for enhver moderne virksomhet er leverandørgjeld en av de høyeste innsatsoppgavene som finnes. Tross alt må hver bedrift betale det den skylder – du har ikke råd til å få dette galt.

Håndtering av fakturaer raskt og nøyaktig er nøkkelen til å opprettholde gode relasjoner med leverandører. En god leverandørgjeld system sikrer også at du ikke har gjeld på bøkene dine for lenge, unngå risikoen for virksomheten tillit.

hvis noe av dette har du følelsen stresset ut, ikke bekymre deg-vi er her for å hjelpe!

I dette innlegget tar vi en titt på det grunnleggende når det gjelder leverandørgjeld, samt å utforske noen kritiske verktøy og teknikker.

men først, la oss starte med det grunnleggende – hva er leverandørgjeld, nøyaktig?

Hva er leverandørgjeld?

enkelt sagt består leverandørgjeld av alt virksomheten din skylder kreditorer. Dette kan kjøre hele spekteret av gjeld, fra frilansere fakturering av måneden gjennom til billeasing byråer fakturering for din arbeidsflåte.

vanligvis refererer leverandørgjeld til kortsiktig gjeld, dvs. ting du planlegger å betale i løpet av året-ideelt godt i løpet av året.

Langsiktig gjeld-som boliglån og andre lån som tar mer enn tolv måneder å betale seg – er vanligvis spesifisert som separate forpliktelser, og er ikke inkludert i leverandørgjeld.

Leverandørgjeld er en forpliktelse for bedrifter. Dette gjør det svært viktig å administrere effektivt og ansvarlig, da dette bidrar til å opprettholde tilliten til din evne til å betale gjeld. I tillegg er det en respektfull ting å gjøre for kreditorene dine.

La oss ta et sekund for å dekke et viktig skille: leverandørgjeld vs kundefordringer.

Leverandørgjeld vs kundefordringer

det er nyttig å tenke på leverandørgjeld og kundefordringer som to sider av samme sak.

Leverandørgjeld refererer til behandling av betalinger skyldte til skyldnere av virksomheten din.

Kundefordringer, men refererer til det motsatte – penger skyldte til bedriften av skyldnere, dvs. folk som ennå ikke har betalt for varer eller tjenester.

Med oss så langt? Utmerket.

Nå har vi definisjonen ting ut av veien, la oss knekke inn i noen av de avgjørende hensynene når du administrerer leverandørgjeld.

Administrere leverandørgjeld prosessen

i den moderne verden, bedrifter må betale mye kreditorer på en konstant basis.

dette inkluderer programvareleverandører, profesjonelle tjenester som regnskapsførere eller HR-rådgivere, og eventuelle frilansere du måtte ha på bøkene.

antallet personer som stoler på rask og nøyaktig betaling av fakturaer, gjør leverandørgjeld til en high-stakes oppgave. Hvis du ikke har et system på plass for å hjelpe deg med å administrere disse betalingene, ber du om problemer.

det viktigste: nøyaktighet

når det gjelder leverandørgjeld, er det viktigste å betale kun selskapsfakturaer som er legitime og nøyaktige.

Dette kan høres åpenbart, men det er avgjørende. Før du behandler en leverandørs faktura for betaling, må du huske å sjekke følgende:

• gjenspeiler fakturaen nøyaktig hva selskapet bestilte?
• har selskapet faktisk mottatt varene eller tjenestene fakturert?
• er enhetskostnadene og beregningene riktige? Hva med skatt?

Å få disse detaljene riktig vil bidra til å sikre nøyaktigheten og integriteten til leverandørgjeldsprosessen.

La oss bryte dette ned i noen få viktige trinn.

viktige trinn I PROSESSFLYTEN AP

for de fleste bedrifter koker leverandørgjeldsprosessen ned til tre viktige trinn:

1. Fullføre en innkjøpsordre: dette innebærer å sette ut varene eller tjenestene som skal kjøpes, samt prisen. En bestilling viser også eventuelle vilkår og betingelser for transaksjonen, og tidslinjene for levering.
2. Behandling av en mottaksrapport: her registrerer leverandøren varene eller tjenestene som tilbys og viser betalingen til leverandøren. Motta rapporter liste mange viktige detaljer, så det er viktig å ta deg tid til å gre gjennom dem.
3. Mottak og behandling av leverandørfakturaen: når en faktura er mottatt, behandler virksomheten den for betaling. Som ovenfor innebærer dette å sjekke gjennom hver av detaljene for å sikre at den samsvarer med varene eller tjenestene som faktisk mottas.

