PÅ ET ØYEBLIKK
Juridiske assistenter, noen ganger kalt juridiske sekretærer, er avgjørende for enhver juridisk organisasjon. De spiller en viktig rolle i kommunikasjon og kontoradministrasjon. Juridiske assistenter er de som sørger for at hvert dokument oppfyller standardene som kreves.
Oppdag de mange forskjellige aspektene ved en juridisk assistents arbeid!
ARBEIDET TIL EN JURIDISK ASSISTENT
Plikter
Juridiske assistenter er uunnværlige medlemmer av den juridiske profesjon. Sjelden referert til noe mer ved tittelen «juridisk sekretær», utfører juridiske assistenter vanligvis funksjoner på fire hovedområder: kommunikasjon, organisering og koordinering, juridisk arbeid og generelt administrativt arbeid.
Kommunikasjon
en juridisk assistent håndterer mye av kommunikasjonen i et advokatkontor. En juridisk assistent kan være ansvarlig for:
- Håndtere kunder som faller inn i advokatkontoret;
- Sende juridiske truser til andre advokatfirmaer; og
- Administrere e-postkorrespondanse med leverandører.
juridiske assistenter spiller en nøkkelrolle i koordinering av intern og ekstern kommunikasjon. Ofte er en juridisk assistent den første personen individer møtes når de kommer til et advokatkontor. En juridisk assistent kan også være ansvarlig for:
- Svare på telefonene;
- Svare på telefonene;
- Ta og levere meldinger;
- Motta Og distribuere e-post;
- gjøre avtaler; og
- Produsere rapporter og opprette presentasjonsdokumenter.
Organisering og koordinering
mange advokater er avhengige av en juridisk assistent for å hjelpe dem med å gjøre jobben sin godt. Juridiske assistenter oppfyller en rekke funksjoner for arbeidsgiveren. For eksempel, de:
- Administrere advokatens tidsplan;
- Sette opp kontorsystemer;
- Koordinere møter og konferanser; og
- Bekrefte deltakere for ulike møter.
Assistenter kan også:
- Opprette informasjonsstyringssystemer;
- Sette opp Og administrere arkiveringssystemer;
- Opprett databaser for formål som utsendelser;
- Opprett et bring forward-system (et oppfølgingssystem designet for å sikre at tidsfrister overholdes); og
- Sikre at ulike dokumenter er oppdaterte (for eksempel klientfilkontoer eller office-utgiftskontoer).
Juridisk arbeid
en juridisk assistents arbeid skiller seg fra arbeidet til andre assistenter fordi det krever en solid forståelse av juridisk terminologi og prosedyrer. Den nøyaktige naturen til arbeidet juridiske assistenter gjør, avhenger imidlertid av spesialiteten til advokaten eller advokatene de jobber for. Deres plikter kan omfatte:
- Juridiske dokumenter er riktig forberedt (de er på den nødvendige papirstørrelsen og bruker riktig skrift, for eksempel);
- gjør juridisk forskning;
- Sørge for at juridiske dokumenter sendes innen tidsfrister;
- Holde firmaets juridiske dokumenter, for eksempel arkiver av møteprotokoller, er oppdatert; og
- ta notater på konferanser, høringer eller saksbehandlinger.
Commissioner of ed
I Ontario, juridiske assistenter kan bli bedt om å administrere en ed for en advokat. For å være kvalifisert til å gjøre det, må en juridisk assistent bli anerkjent som en «kommissær for eder» av den aktuelle kroppen. Administrere en ed er en viktig oppgave siden gi falsk informasjon under ed er en straffbar handling.
generelt administrativt arbeid
Juridiske assistenter må også utføre administrative oppgaver, for eksempel:
- Å lage fotokopier;
- Sortere dokumenter;
- Transkribere brev, prosedyrer og notater diktert av advokaten;
- Arkivering;
- Bestille kontorrekvisita og arrangere eksterne tjenester; og
- Transkribere lydopptak av møter.
ARBEIDSPLASS
Uansett hvor det er advokater, finner du juridiske assistenter!
du kan finne juridiske assistenter på jobb i:
- Advokatfirmaer;
- Rettshus;
- Føderale, provinsielle og kommunale myndigheter; og
- Selskaper.
UTDANNING og OPPLÆRING
for å bli juridisk assistent må du:
- har en videregående skole diplom; og
- har fullført en college-nivå juridisk assistent program (ett eller to år).
Ontario
I Ontario Har Vi Valgt Å Tilby denne opplæringen i fransk. Hvis du vil vite mer om juridisk assistent programmene som tilbys på disse to høgskolene, besøk institusjonenes nettsteder:
- La Cité (kun på fransk)
- Le Collè Boré
Andre provinser
hvis du ønsker å jobbe som juridisk assistent i Alberta, British Columbia og Manitoba etter opplæring i fransk, må du trene i en annen provins eller hos arbeidsgiveren din.
for mer detaljert informasjon om en karriere som juridisk assistent I Alberta, besøk Alberta Occupational Profiles nettside.
UTFORDRINGER
computer literacy
Mer og mer av arbeidet som utføres av juridiske assistenter innebærer datamaskiner, som i stor grad har endret arten av deres arbeid. Som et resultat må juridiske assistenter være komfortable med de ulike dataressursene som er tilgjengelige. Eksempler er:
- Internett;
- Juridiske databaser; og
- Datastyrte faktureringssystemer.
Juridisk kunnskap
Juridiske assistenter må utvikle en rekke juridiske ferdigheter og ha god kunnskap om juridiske saker. Dette er viktig for å sikre at juridiske filer og prosedyrer følges opp og tidsfrister overholdes.
siden forretningsregler samt tidslinjer og frister kan endres over tid, må juridiske assistenter holde seg oppdatert på slike endringer for å sikre overholdelse. Løpende opplæring og oppdatering er viktig for at assistenter skal holde seg oppdatert.
Sysselsettingsutsikter
fremtiden for juridiske assistenter er lys. Det er generelt en høyere etterspørsel etter juridiske assistenter i større byer, hvor lønnsraten også er høyere.
Assistenter som spesialiserer seg på det juridiske feltet har bedre arbeidsutsikter enn assistenter uten spesialitet.
NØDVENDIGE FERDIGHETER
her er noen av de viktige ferdighetene som trengs for en karriere som juridisk assistent.
evne til å planlegge
Gitt volumet av dokumenter som juridiske assistenter håndtere og ulike oppgaver de har, juridiske assistenter må være i stand til å sette prioriteringer, møte tidsfrister og har eksepsjonelle organisatoriske ferdigheter.
Diplomati
Juridiske assistenter må være ekstremt diplomatiske og vise skjønn siden de ofte er den personen klienter først kommer i kontakt med og har tilgang til konfidensiell informasjon.
Følg regler
i løpet av sitt arbeid må juridiske assistenter observere frister, juridiske prosedyrer samt skrive-og grammatikkregler.
gode skriftlige kommunikasjonsevner
en stor del av en juridisk assistent arbeid innebærer utarbeidelse og revisjon av dokumenter. Som et resultat, juridiske assistenter må ha gode kommunikasjonsevner, et øye for detaljer og en god beherskelse av fransk og engelsk.
Dette er bare noen eksempler på ferdigheter du trenger. Kvaliteter som viser nøye med detaljer i høy-stress situasjoner under stramme tidsfrister vil også bidra til å gjøre deg en utmerket juridisk assistent.