et vanlig spørsmål jeg får fra coaching klienter er » hvordan blir jeg en mer konsis kommunikator?»

det er ingen overraskelse fordi kortfattet kommunikasjon er viktigere nå enn noen gang før.

Vurder dette:

• gjennomsnittlig menneskelig oppmerksomhetsspenn har falt fra 12 sekunder i år 2000 til åtte sekunder i dag.
• hver dag mottar den typiske kontorarbeideren 120 e-poster.
• Hver gang en person blir distrahert, tar det over 23 minutter for dem å gjenvinne fokus.

gitt disse realitetene, er det ikke rart at studier rangerer gode kommunikasjonsevner som dobbelt så viktig som gode lederegenskaper. Det er fordi, i denne alderen av oversaturasjon, er det liten margin for feil. Faktisk skylder 86% av ansatte mangel på god kommunikasjon for feil på arbeidsplassen.

Folk blir utålmodige når de må jobbe mentalt overtid for å forstå hva du sier. Long-windedness kan oppfattes som ubesluttsomhet og raskt koste deg tillit og respekt som leder.

Konsis kommunikasjon er helt klart en viktig del av utøvende tilstedeværelse og prosjektering tillit, men det er også Noe Sensitive Strevere ofte sliter med.

Hvorfor Sensitive Strivers Sliter Med Kortfattet Kommunikasjon

du overexplain.

du tror kanskje at du er grundig, men alt du egentlig gjør er å miste den andre personens oppmerksomhet. I stedet for å gjøre poenget klart, ender du opp clouding det ved overexplaining. Mange Sensitive Strivers utilsiktet overkompensere for deres usikkerhet ved å si mer, spesielt i situasjoner der de føler seg skremt.

du tror alle er som deg.

du kan gjerne behandle informasjon dypt, men du er i minoriteten(bare ca 15-20% av befolkningen er sensitiv). Stol på meg, jeg får det. Jeg er en høy-input person, noe som betyr at jeg må ta i tonnevis av datapunkter før en beslutning. Men andre mennesker, spesielt toppledere, opererer ikke på den måten. De får lett overveldet av for mye informasjon og foretrekker du være direkte og rett på sak.

Du prøver å være noen du ikke er.

Klienter forteller Meg at De «trenger en større personlighet» for å utstråle utøvende tilstedeværelse. Hvis du prøver å være noen du ikke er, vil andre føle det. Ikke bare vil du komme ut som inauthentic, men du vil også eksos deg selv i prosessen. Bedre å finne en måte å kommunisere konsist på en måte som passer din personlighet og stil.

9 Måter Å Kommunisere Klart og Effektivt

1. Forbered deg på forhånd

Uten forberedelse kan du ikke være kort. Før et viktig møte, ta fem minutter å gjennomgå dagsorden og andre materialer. Skriv ned notater for deg selv. Organiser dine tanker og øremerke hvor du vil bidra.

hvis du skal snakke, gå gjennom de ekstra trinnene for å skape snakkepunkter og forutse innvendinger og spørsmål. Jeg liker å ha mine klienter forberede noen «ofte stilte spørsmål» å ha i baklommen, bare i tilfelle det er stillhet på slutten av presentasjonen.

2. Gi en pre-read

hvis du har mye informasjon å dele, bør du vurdere å forberede en pre-read. Dette er et dokument som gir bakgrunnsinformasjon om et emne. Det betyr at du kan gi publikum nødvendig kontekst og deretter være kortere i din tid sammen. En forhåndslest kan være rapporter, lysbilder eller detaljert analyse.

3. Fullfør setningen: «hvis du går bort fra denne samtalen med en ting, vil jeg at den skal være______.»

hvis du ble tvunget til å koke ned hovedideen til en setning, hva ville det være? Bruk dette som emnelinjen i e-posten din eller gjenta uttrykket ordrett når du snakker. Det vil sikre at du trekker publikums oppmerksomhet til den største takeaway du vil at de skal huske.

4. Bruk PREP framework

Når du er tvunget til å snakke improvisert, kan du snakke sterkt og sammenhengende ved HJELP AV PREP framework. Slik fungerer det: Gjør et poeng kortfattet, sikkerhetskopier det med en grunn, gi bevis og avslutt med å gjenta poenget ditt. Eksempelvis…

• Punkt: jeg tror vi bør ta retning A
• Grunn: Vi har mottatt positiv tilbakemelding om denne tilnærmingen
• Bevis: for eksempel sa vår president at han støtter det
• Punkt: Det er derfor jeg tror retning A er best

5. Bruk bridging og flagging setninger for å markere og punktum dine poeng

Flagging og bridging refererer til to PR taktikk som du kan ta inn i styrerommet. Flagging er som å stikke et flagg i bakken eller vinke en i luften for å si, «vær oppmerksom – dette er viktig!»Mens brobygging hjelper deg med å gjøre en overgang fra en ide til en annen. Bridging er spesielt nyttig når du vil endre emnet eller styre samtalen i en annen retning.

Eksempler på flagging uttalelser er:

• Det hele koker ned til…
• hjertet i saken er…
• jeg kan ikke understreke nok…

Eksempler på bridging uttalelser er:

• jeg kan ikke snakke med ____, men det jeg kan si er…
• mens ____ er viktig, er det også viktig å huske det…
• Før vi forlater dette emnet, vil jeg gjerne legge til…

6. Kjenn målgruppen din

Vurder hvilke bekymringer og innvendinger som er viktigst for menneskene du kommuniserer med. Hva bryr de seg mest om? Hvilke problemer prøver de å løse? Viktigst, hva er det for dem hvis de lytter til deg? Hvordan vil det du deler med dem bidra til å spare dem tid eller gjøre jobben enklere? Bruk budskapet ditt når det gjelder hvordan det påvirker publikum.

7. Still spørsmål

ofte konsis kommunikasjon handler om å si ingenting i det hele tatt. Du må lytte først. Nærmere bestemt, spør mange åpne spørsmål som:

• hva synes du om det jeg har delt?
• Hva synes du er best?
• hvordan ser dette ut til deg?
• Hva vil du legge til eller endre?
• hva føler du om det?
• Hva er ditt inntrykk Av X?
• hvordan passer dette inn i planene dine?
• Hvilken del er ennå ikke klar?
• Kan du si mer?
• Hva er et eksempel?
• hvilken støtte trenger du?

8. Rediger e-postene dine

en god tommelfingerregel: e-post bør ikke være mer enn fem linjer. Hvis e-posten din er lengre enn det, kondensere det ned eller gjøre det en telefonsamtale.

Kontroller at meldingen er skannbar. Det betyr korte avsnitt og setninger. Bruk punktpunkter og nummerering for å gjøre teksten lettere å fordøye.

9. Eliminer fluff

Sikringsspråk, for eksempel «jeg ville bare sjekke inn «eller» Kan vi kanskje finne en tid til å chatte?»minimer kraften i dine ord.