschikken in zoekmachines, kunt u dan een concurrent analyse tool gebruiken en hen precies laten zien wat dit voor hun bedrijf kan betekenen in uw marketing rapport. Door het hebben van een tool die automatisch kan trekken in al deze gegevens uit verschillende bronnen, alles wat je hoeft te doen is uit te leggen aan uw klant waarom de dienst is waardevol voor hun bedrijf.

verschillende soorten rapportagetools herzien

nu we hebben besproken waarom automatisering rapporteren belangrijk is voor agentschappen, laten we een paar verschillende soorten beschikbare rapportage-en analysesoftware bekijken, inclusief de voors en tegens van elk.

Doe-het-zelf rapportage met vrije Tools

een veelgebruikte manier waarop veel beginnende marketeers aan de slag gaan, is simpelweg door verschillende vrije tools samen te voegen. Dit zal over het algemeen tools zoals Google Spreadsheets of Excel, Google Docs voor het schrijven van rapporten samenvattingen, en misschien een PowerPoint-presentatie.

het duidelijke nadeel van deze aanpak is dat het ongelooflijk tijdrovend is en dat het eindresultaat vaak minder dan indrukwekkend is voor klanten.

het enige echte voordeel van deze aanpak is dat het volledig gratis is, hoewel als je de uren optelt die nodig zijn om de rapporten te genereren, dit echt niet het geval is.

data Analytics Reporting Dashboards

het volgende type rapportagetool zijn Data analytics dashboards zoals Google Data Studio. Terwijl een platform als dit is zeker een stap in de goede richting van een spreadsheet, het kan nog steeds vrij tijdrovend om te leren hoe het effectief te gebruiken.

een ander nadeel van een platform als Google Data Studio is dat het beperkte integraties heeft met andere marketingplatforms. In feite, als je leest door beoordelingen Voor Data Studio een gemeenschappelijk thema is dat het verbinden met platforms die niet eigendom zijn van Google is zeer uitdagend.

Business Intelligence (BI) Platforms

Business intelligence platforms zoals Tableau en Domo zijn ongelooflijk krachtige tools als het gaat om data-analyse.

een van de belangrijkste problemen met deze platforms is echter dat ze een serieuze investering vereisen in termen van leren hoe ze te gebruiken, vooral als u geen data-analist bent. Als u een data analist al, het voordeel van deze platforms is dat u ze kunt gebruiken voor uitgebreide analyse van big data in elke industrie.

dit kan echter ook worden gezien als een nadeel voor agentschappen omdat de platforms niet specifiek gericht zijn op marketinggegevens. Terwijl u elk type gegevens met deze platforms kunt analyseren, maakt het gebrek aan specialisatie in termen van dataverbindingen ze vaak minder dan ideaal voor marketingbureaus.

geautomatiseerde Rapportageplatforms

ten slotte zijn geautomatiseerde rapportageplatforms zoals AgencyAnalytics speciaal gebouwd voor marketingbureaus, wat betekent dat de dataverbindingen gericht zijn op de platforms die uw klanten gebruiken.

deze platforms zijn ook veel intuïtiever gebouwd dan de meeste BI-platforms, wat betekent dat zowel technische als niet-technische marketeers er waarde uit kunnen halen. Zoals besproken in de vorige paragraaf, na het opzetten van uw eerste data integraties, de belangrijkste voordelen voor agentschappen is de consistentie voor uw rapportage, de schaalbaarheid van het genereren van nieuwe rapporten, en de waarde die ze presenteren aan klanten.

stap-voor-stap: hoe automatiseert u uw rapportageproces

nu we weten wat rapportautomatisering is, waarom het belangrijk is en de verschillende soorten analysehulpmiddelen tot uw beschikking staan, laten we eens kijken naar een stap-voor-stap proces van het automatisch genereren van rapporten met AgencyAnalytics.

Stap 1: Voorbereiding

voordat u begint met uw rapportageproces in welke hoedanigheid dan ook, is het over het algemeen aan te raden om de volgende processen in werking te hebben:

• KPI ’s & Metrics: de eerste stap naar rapportage is beslissen welke KPI’ s en metrics u in het rapport moet opnemen. Zoals besproken in onze SEO tracking guide, kunt u deze vaak uit door het stellen van elke klant een set van de eerste vragen over hun bedrijf tijdens de onboarding fase.

• Rapporteringsfrequentie: vervolgens wilt u bepalen welke rapporteringsfrequentie u gaat gebruiken. Veel bureaus gaan met maandelijkse rapportage, maar als u een rapport automation tool gebruikt, kunt u dingen een stap verder zetten en eenvoudig dagelijkse of wekelijkse rapporten verzenden. Daarnaast kunt u er altijd voor kiezen om een real-time live marketing dashboard te gebruiken en 24/7 toegang te bieden aan uw klanten.

• rollen toewijzen: zoals eerder vermeld, zelfs als u een rapportagesoftware gebruikt, is het over het algemeen de beste praktijk om elk ervan te personaliseren met commentaar en inzichten in de rapportageperiode. Beslissen wie deze inzichten zal bieden voor elke klant is een andere belangrijke stap voordat u uw rapportage automatiseren. Als u ervoor kiest om te gaan met het verzenden van periodieke rapporten in plaats van een dashboard, kan dit eenvoudig worden gedaan met een rapport samenvatting zoals hieronder weergegeven:

Stap 2: het maken van een campagne

nadat u hebt besloten over de KPI’ s, statistieken, rapportagefrequentie en wie verantwoordelijk is voor de rapportage, is de volgende stap het maken van een campagne voor uw klant. In AgencyAnalytics is een campagne gewoon een website, dus in de meeste gevallen zal elke klant één campagne hebben, tenzij ze meerdere websites hebben.

om een nieuwe campagne aan te maken, ga je naar je root dashboard en klik je op “Create Campaign””:

In deze stap wordt u gevraagd om basis campagneinformatie toe te voegen, zoals de bedrijfsnaam, het domein, en u kunt optioneel een groep opgeven om uw campagnes te organiseren.

