På Ruby, våre crackerjack ansatte virtuelle resepsjonister felt hundrevis av samtaler hver dag-og vi har lært mye i prosessen!
hvis du er ny til å svare på telefon, eller bare ønsker å friske opp dine ferdigheter, disse fem resepsjonist trening tips vil hjelpe deg å skinne som En Ruby-imponerende hver ringer.
- si aldri «jeg vet ikke»
- Omskrive meldingen ord-for-ord
- Bekreft innholdet ditt
- Ta pusten og…
- Smil
Det stemmer, det er så enkelt!
1. Aldri si» jeg vet ikke »
Sjansene er veldig gode For at du blir spurt spørsmål som du ikke vet hvordan du skal svare, spesielt hvis du er ny på en jobb. Men å si «jeg vet ikke» er en blindgyde. I stedet velger du
«La meg finne ut for deg»
«Jeg vil gjerne se på det»
«Flott spørsmål! La meg sette deg i kontakt med den beste personen til å svare på det.»
Setninger som begynner i «La meg «og» jeg vil gjerne «er gode måter å slå» jeg vet ikke » blues.
2. Omskrive meldingen ord for ord
Innringere elsker å vite at deres meldinger vil bli videresendt nøyaktig. Hvilken bedre måte å forsikre dem om dette enn å gjenta sine meldinger tilbake til dem? Hvis du går gjennom resepsjonist trening, er det også en fin måte å se etter feil.
Bekreft innholdet
les alltid tilbake telefonnumre, og stave ut noen vanskelige navn eller ord for å sikre at du har tatt dem ned riktig. Her er noen tips for å bekrefte informasjon.
Ta en pust, og
Du har mye å gå på — e-post hoper seg opp, dokumenter som skal arkiveres, rapporter å skrive. Resepsjonist trening er tøff, og jobben i seg selv er enda vanskeligere! Men når telefonen ringer, er det best å sette andre office ståhei ut av tankene dine og fokusere på innkommende anrop. Ta en pust, svare på anropet, og hilse den som ringer med en rolig, vennlig tone i stemmen. La dem aldri se deg svette! Oh, og mens du snakker med den som ringer, sørg for å følge neste trinn…
… smil!
Virker dumt, ikke sant? Det fungerer. Hvis du ønsker å høres vennlig og innbydende, smilende er den enkleste måten å sikre den perfekte tonen i stemmen. Et smil vil også hjelpe deg å føle deg rolig og, vel, glad. Hvem sier at arbeid ikke kan være gøy?