In 2018, een fraudeur dupeerde Google en Facebook uit een gecombineerde $ 128 miljoen. De details van hoe hij erin slaagde om het te doen zijn verontrustend gemakkelijk. Volgens het onderzoek, de verdachte gewoon verzonden in frauduleuze facturen voor diensten die nooit zijn uitgevoerd, en verrassing, Facebook financiën team betaald.

er kon maar één manier zijn geweest om deze middelen achteraf te traceren en terug te vorderen, en dat was tijdens een audit van de aanbesteding.

nu is het makkelijk om te denken dat dat nooit met je zal gebeuren. Je hebt slimmere werknemers, zeg je. En je bent geen miljardenbedrijf met veel geld te verliezen. Je ziet dit niet gebeuren met je bedrijf.

maar wist u dat Voor bedrijven met minder dan 100 werknemers, factureringssystemen de tweede meest voorkomende vorm van fraude zijn?

maar wat is aanbesteding?

het zal ons helpen om ons begrip van hoe inkoop werkt te vernieuwen voordat we in het proces van auditing duiken.

inkoop is het proces van het verwerven van producten en diensten die een organisatie nodig heeft voor het uitvoeren van haar dagelijkse activiteiten.Volgens McKinsey besteden organisaties 30-70% van hun inkomsten aan aanbestedingen. Deze hoeveelheid geld die door één afdeling stroomt, creëert ruime mogelijkheden voor fraude en gewetenloze praktijken.

hier komen aanbestedingsaudits van pas.

Wat is een aanbestedingsaudit?

Aanbestedingsaudit houdt in dat de aanbestedingscontracten, processen en geschiedenis periodiek worden gecontroleerd bij leveranciers om de nauwkeurigheid, naleving van de voorwaarden in uw contract te garanderen en de efficiëntie te verbeteren.

Wat is de essentie van aanbestedingsauditing?

Aanbestedingsauditing helpt organisaties drie belangrijke functies te vervullen,

• inkoop stelt u in staat om fraude in uw inkoopsysteem te ontdekken en te elimineren. Door een holistische blik op uw inkoopgeschiedenis te werpen, is het gemakkelijk om onregelmatigheden op tijd te identificeren.
• naleving. Periodieke controle laat zien of uw leveranciers zich aan de voorwaarden in de contracten hebben gehouden, zodat u ofwel oninbare contracten kunt beëindigen of een weg vooruit kunt bepalen.
• efficiëntie. Door een grondige blik op uw inkoopmachine te werpen, kunt u eenvoudig bepalen wat er moet veranderen en waar u dezelfde of zelfs betere resultaten kunt behalen door de invoer te verminderen.

Procurement auditing, zoals elke andere vorm van auditing, onthult problemen met uw inkoop en identificeert mogelijkheden voor verandering.

Hoe moet een aanbestedingsaudit worden uitgevoerd?

een aanbestedingsaudit heeft aanzienlijke voordelen voor uw organisatie. Maar laat je niet misleiden. Procurement auditing is een intensief proces dat zich verdiept in de kern van uw systemen en processen om u te laten zien wat werkt en wat moet veranderen om uw inkoop beter te beheren.

u zult talloze documenten moeten analyseren, contact moeten leggen met belanghebbenden en een gedetailleerd rapport van al uw bevindingen moeten opstellen voor Hoger management. Hier is een overzicht van wat er nodig is om een inkoop audit uit te voeren.

betrekken van managers en directe belanghebbenden

aanbestedingen lijken een vrij technisch gebied te zijn.

u kunt veel gegevens beheren, verplaatsen van plaats naar plaats, verwerken in informatie, en beslissingen nemen op basis van de conclusies die u bereikt

, maar de menselijke factor die het allemaal laat werken niet negeren. Uw eerste aanspreekpunt in uw audittraject voor inkoop is 1: 1 of zelfs een algemene vergadering met inkoopmanagers en directe stakeholders in uw organisatie.

u probeert hun perspectief op het werk vast te leggen en hun analyse te krijgen over wat werkt, wat niet werkt en wat kan worden verbeterd om uw inkoop efficiënter te laten verlopen.

dit helpt u bij uw auditing quest omdat u nu een beter idee hebt waar u op moet letten.

natuurlijk moet je je audit nog steeds helemaal voltooien en niemand op zijn woord geloven (daarom heet het een audit), maar het doorlussen van managers in het proces geeft je in eerste instantie aanwijzingen over wat je tijdens het auditproces moet benadrukken.

