een werkgever/werknemer relatie is er een van bijzonder vertrouwen. Soms profiteren werknemers van dat vertrouwen door te stelen van hun werkgever. Verduistering kan gebeuren wanneer werknemers contant of omleiden factuurbetalingen van klanten, maar het kan ook gebeuren wanneer werknemers indienen frauduleuze facturen voor betaling of gebruik maken van de bedrijfscreditcard voor persoonlijke uitgaven. Verduistering treft bedrijven, overheidsinstellingen en non-profit bedrijven van alle groottes. VS. Ministerie van Handel meldt dat bijna een derde van de bedrijfsfaillissementen gerelateerd zijn aan diefstal of fraude van werknemers. Gelukkig, dit is een gebied waar een ounce van preventie kan uw bedrijf te redden van financiële calamiteit op de weg.
acht bijzonder eenvoudige oplossingen die u hieronder kunt nemen:
1. Doe een volledige achtergrond check voor het inhuren van een nieuwe werknemer. Het zou je verbazen hoeveel bedrijven geen antecedentenonderzoek doen. Als u een wervingsbedrijf gebruikt, moet u heel duidelijk zijn over wat de achtergrondcontrole met zich meebrengt, en u moet ervoor zorgen dat de verantwoordelijkheid voor een achtergrondcontrole in uw contract staat. Veel arbeidsbureaus proberen hun aansprakelijkheid voor de werknemers die ze koppelen aan hun bedrijf klanten te beperken, dus lees de kleine lettertjes.
2. Beschikken over een duidelijk beleid en duidelijke controles–en deze handhaven. Het maakt niet uit hoe groot of klein uw bedrijf is, je moet hebben vastgesteld procedures voor het toestaan van werknemers toegang tot en het gebruik van het bedrijf creditcards of de behandeling van betalingen. Alle verzoeken om terugbetaling dienen vergezeld te gaan van ontvangstbewijzen of facturen. Betaal nooit een factuur van een verkoper die u niet kent, alleen maar omdat een medewerker u dat vraagt. Als u twijfelt over de legitimiteit van een factuur, bel het bedrijf of doe wat onderzoek voordat u betaalt. Voor interne boekhouding moet u elk type transactie registreren (bijv. afschrijvingen, terugbetalingen, aanpassingen).
3. De toegang tot financiële informatie en middelen beperken. Naarmate een bedrijf groeit, is het van cruciaal belang om te beheren welke werknemers toegang hebben tot financiële informatie en records. Als mensen het bedrijf verlaten, beëindig dan onmiddellijk de toegang. Op dezelfde manier, als nieuwe mensen aan boord komen, stel ze op met unieke referenties en beperk de toegang tot alleen de systemen en tools die ze nodig hebben.
4. Wijs financiële taken toe aan meer dan één persoon en cross train medewerkers. Als u een klein bedrijf hebt, kan het het gemakkelijkst zijn om één persoon de e-mail, log-en stortingscontroles te laten afhandelen en de bankafschriften te verzoenen. Maar door alle verantwoordelijkheid in de handen van één persoon te leggen, wordt diefstal makkelijker onopgemerkt. Bedrijven moeten financiële taken verdelen over twee of meer mensen. Bijvoorbeeld, je moet een persoon open de e-mail en log betalingen komen, en een aparte persoon betalen facturen en het doen van de boeken. Met meer dan één persoon omgaan met deze taken maakt het gemakkelijker om dingen die er mis uitzien te identificeren.
5. Gebruik een kluisje voor kleine kas. Moeten we nog meer zeggen?
6. Voer willekeurige interne of externe audits uit. Als werknemers weten dat hun werkgever aandacht besteedt aan fraude en diefstal, zullen ze minder geneigd zijn om mee te doen.
7. Krijg de juiste soort verzekering dekking en verhoog uw grenzen voor werknemer diefstal. De meeste bedrijven kunnen standaard commerciële algemene aansprakelijkheidsverzekeringen op zijn plaats, maar ze hebben niet voldoende dekking voor werknemer diefstal. Bedrijven moeten backstop mogelijke diefstal met werknemer oneerlijkheid of misdaad dekking als onderdeel van hun verzekeringspakket. Als u werkt met derden, zoals personeel agentschappen, vragen om een bewijs van hun dekking.
8. Schakel de politie in. Het belangrijkste wat je kunt doen nadat je een werknemer die betrokken is bij financiële ongepastheid te vangen is om die persoon te melden bij de politie. Een verrassend aantal bedrijven gewoon de werknemer te beëindigen vanwege sympathie of haar eigen verlegenheid van het bedrijf te hebben toegestaan kwetsbaar te zijn. Het probleem met deze aanpak is dat er geen record voor de volgende werkgever om te ontdekken wanneer ze huren de persoon die u brand, dus niet te melden diefstal gewoon bestendigt de cyclus. Als voor de werknemer, meestal zijn er onderliggende problemen die diefstal vonk, zoals verslaving of mentale/emotionele problemen. Het melden van hun gedrag aan wetshandhavingsinstanties kan er vaak toe leiden dat zij de hulp krijgen die zij nodig hebben.
Als u deze stappen volgt, voorkomt u dat uw bedrijf schade lijdt door toedoen van een werknemer. Als uw bedrijf het slachtoffer is van werknemersdiefstal, is het van cruciaal belang om meteen een advocaat in te schakelen.