het inhuren van uw eerste werknemer is een enorme mijlpaal voor u en uw bedrijf. Echter, het worden van een werkgever komt met veel extra verantwoordelijkheden. Als je klaar bent om een werkgever te worden, moet je weten welke stappen te volgen.

8 Stappen om werkgever te worden

Gebruik deze acht stappen om te leren hoe je werkgever wordt.

ontdek de nationale en lokale vereisten

elke staat en plaats heeft verschillende regels voor kleine bedrijven. Afhankelijk van uw locatie en type bedrijf, kunnen de eisen variëren.

eisen van de staat

nieuwe eisen van de werkgever verschillen van staat tot staat. De meeste bedrijven moeten zich registreren bij hun staat voor nieuwe werkgever accounts. Uw kleine bedrijf kan ook nodig zijn om zich te registreren voor bepaalde licenties, vergunningen, en andere registraties. In de meeste gevallen kunt u deze informatie online aanvragen.

werkgevers moeten zich inschrijven voor een werkloosheidsverzekering van de staat, ook wel bekend als SUTA (State Unemployment Tax Act) tax. Nadat u zich aanmeldt, uw bedrijf ontvangt een SUTA belastingtarief. Uw tarief is een staat werkloosheidspercentage op basis van uw Industrie en ervaring (bijv., 2,7%).

sommige staten kunnen ook een arbeidsongeschiktheidsverzekering van de staat eisen. New York vereist bijvoorbeeld dat de meeste werkgevers een arbeidsongeschiktheidsverzekering hebben voor hun werknemers.

Bekijk onze state payroll guide om de vereisten voor uw staat te zien. Neem contact op met uw staat voor extra nieuwe werkgever eisen.

lokale vereisten

uw stad of plaats kan aanvullende soorten arbeidsregistratie vereisen. En, je zou kunnen nodig zijn om de lokale belastingen in te houden van de lonen van uw werknemers.Sommige staten met lokale inkomstenbelasting zijn Alabama, Colorado, Delaware en Indiana. Andere staten, zoals Ohio en Pennsylvania, hebben specifieke soorten lokale belastingen, zoals school district belasting.

vaak zijn werkgevers verantwoordelijk voor het inhouden en deponeren van lokale inkomstenbelastingen voor hun werknemers.

neem contact op met uw lokale overheidsdienst voor meer informatie over de vraag of u zich al dan niet moet registreren.

solliciteer naar een Werkgeversidentificatienummer

nadat u hebt besloten om werkgever te worden, moet u een Werkgeversidentificatienummer (ein) aanvragen. Een EIN is een uniek negencijferig nummer dat de IRS uw bedrijf toewijst. Je moet een EIN aanvragen als je van plan bent om werknemers in te huren.

EINs zijn als volgt geformatteerd: 12-3456789.

er worden geen kosten in rekening gebracht voor het aanvragen van een EIN. U kunt online uw EIN aanvragen. Of, u kunt mail of fax formulier SS-4, Aanvraag voor werkgever identificatienummer, naar de IRS.

de snelste manier om een EIN aan te vragen is online. U hoeft geen formulieren in te vullen. En u kunt direct een bevestiging voor uw administratie afdrukken.

als u wilt solliciteren met een papieren aanvraag, vul dan het formulier SS-4 in en mail of fax het naar de IRS. Houd er rekening mee dat het mailen of faxen van uw applicatie meer tijd kost om uw EIN te ontvangen.

krijg een werknemerscompensatieverzekering

ongeacht uw soort bedrijf, werknemers hebben de kans op een werkgerelateerde ziekte of letsel. Om onvoorspelbare gebeurtenissen (bijvoorbeeld vallen op een natte vloer) te dekken, moet u een werknemerscompensatieverzekering hebben.

Wat is de loonverzekering voor werknemers? Workers ‘compensation, ook bekend als workers’ comp of workmans’ comp, is een verzekering die loonvervanging en medische voordelen biedt aan werknemers die ziek of gewond raken tijdens het werk. En, werknemers ‘ vergoeding dekt werknemers ongeacht wie het incident veroorzaakt (bijvoorbeeld, u, een collega, de werknemer, enz.).

de beloning van werknemers kan betrekking hebben op de volgende punten voor werknemers:

• chronische rugpijn
• carpaal tunnel
• gehoorverlies
• longziekte
• letsels veroorzaakt door werkgerelateerde stress

uw werknemers kunnen in aanmerking komen voor werknemers’ comp benefits, zoals betaling voor diagnose, behandeling en revalidatie.

