I 2018 lurte en svindler Google Og Facebook ut av en samlet $128 millioner. Detaljene om hvordan han klarte å gjøre det er urovekkende lett. Ifølge undersøkelsen sendte den mistenkte rett og slett falske fakturaer for tjenester som aldri ble gjengitt, Og overraskende betalte Facebook ‘ s økonomi-team opp.

det kunne bare ha vært en måte disse midlene ble sporet og gjenvunnet etter det faktum, og det ville være under en anskaffelsesrevisjon.

nå er det lett å tro at det aldri vil skje med deg. Du har smartere ansatte, sier du. Og du er ikke et milliard-dollar tech selskap med mye penger å tape. Du ser bare ikke at dette skjer med din bedrift.

men visste du at for selskaper med færre enn 100 ansatte, faktureringsordninger er den nest mest utbredte typen svindel?

Men hva er innkjøp?

Det vil hjelpe oss å oppdatere vår forståelse av hvordan anskaffelser fungerer før vi dykker inn i prosessen med å auditere den.

Innkjøp er prosessen med å anskaffe produkter og tjenester en organisasjon krever for å drive sin daglige drift.

Ifølge McKinsey bruker organisasjoner mellom 30-70% av inntektene sine på innkjøp. Dette volumet av kontanter som strømmer gjennom en avdeling skaper gode muligheter for svindel og skruppelløse praksis.

det er her anskaffelsesrevisjoner kommer inn.

Hva er en anskaffelsesrevisjon?

Anskaffelsesrevisjon innebærer periodisk gjennomgang av anskaffelseskontrakter, prosesser og historikk med leverandører for å sikre nøyaktighet, overholdelse av vilkårene som er fastsatt i kontrakten og forbedre effektiviteten.

hva er essensen av anskaffelsesrevisjon?

Anskaffelsesrevisjon hjelper organisasjoner med å oppfylle tre hovedfunksjoner,

• Innkjøp gir deg mulighet til å avdekke og eliminere svindel på tvers av innkjøpssystemet. Ved å ta et helhetlig blikk på innkjøpshistorikken din, er det enkelt å identifisere uregelmessigheter i tide.
• Samsvar. Periodisk revisjon avslører om leverandørene dine har holdt seg til vilkårene som er fastsatt i kontraktene, slik at du enten kan avslutte misligholdte kontrakter eller kartlegge en vei fremover.
• Effektivitet. Ved å ta en grundig titt på innkjøpsmaskinen din, er det enkelt å hva som må endres og hvor du kan få de samme eller enda bedre resultatene ved å trimme ned innspill.

Anskaffelsesrevisjon, som alle andre former for revisjon, avslører problemer med anskaffelsen og identifiserer muligheter for endring.

hvordan kjøre en anskaffelsesrevisjon?

en anskaffelsesrevisjon har betydelige fordeler for organisasjonen. Men ikke la deg lure. Anskaffelsesrevisjon er en intensiv prosess som graver seg inn i kjernen av systemene og prosessene dine for å vise deg hva som fungerer og hva som må endres for å administrere innkjøpene dine bedre.

du må analysere utallige dokumenter, samarbeide med interessenter og bygge en detaljert rapport om alle funnene dine for høyere ledelsens vurdering. Her er en oversikt over hva som trengs for å kjøre en anskaffelsesrevisjon.

Involver ledere og direkte interessenter

Innkjøp har en tendens til å presentere seg som et ganske teknisk felt.

du får administrere mye data, flytte dataene fra sted til sted, behandle det til informasjon, og ta beslutninger basert på konklusjonene du når

, men ikke ignorere den menneskelige faktoren som gjør at alt fungerer. Din første anløpshavn i anskaffelsesrevisjonsreisen er å ha 1: 1 eller til og med en generalforsamling med innkjøpsledere og direkte interessenter på tvers av organisasjonen.

Du tar Sikte på å fange deres on-the-job perspektiv og få deres analyse på hva som fungerer, hva som ikke, og hva som kan forbedres for å gjøre innkjøp kjøre mer effektivt.

dette hjelper deg på auditeringssøket ditt, siden du nå har en bedre ide om hva du skal passe på.

selvfølgelig må du fortsatt fullføre revisjonen din fra bunnen av og ikke ta noen ord for det (det er derfor det kalles en revisjon) , men looping ledere inn i prosessen gir deg i utgangspunktet tips om hva du skal understreke gjennom hele revisjonsprosessen.