Stap 3: Uw gegevensbronnen verbinden

de volgende stap om uw rapportageproces te automatiseren is om eenvoudig de relevante gegevensbronnen aan uw campagne te koppelen. AgencyAnalytics biedt momenteel 65 + marketing integraties voor alles van PPC, sociale media, SEO, analytics, call tracking, e-mail, beoordelingen en e-commerce.

voor dit voorbeeld laten we eens kijken naar het aansluiten van Facebook-advertenties voor onze rapportage. Om dit te doen, navigeer je eerst naar de campagne en klik je op “integraties”:

klik vervolgens op “Facebook Ads” uit de lijst met beschikbare integraties:

vervolgens hoeft u alleen maar op “Connect Account” te klikken en wordt u gevraagd om het account te selecteren dat u wilt verbinden.

Stap 4: Kies tussen het verzenden van rapporten of het maken van een Dashboard

vervolgens wilt u beslissen of u uw klanten 24/7 toegang geeft tot een dashboard of ze periodieke rapporten stuurt. Als u uw rapportage zo snel mogelijk wilt laten werken, kunt u gebruik maken van onze dashboard-en rapportsjablonen.

hieronder kunt u een voorbeeld zien van een dashboard sjabloon voor Facebook-advertenties, die u hier live kunt bekijken:

Als u in plaats daarvan een rapportsjabloon wilt gebruiken, is hier een voorbeeld van een Facebook Ads-sjabloon, dat u hier live kunt bekijken.

Stap 5: uw rapporten of Dashboards aanpassen

als u uw rapporten of dashboards wilt aanpassen, kunt u onze drag and drop editor gebruiken. Als u een bepaalde widget op het dashboard wilt aanpassen, kunt u gewoon klikken op “dashboard bewerken” en u zult een tandwielpictogram zien waarmee u uw aanpassingen kunt toepassen.

Stap 6: White Label uw rapportage met de Branding van uw agentschap

nadat u uw rapport of dashboard hebt gemaakt, is de volgende stap om ze white label met de branding van uw agentschap. De white label functies van AgencyAnalytics omvatten de mogelijkheid om logo ’s aan te passen, kleurenschema’ s, als je op het Agentschap plan of hoger kunt u uw eigen aangepaste domein en e-mail toe te voegen, en als je op de Enterprise plan kunt u white label profielen configureren voor elk van uw klanten.

om uw rapportage wit te labelen, klikt u op” Instellingen ” in de linkerhoek en u ziet een tab met de naam “White Label””:

Stap 7: Maak een samenvatting van het rapport of voeg gepersonaliseerde opmerkingen toe aan het Dashboard

vervolgens, als u uw eigen inzicht in het rapport wilt toevoegen, kunt u dit het beste doen met een samenvatting van het rapport. Hier is een voorbeeld van een rapport samenvatting van onze Facebook Ads template:

of als u ervoor kiest om een dashboard te gebruiken, kunt u eenvoudig een tekstvak widget toevoegen en precies opgeven wat u elke maand hebt bereikt:

Stap 8: Geef Client Toegang tot het Dashboard of plan geautomatiseerde rapporten

de laatste stap is om de client toegang te bieden tot uw dashboard of plan geautomatiseerde rapporten op een dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis.

als u een dashboard gebruikt om een klantaccount aan te maken, klikt u op het tabblad “Users” van uw campagne en klikt u op “Create User””:

daarna heb je de mogelijkheid om te kiezen tussen een klant-of personeelsaccount:

Als u besluit voor periodieke rapportage te kiezen, kunt u onze Planningswizard gebruiken om de frequentie, de dag van de maand, het tijdstip van de dag en het rapportagedatumbereik te bepalen.:

u kunt vervolgens de inhoud van elk rapport e-mail die zal worden verzonden naar clients opgeven.

samenvatting: Geautomatiseerde rapportage voor agentschappen

zoals we hebben besproken, is Rapportage Een essentieel onderdeel van het runnen van een agentschap, maar het handmatig maken van rapporten per maand kan ongelooflijk tijdrovend en inefficiënt zijn.

in plaats van het samenvoegen van verschillende tools en het proberen om handmatig gegevens te volgen, automatische rapportage haalt deze gegevens automatisch via een API, zodat u zich kunt concentreren op de campagnes zelf.

hoewel er andere soorten data analytics en BI-platforms beschikbaar zijn, omdat ze niet gericht zijn op marketingbureaus, betekent dit dat de dataverbindingen er vaak niet zijn. Niet alleen dat, maar deze tools zijn vaak ontworpen voor data-analisten wiens enige taak het is om te leren hoe het platform te gebruiken.

geautomatiseerde rapportagesoftware, aan de andere kant, heeft alle marketing data verbindingen die u nodig hebt al op zijn plaats, dus alles wat je hoeft te doen is uw accounts verbinden om te beginnen met het automatiseren van uw rapportage.

samengevat biedt geautomatiseerde rapportagesoftware een aantal tijd—en kostenvoordelen voor agentschappen-enkele van de meest opvallende zijn de consistentie van rapporten, de schaalbaarheid en het gemak om de waarde van uw diensten aan te tonen.