Enkelt, ikke Sant? Vel, ikke nødvendigvis.

dessverre er leverandørgjeld et av områdene som er mest utsatt for forretningssvindel. Den store mengden penger som går ut av en bedrift gjennom leverandørgjeld, gjør det til en attraktiv prosess for svindlere å målrette.

og så er det alltid risiko for enkle feil underveis. Selv om alle involverte betyr godt, kan små feil krype inn og være kostbare nedover linjen.

På grunn av dette er det avgjørende å bryte opp ansvaret for de separate trinnene. Å ha flere personer logge av på fakturaer gjør det mye vanskeligere å spillet systemet.

( husk å lese vårt innlegg på de fire største svindelrisikoene finansteamene står overfor, og hva du kan gjøre for å beskytte mot dem.)

Et annet viktig skritt I AP – prosessflyten din? Ved hjelp av et sentralisert betalingssystem.

Sentraliser fakturabetalinger

når du behandler leverandørfakturaer, er det avgjørende å sentralisere betalinger. Hvis alle selskapsbetalinger kommer fra en enkelt konto, er det mye lettere å få en klar oversikt over pengene som går ut døren.

en ting du virkelig vil unngå, er å betale fakturaer på ad hoc-basis, eller med flere kontoer eller kredittkort.

Splitting av fakturabetalinger gjør det ikke bare vanskeligere å få tak i hvor mye bedriften din betaler hver måned, men åpner også for risikoen for svindel.

faktisk er den beste situasjonen å håndtere alle selskapets utgifter fra ett sted. Det betyr kontorutgifter, reiseutgifter og en rekke andre betalinger bedrifter gjør på en daglig virksomhet.

men mer om dette snart. For nå, la oss ta en nærmere titt på hvordan du kan spore forfallsbetalinger.

Spor alle forfalte betalinger tydelig

når det gjelder kontantstrøm, budsjettering og beslutningstaking, er det viktig å vite nøyaktig hva du skylder, hvem det skyldes, og når betalingen forfaller.

for å oppnå dette må du sørge for at alle betalinger er tydelig sporet i regnskaps-eller utgiftsadministrasjonsprogramvaren.

for mange regelmessige, gjentatte betalinger (for eksempel fruktleveranser for kontorkjøkkenet eller webhotellavgiftene), kan det være mer praktisk å sette opp en gjentakende betaling.

Regelmessige betalinger kan fjerne stress og distraksjon av å administrere gjentatte betalinger. Du bør imidlertid balansere dette med behovet for å ha synlighet på tvers av betalingene dine-du vil ikke risikere å betale for ting du ikke lenger trenger.

Vet nøyaktig hvem som autoriserer betalinger

mange feil oppstår fordi folk ikke er sikre på en kritisk detalj – hvem signerer på betaling av leverandørfakturaer, akkurat?

for hver klientfaktura som kommer, må du vite hvem som har ansvaret for å godkjenne betalingen.

Er det den relevante lederen? ER DET CFO? Heck, ER DET CEO?

svaret på dette spørsmålet vil avhenge av selskapsstruktur og nivået på autonomi i å håndtere betalinger.

ved å bruke uregelmessigheter, er det viktig å vite nøyaktig hvem som signerte på en bestemt betaling for å komme til bunnen av tingene.

Ikke bare det, men å ha klart ansvar reduserer også risikoen for at fakturaer faller mellom sprekkene og går ubetalt.

Leverandørgjeldstips fra hele nettet

Det er mange gode råd der ute for å forbedre AP-prosessen din. Her er noen av våre favorittstrategier.

MineralTree – Fange fakturaer i små doser

MineralTree ER AP og betaling automatisering eksperter. Og for fakturaer spesielt, anbefaler de å holde batchstørrelser håndterbare.

» jo mer tid du bruker på å utføre manuell dataregistrering, jo mer utsatt for feil blir du over tid. Som leverandørfakturaer trickle i, er det fristende å utsette prosessen med å fange dem til en fremtidig tidspunkt at du kan slå dem alle ut i fall swoop.

«Hvis du Tar fakturaene dine i mindre doser, eller til og med individuelt, vil det begrense feil og hvor mye tid du bruker på å korrigere feil.»

Dette er grunnen til at vi oppfordrer individuelle teammedlemmer til å legge inn fakturadata så snart de mottar det. Så ingen person må vade gjennom et fjell av fakturaer.

Dooap-Pay fakturaer i større grupper

Dette kan høres i strid med rådene ovenfor, men vi snakker faktisk om to forskjellige deler av prosessen. Logg fakturaer i AP eller spend management system i små doser, ja. Men det betyr ikke at du må betale hver enkelt umiddelbart.