Focus op probleemgebieden

er zijn drie hoofdtaken voor de audit van overheidsopdrachten-auditing van aanbestedingscontracten, processen en ten slotte, aanbestedingsgeschiedenis om de prestaties in de loop van de tijd te evalueren.

al deze zaken hebben een holistische benadering nodig om te ontdekken wat wel en wat niet werkt en om ze meteen te repareren.

beter nog, u kunt de feedback van inkoopmanagers en stakeholders gebruiken om probleemgebieden binnen uw inkoopproces te identificeren en te bepalen wat sneller moet worden opgelost.

dit verwijdert op geen enkele manier de verantwoordelijkheid om end-to-end te controleren, maar helpt u uw inspanning te concentreren op bekende problemen, zodat u ze kunt oplossen voordat u op verborgen problemen jaagt.

aanvraag-en aankoopformulieren voor audits

aankooporders worden ingevuld wanneer er voorraden zijn die de afdeling inkoop bestelt.

dit biedt gewetenloze werknemers de mogelijkheid om cijfers te manipuleren en fraude te plegen.

vooral gezien de hoeveelheid inkooporders die uw inkoopafdeling mogelijk heeft verwerkt, is het onmogelijk om elk afzonderlijk document te analyseren.

u selecteert willekeurig monsters van verschillende leveranciers en bekijkt de details van elke leverancier. Controleer op Handtekeningen, notities, bestelgegevens, prijzen en cross-check cijfers met prijzen vermeld in de contracten voor elke leverancier.

Vendor selection audits

uw organisatie heeft waarschijnlijk criteria voor het doorlichten van Leveranciers voordat ze op uw inkoop rooster. Deze kunnen risicobeoordelingen, prestatiegegevens, prijsstelling en andere concurrentieanalyse omvatten om het best mogelijke aanbod uit een pool van leveranciers te krijgen.

dit is een ander gebied dat gevoelig is voor het risico op fraude, omdat contacten binnen uw organisatie normen kunnen aanpassen voor bepaalde leveranciers om hen te helpen zich te kwalificeren zonder aan de overeengekomen benchmarks te voldoen.

tijdens het controleproces bekijkt u hier uw leverancierswaarderingen en analyseert u elke leverancier om te bepalen of deze voldoen aan de selectiestandaarden. Noteer uw bevindingen naarmate u vordert.

auditprocedures en processen

bekijk de processen die medewerkers in uw organisatie implementeren tijdens het uitvoeren van aankoopaanvragen, orders of het beheren van andere dagelijkse inkooptaken.

• zijn ze onnodig belastend?
• kunnen ze worden vereenvoudigd en toch dezelfde resultaten krijgen? Slaan medewerkers essentiële stappen over?
• hebben werknemers feedback over hoe ze inkoopprocessen efficiënter kunnen maken?

beoordeel hoe productief de processen zijn waarop uw inkoop is gebaseerd om uw beste aanpak te bepalen.

verwerk uw inzichten

met uw onderzoek en auditing gedaan, is dit de fase waarin u het allemaal in detail zet voor de beoordeling door het hogere management.

voor alle geïdentificeerde probleemgebieden kunt u de hoofden inwrijven met managers, werknemers en directe stakeholders voor ideeën over hoe ze op te lossen. Voor functionele gebieden, kunt u brainstormen om te bepalen wat kan worden aangepast om nog betere resultaten te krijgen.

neem alle informatie die u hebt verzameld en neem de tijd om deze te verwerken en te analyseren met de hulp van de stakeholders die verantwoordelijk zijn voor die datapunten die u zullen helpen dit alles te begrijpen.

rapporteer uw bevindingen

na onderzoek naar de inkoop van uw organisatie, zet het allemaal in een ordelijke vorm voor Hoger management en de senior stakeholders die het nodig hebben voor hun besluitvorming.

gebruik Kissflow voor inkoopmagie

het uitvoeren van een inkoopcontrole is eenvoudiger als u beschikt over intelligente processen, uitgebreide gegevensrapportage, samenwerkingstools voor het betrekken van belanghebbenden en maximale zichtbaarheid in contract-en transactiegegevens.

Kissflow Procurement Cloud biedt de enige uitgebreide oplossing die u in staat stelt om uw inkoop te beheren vanaf het begin en minimaliseert de noodzaak om dingen te patchen down the line.

met Kissflow Procurement Cloud kunt u:

• fraude ontmoedigen en zelfs elimineren met maximale rapportage en zichtbaarheid
• intelligente processen creëren en beheren met een paar klikken
• ontwerp uw inkoopactiviteiten zo efficiënt mogelijk

aanbevolen lezing:

• ontdek wat Kissflow Procurement Cloud de beste inkoopsoftware maakt