de kosten van de loonsom variëren afhankelijk van uw bedrijf, loonsom, soort werk en eerdere loonsomclaims van werknemers.

eisen van de staat

elke staat heeft zijn eigen beloningsprogramma ‘ s en wetten die moeten worden gevolgd.

de meeste staten eisen dat u een werknemerscompensatieverzekering krijgt. Echter, sommige staten laten werkgevers kiezen dekking totdat ze een bepaald aantal werknemers.

veel staten geven werkgevers de vrijheid om de dekking van hun werknemers te kiezen. Echter, werkgevers in North Dakota, Ohio, Washington, en Wyoming moeten werknemers’ comp dekking te kopen via hun eigen staatsfonds.

neem contact op met uw staat voor meer informatie over de looneisen van werknemers.

bepaal hoe u met payroll omgaat

voordat u met het aannemen en betalen van werknemers begint, bepaal hoe u met payroll omgaat. Overweeg aspecten zoals kosten en hoeveel tijd het kost om payroll uit te voeren.

enkele manieren om payroll te beheren:

• handmatig beheren van payroll
• uitbesteding van payroll (bv. accountant of boekhouder)
• met behulp van een payrollsoftware of provider

handmatig beheren van payroll is de meest kosteneffectieve manier om payroll te beheren. Echter, het kan ook de meest tijdrovende optie en leiden tot dure fouten. Wanneer u payroll met de hand, je nodig hebt om de belastingen te berekenen in te houden voor elke werknemer. En, MOET u het dossier en deponeren van uw loonbelasting aan de juiste agentschappen.

als u een accountant of boekhouder gebruikt om de salarisadministratie af te handelen, moet u de controle over uw salarisadministratie opgeven. En, outsourcing uw payroll kan duur zijn voor uw kleine bedrijf. Hoewel het duurder is dan andere opties, kan outsourcing payroll u veel tijd besparen. En, kunt u gemoedsrust te weten dat uw payroll deposito ‘ s nauwkeurig zijn.Payrollsoftware kan een tussenweg zijn tussen het handmatig uitvoeren van payroll en het uitbesteden ervan. Software is een minder dure optie dan outsourcing payroll. En, payroll software is nauwkeurig en bespaart tijd. De meeste payroll software systemen kunt u uitvoeren payroll binnen een paar minuten. Bij het kijken naar payroll software, vergelijk uw opties. Kijk naar de prijzen, functies, gebruiksgemak, beveiliging en beoordelingen van aanbieders.

neem werknemers aan

Nu u de basis hebt gelegd, is het tijd om te beginnen met het aannemen van enkele werknemers.

veel nieuwe werkgevers maken gebruik van traditionele aanwervingsmethoden (bijv. directe aanwerving). Bij het inhuren van uw eerste werknemer, bepalen welke kenmerken en eisen die u zoekt in een werknemer.

Maak een duidelijke en aantrekkelijke taakomschrijving. Lokaliseer positievereisten en kwalificaties om in uw beschrijving op te nemen. Sommige kwalificaties die u kunt vermelden omvatten ervaring (bijv., twee jaar in een IT-gerelateerde functie) en opleiding (bijv., Bachelor in Marketing).

voeg, indien mogelijk, zaken als uitkeringen (bijvoorbeeld pensioenpremies) toe om kandidaten aan te moedigen om een aanvraag in te dienen.

Plaats uw functieomschrijving op platforms zoals uw bedrijfswebsite, online vacaturebanken en social media-pagina ‘ s. Beoordeel aanvragen die kandidaten indienen. Verwijder ongekwalificeerde kandidaten en neem contact op met kandidaten die er goed bij passen.

Interview de gekwalificeerde kandidaten. Het interview proces kan bestaan uit een aantal rondes van interviews totdat u uw ideale kandidaat te vinden.

wanneer u klaar bent om aan te nemen, breidt u een vacature uit naar de kandidaat. Als de kandidaat uw aanbod accepteert, begin dan met het onboardingproces en nieuwe huurpapieren (waarover we in de volgende stap meer bespreken).

naarmate uw bedrijf groeit, kunt u een aanwervingscomité vormen om extra werknemers in dienst te nemen.

nieuwe personeelsdocumenten invullen

voordat nieuwe werknemers bij uw bedrijf kunnen beginnen, moeten u en uw werknemer beide nieuwe personeelsdocumenten invullen.

als werkgever moet u nieuwe werknemers melden. Volgens de federale wet moet je nieuwe mensen binnen 20 dagen na het aannemen melden. De staatswetten voor nieuwe werknemers kunnen echter verschillen. Neem contact op met uw staat om uit te vinden nieuwe huren termijnen en wetten.

