hva er en travel manager?

en travel manager er ansvarlig for alle aspekter av forretningsreiser. De hjelper til med å utforme selskapets reisepolicy, administrere reisearrangementer, bistå med å velge det beste bedriftsreisebyrået for virksomheten, organisere og overvåke reiseutgifter, og se etter trivsel for forretningsreisende. Etter reisen har en travel manager ansvaret for å analysere data og bruke dem til å strømlinjeforme og forbedre fremtidige reiser. De må ha riktig sett av ferdigheter som inkluderer gode kommunikasjons-og organisatoriske ferdigheter, samt være ivrige, strategiske tenkere.

tidligere ble rollen som travel manager utført av en kontorsjef eller NOEN I HR-avdelingen som organiserte reiser i tillegg til sine andre oppgaver. I dag ser flere og flere selskaper av alle størrelser fordelene ved å ansette en dedikert forretningsreiseansvarlig.

Hva gjør en travel manager? Hovedoppgaver og ansvar

forretningsreisepolicy

en av hovedrollene til en travel manager er å sette en forretningsreisepolicy. Dette tar hensyn til alle potensielle kostnader for en tur og setter regler og retningslinjer for ansatte å følge når du organiserer en tur. Retningslinjene bør inneholde informasjon om følgende aspekter av selskapets forretningsreisepraksis:

• bestillingsprosedyre og godkjent reisebestillingsverktøy
• Tillatte kostnader For bestilling (hotell, fly, bakketransport)
• Spesielle unntak eller regler for dyrere byer eller ruter
• Foretrukne selskapsleverandører
• Godkjenningsprosess for reiser som overskrider typiske begrensninger
• Refusjonsprosess
• tillatte og ikke tillatte utgifter
• reise debriefing prosess
• reiseforsikringsselskap
• plikt til omsorg leverandør eller prosedyrer

føre tilsyn Med Reiseplaner og ordninger

Noen selskaper bestemmer seg for å gjøre sin travel manager ansvarlig for å bestille alle de viktigste delene av ansattes forretningsreiser, men andre selskaper overlater det til de ansatte selv. De to viktigste aspektene er transport og overnatting, men ansvaret dekker også reiseforsikring, flyplasstransport og mye mer.

med bedriftens reisepolicy etablert, søker travel managers å bestille reiser i samsvar med sine forhåndsinnstilte retningslinjer, slik at bedriftsledere vet at de får de beste tilbudene. Travel managers inkluderer også mer spesifikke detaljer om transport og overnatting. De fleste forretningsreisepolicyer angir for eksempel reiseklasse (f.eks. forretning eller økonomi) og hotellkategorier.

Administrere utgifter og reisebudsjettet

Et annet aspekt av bedriftsreiser som er relativt vanskelig å forutsi er kredittkortadministrasjon og destinasjonskostnader. Travel managers har ansvaret for å sette akseptable forbruksgrenser for reiser for å forenkle finanssporing.

Å sette et tak på kredittkort og utgifter gir selskapet mer kontroll over forretningsreiseutgifter. Men for ansattes moral må det være en viss grad av frihet. En travel manager er derfor ansvarlig for å finne balansen mellom frihet og kostnadseffektivitet. Da levekostnadene varierer fra destinasjon til destinasjon, må forbruksgrenser variere tilsvarende.

en potensiell fallgruve her er at det er vanskelig å måle riktig beløp for hver tur. Derfor er en travel manager med erfaring i bransjen ofte et godt valg på grunn av sin kunnskap og ressurser.

Analysere data

mens en forretningsreisepolicy tar sikte på å dekke alle eventualiteter av et selskaps forretningsreiser, er det viktig å analysere turer som er gjort. En travel manager må samle data fra alle reiser for å ta informerte beslutninger om reisepolicy fremover.

hvis det for eksempel er regelmessige forekomster av ansatte som bestiller reiser som overskrider budsjettet, må dette aspektet tas opp. Med et pålitelig datasett basert på tidligere reiser, kan en travel manager identifisere problemer og konsultere ansatte for å se hvilke endringer som er nødvendige.

endelig er økonomiske data nyttige når du angir Kpier og analyserer lønnsomheten av forretningsreiser. Office ledere kan tydelig se utgifter versus gevinsten av hver tur for å se hvilke som er mest gunstig.

Omfavner ny teknologi

Teknologi knyttet til forretningsreiser fremskritt svært raskt og travel managers må holde tritt med det. Forbedringer i bestillingsverktøy gjør ting raskere og mer effektivt for hele virksomheten. For eksempel, med en reisepolicy på plass, har ansatte nå muligheten til å bestille sin egen reise mens de følger retningslinjene.

En annen fordel med ny teknologi er på datasiden av bedriftsreiser. Online forretningsreiseadministrasjonsverktøy som TravelPerk lagrer data på ett sted, slik at det er enkelt å analysere. En sekundær fordel for intelligent datalagring er at den kutter ned på behovet for strømmer av e-post når du organiserer turer.

derfor gir det ansatte mer selvstendighet og travel managers mer tid til å fokusere på andre ting.

Hvorfor er en travel manager viktig?

Kostnader knyttet til forretningsreiser representerer ofte den nest største utgiften for bedrifter, bak ansattes lønn og ytelser. OG SELV OM COVID-19 drastisk reduserte forretningsreisene i 2020, er bransjen allerede i ferd med å komme seg i et oppmuntrende tempo og forventes å komme seg i løpet av de kommende årene.

Begge disse punktene betyr at reise vil fortsette å spille en viktig rolle i et selskaps utgifter. Derfor er det en god ide for bedriftsreiser å bli forvaltet profesjonelt.

hvordan er det å bruke en travel manager forskjellig fra å ikke bruke en?

Ved hjelp av en travel manager legger et sterkt element av kontroll til forretningsreiser. Ustyrt reise kan føre til mangel på koordinering og dermed økte og uventede kostnader når det gjelder å organisere turer.

en travel manager søker hele tiden å forbedre forretningsreiseopplevelsen for teammedlemmer og er også bundet av plikten til å ivareta deres sikkerhet og trivsel.

hvordan er en travel manager forskjellig fra et reisebyrå?

en travel manager er ansvarlig for organisasjonen bak kulissene og strategien for bedriftens forretningsreiser. De anbefaler retningslinjer, sette opp fortrinnsrett priser og gi anbefalinger til ansatte, og er generelt in-house.

på den annen side spiller et reisebyrå bare rollen som faktisk reserverer flyreiser, overnatting og andre aspekter av forretningsreiser. Med fremveksten av nye teknologier Som TravelPerk, kan mange av disse oppgavene håndteres og administreres av travel manager på en måte som er helt i tråd med selskapets reisepolicy.

Vi fanget Opp Med Natalie Marcantonio, kontorsjef På Quadmark å høre hennes tanker om bedriftens reise å være et attraktivt område å jobbe i:

» innenfor vårt arbeidsområde har reise alltid vært en viktig del av å levere vår opplæring og møte kunder og våre ansatte. Vi er et globalt selskap med en flex av fjernarbeid. Å kunne reise og møte teamet vårt, kundene våre og delta på arrangementer globalt var frem til covid-pandemien var en stor del av selskapet vårt.»(Natalie Marcantonio, Kontorsjef, Quadmark)