i søken etter å forstå ytelse og øke lønnsomheten, de fleste bedrifter kontinuerlig måle massevis av ulike beregninger, alt fra kundetilfredshet og ansattes engasjement, til bly generasjon, markedsføring konverteringer og salgsindikatorer. Men kanskje den mest universelle metriske for enhver bedrift er utnyttelsesgrad.

hvis du ikke forstår utnyttelsesgraden din, kan du ikke forstå effektiviteten og produktiviteten din-noe som betyr at du ikke kan begynne å vurdere lønnsomheten til virksomheten din. Det er derfor en rekke bedrifter, fra kreative byråer og profesjonelle tjenester gjennom til advokatfirmaer og uavhengige konsulenter, nøye overvåke deres utnyttelsesgrad. Men hvordan beregner du det nøyaktig?

Hva er utnyttelsesgrad?

utnyttelsesgrad Er enkelt sagt prosentandelen av en persons totale arbeidstid som brukes på arbeid som kan faktureres til en klient. Uansett hvor motivert eller produktiv en ansatt er, uansett hvor bestemt de er å gjøre det absolutte maksimum, vil tiden alltid være deres begrensende faktor. Det er bare 24 timer i døgnet – og som vi har utforsket i dybden før, gjør ikke mennesker det bra når vi streber mot å være «alltid på».

mens en ansatt kan jobbe 40 timer i uken, er det ganske umulig å gjøre 40 timers fakturerbart arbeid. Møter, lunsjpauser, telefonsamtaler, opplæring og forretningsutvikling alle spiser inn i den. Men når det gjelder utnyttelsesgrad, er det viktig å få balansen riktig: hvis den er for høy, kan virksomheten din kutte hjørner med viktig internt arbeid, og du trenger sannsynligvis flere ressurser; hvis det er for lavt, kan du ikke få inn nok arbeid for hodet ditt.

Hvorfor bør du overvåke utnyttelsesgraden?

det er flere grunner til at det er så viktig å overvåke utnyttelsesgraden. Ethvert selskap som fakturerer per time – enten det er et byrå eller et advokatfirma-trenger å vite om de er fakturering nok til å dekke sine kostnader pluss overhead. Hvis du har en sunn utnyttelsesgrad, vet du at du fakturerer effektivt. I tillegg, når du har funnet ut din ideelle utnyttelsesgrad, kan du bruke den til å forstå mange andre viktige forretningsfunksjoner.

Utnyttelsesgrad er spesielt viktig når det gjelder ressursforvaltning, og kan forbedre prognoser og ressursoptimalisering betydelig. Etter hvert som et selskap vokser og team vokser, blir viktigheten av å ha synlighet i fremtiden enda viktigere – og utnyttelsesgraden din kan fortelle deg om du har kapasitet til å ta på deg en ny klient, om du trenger å ansette flere personer, hvis du bruker nok tid på klientarbeid og om du bør investere mer i interne prosjekter.

hvordan beregner du utnyttelsesgraden?

så hva er den beste måten å beregne utnyttelsesgraden på? Den grunnleggende formelen er ganske enkel: det er antall fakturerbare timer delt på totalt antall tilgjengelige timer (x 100).

Så, hvis en ansatt fakturert i 32 timer fra en 40-timers uke, ville de ha en utnyttelsesgrad på 80%. Det er faktisk flere forskjellige måter du kan beregne utnyttelsesgrad avhengig av om du vil forstå priser, ansette, organisasjon helse, etc.

for å utarbeide utnyttelsesgraden din på et fast nivå, bare del summen av alle ansattes utnyttelsesgrader med det totale antall ansatte. De mest robuste tid sporing løsninger kan gi denne informasjonen for deg på både en ansatt – og business-nivå.

Hva er en god utnyttelsesgrad?

så hvordan ser en god utnyttelsesgrad ut? Til syvende og sist, dette avhenger av selskapet; det er ikke et bestemt nummer som fungerer for alle, og absolutt er det ikke et tilfelle av høyere utnyttelsesgrad, jo bedre. En utnyttelsesgrad som kontinuerlig er nær 100% antyder at ansatte er overarbeidet og potensielt nær utbrenthet. Hvis dette er tilfelle for deg, er det en indikasjon på at det kan være på tide å ansette nye mennesker. Hvis du har en utnyttelsesgrad over 100%, er det vanligvis en indikasjon på for mye arbeid utenfor rekkevidde eller dårlig planlegging.

men på baksiden, hvis det er et stort gap mellom utnyttelses-og realiseringshastigheter, betyr det enten at teamet ditt bruker for mye tid på ikke – fakturerbare oppgaver, eller det er ikke nok arbeid i rørledningen-noe som tyder på at det er risiko fremover. Det kan også tyde på at du har for mange frilansere involvert i prosjekter. Bunnlinjen er imidlertid at det betyr at du må ta med mer fakturerbart arbeid. For å gi deg mer innsikt, kan du bruke den ideelle utnyttelsesgraden formel, som er:

(Kostnader + Fortjeneste) / Potensiell kapasitet x Fakturerbar rente) x 100

ved å dele ressurskostnadene, overhead og fortjenestemargin med de totale tilgjengelige timene og fakturerbar rente, kan du beregne den ideelle utnyttelsesgraden – som er den optimale utnyttelsesgraden for et selskap for å nå ønsket fortjenestemargin.

før du kan begynne å jobbe noen form for utnyttelsesgrad, må du imidlertid kunne samle nøyaktig informasjon om hvor tiden din faktisk går og hvor mye av arbeidet ditt er fakturerbart. Å forstå utnyttelsesgraden din er viktig hvis du vil kunne bedømme lønnsomheten til dine ansatte, team og selskap – og selv om det er en enkel måling, kan det ha vidtgående effekter på hvordan virksomheten din går.