» hvis du for øyeblikket betaler kjøpsfakturaer fem ganger i uken, bruker du arbeidstid-fem ganger i uken-logge inn i programvaren, danne betalingspartier, sjekke, godkjenne og sende betalinger. Hvis du skulle sende betalinger bare to ganger i uken, reduseres arbeidsbelastningen umiddelbart med 60%, men leverandørene dine vil fortsatt få betalt i tide og aldri merke forskjellen.

» hvorfor ikke redusere betalingstidene med en gang?»

når fakturaer er skrevet inn og sjekket, er det ikke mye dataregistrering og derfor få feil å gjøre. Så det er fornuftig at du kan takle betalinger i større batcher.

Invoicera-Sett opp oppgavepåminnelser

du kan ikke bekjempe menneskets natur og forvente å vinne. Det kan føles som om du kan holde deg på toppen av alle fakturaer og betalinger uten hjelp, men til slutt må noe gi.

i Tillegg har Du et helt lag å tenke på.

» Å Glemme informasjon og oppgaver er en veldig vanlig menneskelig tendens. Ved å sette opp påminnelser kan man enkelt ta vare på regninger og ta skritt mot leverandørgjeld prosessforbedring.»

Noe så enkelt som en e-post eller Slakk påminnelse hjelper deg og teamet ditt å ligge i forkant. Vi har disse I Spendesk, og uansett spend management verktøy du bruker bør også.

Due-Opprettholde gode leverandørforhold

hvis du bruker de samme leverandørene om og om igjen, må du kunne stole på at de skal ha dine beste interesser på hjertet. Dermed må du prioritere sine beste interesser selv:

» Dyrke relasjoner med leverandører kan lønne seg over tid også for leverandørgjeld. For eksempel, hvis du er på god fot med en leverandør som en vanlig kunde, kan du være i stand til å få rabatterte tjenester eller produkter.

» I Tillegg, Hvis din bedrift er stolt av rettidig betaling, kan du være i stand til å sikre rabatterte betalingsbetingelser (som 2% på ti dager etter faktura).»

det er ganske enkelt – du klø ryggen, og de vil klø din.

Spor og behandle fakturaer med et godt utgiftshåndteringsverktøy

Å Få leverandørgjeld riktig kan være tidkrevende. Tross alt, det er en head-spinning mengde detaljer å holde seg på toppen av.

Dessverre er Det Mange bedrifter som ikke hjelper seg selv. Selv i programvarealderen bruker mange bedrifter fortsatt ad hoc-prosesser. Noen Luddites der ute er selv fortsatt bruker fysiske, hard-kopi faktura godkjenningssystemer.

ikke bare er dette tidkrevende og dyrt, men det skaper også risiko for brukerfeil. Med mengden penger i fare i leverandørgjeld, er det viktig å få dette rett fra første trinn.

de riktige verktøyene kan utgjøre hele forskjellen her, og hjelper deg med å spore og behandle fakturaer tydelig og nøyaktig, og alt med minimal stress.

med en integrert spend management-plattform kan du automatisere hvert trinn i fakturaprosessen, fra fakturainnsamling til betalingsbehandling.

for Eksempel Hjelper Spendesks Leverandørfakturamodul deg med å holde oversikt over de mange fakturaene som kommer din vei på daglig basis. Spendesk sorterer automatisk fakturaer i kategorier for godkjenning, og sender påminnelser når forfallsdatoer nærmer seg.

Å Stole på dedikert programvare for å hjelpe deg med å administrere leverandørgjeld, vil holde forretningspartnerne dine glade, og vil stoppe deg fra å bli» den klienten » med leverandører.

Konklusjon: Leverandørgjeld er for viktig til å ta feil

Stol på oss: leverandørgjeld er en av de viktigste oppgavene for å få rett.

risikoen er rett og slett for stor til å overlate til tilfeldighetene. En dårlig leverandørgjeld prosess kan ikke bare skade dine relasjoner med leverandører, men kan åpne deg for risikoen for svindel.

for å gi deg selv det beste bildet på en sømløs og responsiv leverandørgjeldsprosess, tenk på tipsene i dette innlegget, og reflekter over hvordan du kan forbedre systemene dine.

Mens du er i gang, ta en titt På Spendesks praktiske leverandørgjeldsfunksjoner. De vil spare deg og teamet ditt for mye tid og stress.

når du er ferdig, kan du gå over til vårt dypdykk på innkjøp vs. innkjøp, og ta en titt på seks finansprosesser – inkludert leverandørgjeld-du kan automatisere for å spare tid.