werknemers moeten Formulier W-4, Bronbewijs van werknemers, invullen voor federale belastinginhouding. Formulier W-4 bepaalt hoeveel je ingehouden van het loon van werknemers voor de federale inkomstenbelasting. Sommige informatie die een werknemer nodig heeft om een lijst op hun Formulier W-4 omvat hun naam, adres, sofinummer, en burgerlijke staat.

veel staten hebben ook inkomstenbelasting van de staat. Als uw werknemer werkt in een staat met inkomstenbelasting, moeten ze ook een staat W-4 formulier in te vullen.

om ervoor te zorgen dat werknemers in aanmerking komen om in de Verenigde Staten te werken, moeten zij formulier I-9 invullen, Employment Subsidiability Verify. Wanneer u een I-9-formulier verzamelt, moet de werknemer ook documenten verstrekken die hun identiteit en geschiktheid aantonen (bijv. rijbewijs, paspoort, socialezekerheidskaart, enz.).

mogelijk moet u ook aanvullende documenten van werknemers verzamelen, zoals een ondertekend werknemershandboek, informatie over voordelen en contactformulieren voor noodgevallen.

loonbelasting

een van de grootste werkgeversverantwoordelijkheden die u heeft, is het betalen van loonbelasting. Als u uw loonbelasting niet op tijd betaalt, kunt u boetes of gevangenisstraf krijgen.

loonbelastingen omvatten federale inkomsten, Sociale Zekerheid en Medicare, en federale werkloosheidsbelastingen. Zoals gezegd, sommige werkgevers kunnen nodig zijn om de staat en lokale belastingen te betalen, ook.

federale inkomstenbelasting

hoe vaak u de federale inkomstenbelasting betaalt, verschilt van bedrijf tot bedrijf. Je moet federale inkomstenbelasting inhouden van het loon van werknemers. En, u moet betalen op een maandelijkse of semiweekse basis namens de werknemer.

uw schema voor het betalen van de federale inkomstenbelasting is gebaseerd op een terugblik periode van formulier 941. Formulier 941 meldt uw federale inkomen, sociale zekerheid, en Medicare fiscale verplichtingen.

nieuwe bedrijven hebben automatisch een maandelijkse stortingsfrequentie. Houd er rekening mee dat uw stortingsschema elk jaar kan veranderen.

voor maandelijkse deposanten is de federale inkomstenbelasting verschuldigd op de 15e van elke volgende maand. Bijvoorbeeld, federale inkomstenbelasting ingehouden voor November is verschuldigd door 15 December.

federale inkomstenbelastingdeposito ’s moeten worden gedaan door middel van een elektronische geldoverdracht (bv. EFTP’ s).

belastingen op sociale zekerheid en gezondheidszorg

belastingen op sociale zekerheid en gezondheidszorg maken deel uit van de FICA-belasting. Zowel u als uw werknemers dragen Sociale Zekerheid en Medicare belastingen.

de bronheffing op de sociale zekerheid bedraagt 6,2%. U moet 6,2% van het loon van elke werknemer in te houden voor de Sociale Zekerheid. En, betalen de overeenkomende werkgeversbijdrage van 6,2%.

Medicare tax is 1,45% voor zowel u als uw werknemers. Houd 1 achter.45% van het loon van werknemers en dragen een matching werkgever deel van 1,45%.

deposito FICA belasting samen met federale inkomstenbelasting. Gebruik dezelfde stortingsfrequenties als de federale inkomstenbelasting (bijvoorbeeld maandelijks of semiweekly). Zorg ervoor dat u zowel de werknemer en werkgever delen van FICA storten.

federale werkloosheidsbelasting

de meeste werkgevers moeten ook federale werkloosheidsbelasting betalen, ook wel bekend als FUTA tax.

u moet FUTA belasting betalen als een van de volgende Waar is:

• u betaalde $1.500 of meer aan lonen tijdens een kalenderkwartaal
• u had ten minste één werknemer gedurende ten minste een deel van een dag in 20 of meer verschillende weken

de federale salarisdeposito ’s bepalen dat u driemaandelijkse deposito’ s moet doen. Echter, alleen een futa storting als uw federale werkloosheid belastingplicht is meer dan $ 500 tijdens een kwartaal.

net als federale inkomsten-en FICA-belastingen moet u FUTA-belasting storten via elektronische overboeking.

hier is het schema voor de vervaldata van de FUTA-belasting:

