Innledning

når det gjelder prosjektplanlegging, er det mest kritiske trinnet å definere prosjektets omfang. I tilfelle hvis du starter prosjektet uten å vite hva du skal levere på slutten til klienten og hva grensene for prosjektet er, er det en liten sjanse for deg å lykkes. I de fleste tilfeller har du faktisk ikke noen sjanse til å lykkes med denne uorganiserte tilnærmingen.

hvis du ikke gjør en god jobb i prosjektomfang definisjon, prosjektomfang ledelse under prosjektgjennomføring er nesten umulig.

hovedformålet med omfangsdefinisjonen er å tydelig beskrive grensene for prosjektet ditt. Tydelig beskrive grensene er ikke nok når det gjelder prosjektet. Du må også få kundens avtale.

derfor er det definerte omfanget av prosjektet vanligvis inkludert i kontraktsavtalene mellom klienten og tjenesteleverandøren. SÅ, Eller Med andre ord, Arbeidserklæring, er et slikt dokument.

i prosjektomfangsdefinisjonen er elementene innenfor omfanget og utenfor omfanget godt definert for å forstå klart hva som vil være området under prosjektkontrollen. Derfor bør du identifisere flere elementer på detaljert måte og dele dem mellom omfanget og utenfor omfanget.

Hvordan Definere Prosjektomfanget

når prosjektet skal finansieres, bør det være et sett med definerte leveranser og mål for prosjektet. Det kan være et høyt nivå-omfang uttalelse utarbeidet på dette nivået.

denne omfangserklæringen på høyt nivå kan hentes fra de opprinnelige dokumentene, for eksempel SOW. I TILLEGG TIL SOW må du bruke annet dokument eller informasjon for å definere prosjektets omfang på dette nivået ytterligere.

hvis du føler at du ikke har nok informasjon til å komme opp med en omfangserklæring på høyt nivå, bør du da jobbe tett med klienten for å samle nødvendig informasjon.

Prosjektmål kan brukes til å definere prosjektets omfang. Faktisk bør det være en eller flere leveranser som adresserer hvert prosjektmål i prosjektet. Ved å se på leveransene, kan du faktisk måle prosjektets omfang.

når du blir kjent med hovedleveransene til prosjektet, kan du begynne å stille spørsmål om de andre prosessene og ulike aspekter av prosjektet.

først identifisere og klart definere utenfor omfanget hjelper deg også å forstå omfanget av et prosjekt. Når du fortsetter å definere utenfor omfanget, får du automatisk en ide om det virkelige prosjektomfanget. For å følge denne metoden må du ha et definert omfang opp til et visst nivå.

når du identifiserer et element for omfanget eller utenfor omfanget, må du sørge for at du dokumenterer det der og da. Senere kan du besøke disse elementene og utdype mer om dem.

når du har definert omfanget av prosjektet, må du få påloggingen fra de relaterte og aktuelle partene. Uten riktig sign-off for omfanget, de neste fasene av prosjektet, dvs. krav samling, kan ha problemer i gjennomføring.

Scope Creep

Scope creep er noe felles med hvert prosjekt. Dette refererer til den inkrementelle utvidelsen av prosjektets omfang. Mesteparten av tiden kan klienten komme tilbake til tjenesteleverandøren under prosjektgjennomføringen og legge til flere krav.

De fleste av slike krav har ikke vært i de opprinnelige kravene. Som et resultat må endringsforespørsler heves for å dekke de økende kostnadene til tjenesteleverandøren.

på grunn av business cope creep, kan det være teknologisk omfang krype også. Prosjektgruppen kan kreve ny teknologi for å møte noen av de nye kravene i omfanget.

i slike tilfeller kan tjenesteleverandøren ønske å jobbe tett med kunden og gjøre nødvendige logistikk og økonomiske ordninger.

Konklusjon

prosjektomfang definisjon er den viktigste faktoren når det gjelder prosjektkrav. Det er viktig for tjenesteleverandører å definere omfanget av prosjektet for å kunne inngå en avtale med kunden.

i tillegg gir omfanget av prosjektet en ide til tjenesteleverandøren om den estimerte kostnaden for prosjektet. Derfor er tjenesteleverandørens fortjenestemarginer helt avhengig av nøyaktigheten av prosjektets omfangsdefinisjon.