som office manager, må du være på toppen av både ditt eget arbeid og produksjonen av resten av kontoret. Selv for de mest erfarne kontorledere, kan dette være en høy ordre, spesielt i de stressende dagene når du ser ut til å sette ut branner til venstre og høyre. Men med noen få enkle teknikker finner du at de dagene blir mindre og mindre hyppige, noe som gir deg sjansen til å puste mellom oppgaver. Bruk disse syv office management tips for å holde deg på toppen av alt du trenger å gjøre:

Organiser arbeidsområdet

før du organiserer noe annet på kontoret, må du først organisere din egen plass. Det er enkelt, men det er kraftig, spesielt når du har wrangled alle penner og binders og henvist papirer til en pen haug eller to. Du vil legge merke til at du kan finne alt, det være seg et regneark eller en stiftemaskin, mye lettere, noe som vil øke tiden du har for å få de viktige tingene gjort. Dette gjelder også skrivebordet ditt—sørg for at hver av mappene, dokumentene og bildene dine har et klart definert hjem for å unngå forvirring nedover linjen.

Takle innboksen din

Å Rydde opp e-posten din er litt som å spise brokkoli: hvis du er ny på det, vil du sannsynligvis avsky det først. Men så en dag blir det litt morsommere, og før lenge finner du deg selv ute etter det. Gi deg selv litt tid i løpet av dagen for å sette opp innboksen din for å lykkes. Bruk etiketter for å enkelt sortere meldinger, melde deg av eventuelle masse e-poster du kan motta, og bli kvitt gamle e-poster som bare fungerer som rot. Når du legger grunnlaget, det er lett å holde innboksen squeaky ren og, enda viktigere, effektiv. Du vil aldri gå glipp av en viktig e-post igjen.

Tenk på påminnelser

Alle i et kontormiljø trenger påminnelser innimellom, men på et visst tidspunkt slutter de å være hjelpsomme. En undersøkelse Utført Av Udemy fant at nesten 3 av 4 arbeidere (70 prosent) innrømmer at de føler seg distrahert mens de jobber, med 16 prosent som rapporterer at de nesten alltid er distrahert.

hvis skrivebordet ditt er pusset i fluorescerende klistrelapper, vil du slutte å se dem og til slutt miste oversikt over hva du trenger å gjøre. Hvis telefonen buzzes hvert femte minutt med en ny påminnelse, lærer du å stille dem ut over tid. Den beste måten å komme seg rundt dette er å bruke disse verktøyene sparsomt. Bruk klistrelapper for bare de viktigste daglige påminnelser eller notater, så bli kvitt dem når de har gjort jobben sin. Sett noen påminnelser på telefonen, men henvise resten av dine langsiktige oppgaver til kalenderen din. I moderasjon er de mye vanskeligere å ignorere.

Opprett tydelig kommunikasjon

hjørnesteinen i office manager-organisasjonen i ethvert miljø er kommunikasjon i alle dens former. Sørg for at kollegene dine vet hvordan de skal komme i kontakt med deg, enten det er via din nylig rengjorte e-post, en privat chat På Slack, eller bare chatte ansikt til ansikt på skrivebordet ditt. Sjekk inn med alle individuelt eller på et gruppemøte for å la dem vite hvordan du best kan nå deg i løpet av dagen. Selv om du ikke alltid kan hjelpe med alt de trenger med en gang, vil effektivisering av denne prosessen føre til mer strukturert og bedre kommunikasjon nedover linjen, noe som helt kan endre tonen på en arbeidsplass.

Skissere dine forventninger

Så mye som du kanskje vil noen ganger, er det ingen måte du kan gjøre alt på kontoret. Men ved å etablere klare ansvarsområder, mål og tidsfrister, vil du fortsatt kunne holde tabs på hver oppgave som du gjør dem selv. Lag en master kalender med mål og dele den med hele kontoret. Sett opp individuelle møter for å sikre at alle er på vei til å møte deres forventninger. Ved å delegere arbeid og sørge for at alle gjør sin del, blir kompliserte oppgaver bare enklere å planlegge og oppnå.

Standardiser arbeidsdagen

det kan virke som om ingen dager er de samme for kontorledere, men en stor del av kontororganisasjonen lærer å gjøre dagene dine så ensartede som mulig. Sett av samme tid hver dag for bestemte oppgaver, enten det er 15 minutter for å fange opp e-post, en halv time for å møte med enkeltpersoner, eller noen timer for pågående prosjekter. Spis lunsj og ta pauser rundt samme tid hver dag. Målet er å trene hjernen din til å fokusere på det rette til rett tid, noe som vil forbedre tidsstyringen og forberede deg på å erobre arbeidet foran deg.

Analyser office

Dette kan være det vanskeligste office management-tipset å mestre, men fordelene kan fullstendig forandre måten arbeidsplassen fungerer på. Ta en hard titt på hvert aspekt av kontormiljøet, fra møter til lunsjpauser til kommunikasjonsmåter. Spør deg selv: hva kan forbedres? Kanskje det er fem lag på et prosjekt når det virkelig kan være fire, eller kanskje møter skjer på en ubeleilig tid som avbryter arbeidsflyten. Implementere endringen, uansett hvor liten, og se som kontorets utgang blir mer effektiv og organisert.

Forbedre arbeidsflyten på kontoret med disse 7 enkle og effektive metodene:

1. Organiser arbeidsområdet

2. Takle innboksen din

3. Tenk på påminnelser

4. Opprett klar kommunikasjon

5. Skissere dine forventninger

6. Standardiser arbeidsdagen din

7. Analyser kontoret