ansettelsesprosessen innebærer uunngåelig opprettelse av mange poster som involverer søkere som til slutt ikke er valgt for en stilling. Spørsmålet blir da hvor lenge skal disse postene holdes nå som den potensielle leien ikke lenger vurderes av selskapet? Også, i økende grad, i hvilken grad påvirkes disse postene av personvernlover som er opptatt av personlig identifiserbar informasjon (PII)?

årsakene arbeidsgivere velger å holde ikke-leie poster utover varigheten av utvelgelsesprosessen er mange:

• i tilfelle omstendigheter krever dem til å besøke søkeren bassenget for en eller annen grunn
• de kan bli blandet inn i en klasse av poster som er knyttet til den generelle rekruttering/utvelgelsesprosessen og beholdes tilsvarende, avhengig av hvordan selskapet poster oppbevaring planen er organisert
• potensialet for søksmål ofte driver selskapets retningslinjer om oppbevaring av ikke-ansette søkeren poster
• en rekke juridiske krav med varierende grad av oppbevaringsperioder mandat oppbevaring av disse postene

enten drevet av forretnings-eller operasjonelle behov, vanlig praksis eller lov, som bestemmer oppbevaringsperioden for disse postene, krever vurdering og analyse av de ulike lovene som sannsynligvis gjelder for et gitt selskap.

AMERIKANSKE føderale juridiske oppbevaringskrav som er relevante for ikke-ansettelsesregistre, varierer vanligvis avhengig av størrelsen på en arbeidsgiver og typen virksomhet de driver. Under visse føderale handlinger avhenger deres anvendelighet av antall ansatte og status som privat eller offentlig enhet. For eksempel krever noen ikke-diskrimineringslover oppbevaring av søknadsskjemaer sendt inn av søkere og andre ansettelsesregistre, inkludert de som er relatert til valg i ett år. Denne perioden kan forlenge lenger der tilfeller av diskriminering er gjort. Lignende krav er også pålagt på statsnivå.

Føderale entreprenører er ofte holdt til strengere standarder som kan kreve ikke-leie poster skal holdes lenger. Oppbevaringsperioden er betinget av antall ansatte og den monetære verdien av de offentlige kontraktene der arbeidsgiveren er engasjert. Avhengig av de foregående faktorene, mandat oppbevaringsperioden for ikke-leie poster, inkludert cver innsendt for vurdering, varierer fra ett til to år.

MENS det tas hensyn til de juridiske oppbevaringskravene, ER PII-personvern en voksende bekymring og en viktig faktor for å sette riktig oppbevaringsperiode for ikke-ansettelsesregistre, som i økende grad er gjenstand for personvernlover som søker å beskytte PII av nåværende, tidligere og potensielle ansatte. Utah er en av de første statene til å vedta en slik oppbevaring krav i forhold til ikke-leie poster Under Employment Selection Procedures Act. Etter Loven, arbeidsgivere har ikke lov til å holde opplysninger samlet inn under den første utvelgelsesprosessen i mer enn to år etter at arbeidsgiver mottar opplysninger fra søkeren. Lignende krav vil sannsynligvis vises oftere DA AMERIKANSKE stater blir stadig mer aggressive i deres innsats for Å adressere PII-personvern.

Minimere risiko og maksimere samsvar gjennom en nøye undersøkelse av statlige og føderale lover som gjelder for din bedrift med hensyn til ikke-leie poster. En forsvarlig analyse vil kreve vurdering av interne behov og juridiske krav som vektet mot sannsynlige personvernimplikasjoner for å holde slike poster lenger enn nødvendig.