Fokus på problemområder

det er tre hovedgrener til anskaffelsesrevisjon – revisjon av anskaffelseskontrakter, prosesser og til slutt anskaffelseshistorie for å evaluere ytelse over tid.

alle disse trenger en helhetlig tilnærming for å avdekke hva som fungerer og hva som ikke er og komme ned for å fikse dem med en gang.

enda Bedre: du kan utnytte tilbakemeldingene fra innkjøpsledere og interessenter til å identifisere problemområder i anskaffelsesprosessen og finne ut hva som må fikses raskere.

nå fjerner dette ikke på noen måte ansvaret fra å måtte revidere ende-til-ende, men hjelper deg med å fokusere innsatsen din på kjente problemer, slik at du kan fikse dem før du jakter på skjulte problemer.

Revisjonsrekvisisjon og innkjøp skjemaer

Innkjøpsordrer fylles ut når det er lager innkjøpsavdelingen bestiller.

dette utgjør muligheter for skruppelløse ansatte til å manipulere tall og begå svindel.

Mest spesielt, gitt volumet av innkjøpsordrer, kan innkjøpsavdelingen din ha behandlet, det vil være umulig å analysere hvert enkelt dokument.

det du gjør er å velge prøver tilfeldig fra flere leverandører og se gjennom detaljene på hver enkelt. Se etter signaturer, notater, bestillingsdetaljer, priser og kryssjekk tall mot priser notert i kontraktene for hver leverandør.

leverandør utvalg revisjoner

organisasjonen har antagelig kriterier for vetting leverandører før du setter dem på din innkjøp vaktliste. Disse kan inkludere risikovurderinger, resultatdata, priser og annen konkurransedyktig analyse for å få det beste tilbudet mulig fra en gruppe leverandører.

dette er et annet område som er utsatt for risiko for svindel, siden kontakter i organisasjonen kan justere standarder for enkelte leverandører for å hjelpe dem med å kvalifisere seg uten å møte avtalte referanser.

under overvåkingsprosessen går du gjennom leverandørvurderingene og analyserer hver leverandør for å finne ut om de måler opp til utvalgsstandardene. Ta opp dine funn som du avanserer.

Revisjonshandlinger og prosesser

Se gjennom prosessene ansatte i hele organisasjonen implementerer mens du foretar innkjøpsrekvisisjoner, ordrer eller administrerer andre daglige anskaffelsesoppgaver.

• er de unødvendig byrdefulle?
• Kan de forenkles og fortsatt få de samme resultatene? Må ansatte hoppe over viktige skritt?
• har ansatte tilbakemeldinger på hvordan man kan effektivisere innkjøpsprosessene?

Vurder hvor produktive prosessene dine anskaffelser har vært basert på, for å finne det beste handlingsforløpet ditt.

Behandle din innsikt

med din forskning og revisjon gjort, her er scenen hvor du legger alt i detalj for høyere ledelsens vurdering.

for alle problemområdene som er identifisert, kan du gni tankene med ledere, ansatte og direkte interessenter for ideer om hvordan du løser dem. For funksjonelle områder kan du brainstorm for å finne ut hva som kan justeres for å få enda bedre resultater.

Ta all informasjonen du har samlet og ta tid behandling og analysere den med hjelp fra interessenter som er ansvarlige for disse datapunktene som vil hjelpe deg å forstå alt.

Rapporter funnene dine

etter å ha gravd i organisasjonens innkjøp, legg alt i et ordnet format for høyere ledelse og de eldre interessentene som trenger det for deres beslutningsprosesser.

Bruk Kissflow for procurement magic

det er enklere å Foreta en anskaffelsesrevisjon når du har intelligente prosesser, omfattende datarapportering, samarbeidsverktøy for å engasjere interessenter og maksimal synlighet i kontrakt-og transaksjonsdata.

Kissflow Procurement Cloud tilbyr en omfattende løsning som gir deg mulighet til å administrere innkjøp fra get-go og minimerer behovet for å lappe ting opp nedover linjen.

Med Kissflow Procurement Cloud kan du:

• Fraråder og til og med eliminere svindel med maksimal rapportering og synlighet
• Opprett og administrer intelligente prosesser med noen få klikk
• Design dine anskaffelsesoperasjoner for å fungere så effektivt som mulig

Anbefalt Lesing:

• Lær hva Som gjør Kissflow Procurement Cloud til den beste innkjøpsprogramvaren