• 30 April voor Kwartaal 1 (januari – maart)
• 31 juli voor Kwartaal 2 (April – juni)
• 31 oktober voor Kwartaal 3 (juli – September)
• 31 januari voor Kwartaal 4 (oktober – December))

staats-en lokale belastingen

afhankelijk van uw staat moet u mogelijk ook de staats-en lokale inkomstenbelasting en de staats werkloosheidsbelasting inhouden.

neem contact op met uw nationale en lokale belastingdiensten voor betalingsinformatie over staats-en lokale loonbelastingen.

payroll reports

naast het betalen van loonbelasting moet u ook payroll reports indienen. Payroll rapporten zijn formulieren die de overheid op de hoogte van uw loonbelasting verplichtingen.

de payroll rapporten die u moet opslaan, zijn afhankelijk van uw bedrijf. Rapporteer zowel de belastingen die u ingehouden op het loon van werknemers en de belastingen die u bijdragen. Je moet salarisrapporten indienen voor zowel federale als staat belastingen.

hoe vaak u payroll formulieren invult, hangt af van het type formulier. Sommige formulieren zouden elk kwartaal moeten worden betaald, terwijl andere jaarlijks moeten worden betaald.

driemaandelijkse payroll rapporten

formulier 941, driemaandelijkse federale belastingaangifte van de werkgever, rapporten federale inkomsten, Sociale Zekerheid, en Medicare belastingen samen met lonen van werknemers.Als u werknemers hebt, ook als u geen belastingen of lonen hoeft te melden, dient u elk kwartaal een formulier 941 in. Niet bestand formulier 941 als u een seizoensgebonden werkgever of in dienst huishouden (bijvoorbeeld nanny tax) of boerderij werknemers (bijvoorbeeld formulier 943).

vervaldata voor formulier 941 omvatten:

• 30 April voor Kwartaal 1
• 31 juli voor Kwartaal 2
• 31 oktober voor Kwartaal 3
• 31 januari voor Kwartaal 4

Salarisrapporten

mogelijk moet u ook kwartaalrapporten indienen voor staatsinkomens-en werkloosheidsbelastingen (SUTA).

vervaldata kunnen sterk variëren van staat tot staat. Hoewel de meeste staten vereisen dat u driemaandelijks bestand, moet u contact opnemen met uw staat voor specifieke payroll rapportagevereisten.

jaarlijkse payroll rapporten

jaarlijkse payroll rapporten moeten eenmaal per jaar worden ingediend tegen 31 januari. Sommige gemeenschappelijke jaarlijkse payroll rapporten omvatten formulieren 944, 940, en W-2 en W-3.

formulier 944

sommige werkgevers zouden formulier 944, de jaarlijkse federale belastingaangifte van de werkgever, kunnen indienen in plaats van formulier 941.

net als formulier 941 kunt u formulier 944 gebruiken om de federale inkomsten -, sociale-en Medicare-belastingen jaarlijks te rapporteren.

de IRS geeft aan of u formulier 944 mag gebruiken. Typisch, u in aanmerking komt als de jaarlijkse aansprakelijkheid van uw bedrijf voor de sociale zekerheid, Medicare, en federale inkomstenbelasting zijn $ 1,000 of minder.

Form 940

Use Form 940, Employer ‘ s Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return, to report federal unemployment taks (FUTA).

dien jaarlijks formulier 940 in om uw federale werkloosheidsbelasting te melden. Vergeet niet, alleen werkgevers betalen FUTA belastingen.

formulier W-2 en Formulier W-3

formulier W-2, Loon-en belastingafrekening, is een jaarlijks belastingformulier dat u elke werknemer vóór 31 januari moet verstrekken. Formulier W-2 geeft een overzicht van de lonen en belastingen van een werknemer voor het jaar. Werknemers gebruiken Formulier W-2 om hun individuele belastingaangifte in te dienen. U moet ook een kopie van Formulier W-2 met de IRS.

formulier W-3, doorgifte van Loon en belastingaangifte, is het doorgifteformulier voor Formulier W-2. Formulier W-3 is een samenvatting van de informatie uit de formulieren W-2 van uw medewerkers. Stuur geen Formulier W-3 naar uw medewerkers. Stuur een kopie van het formulier W-3 naar de IRS elk jaar tegen 31 januari.

op zoek naar een eenvoudige manier om payroll te verwerken nadat u een werkgever bent geworden? Patriot Software kunt u uitvoeren nauwkeurige payrolls in drie eenvoudige stappen. En onze deskundige ondersteuning is slechts een telefoontje, chat of e-mail verwijderd. Ga vandaag nog aan de slag met je zelfstandige demo!

dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 5 juli 2013.

dit is niet bedoeld als juridisch advies; Klik hier voor meer informatie.