Tilordne interne team – og klientprosjektroller

Store prosjekter kan være komplekse. Oppgaver overlapper ofte, avhenger av andre aktiviteter som skal fullføres, eller er så store i omfang flere gruppemedlemmer er involvert. Hvis du ikke setter forventninger til hvem som gjør hva og når de gjør det, kan bemanning raskt bli forvirrende.

sørg For å tilordne bestemte prosjektroller og oppgaveansvar, samtidig som kommunikasjonen flyter. For å gjøre tildeling av prosjektroller enklere, bruk disse pekerne:

• BRUK EN RACI (Ansvarlig, Ansvarlig, Konsultert, Informert) diagram for å avklare roller på tvers av avdelinger og prosesser.
• Velg to notattakere for hvert møte for å sikre at kritisk informasjon blir tatt opp og delt.
• Prøv et nettbasert verktøy for å fremme god kommunikasjon og oppmuntre til kunnskapsdeling mellom klienten og det interne teamet.

Snakk om prosess og hvordan du skal jobbe

Hvert prosjekt er unikt på en eller annen måte. Jada, det kan være delte tilnærminger eller leveranser på tvers av prosjekter, men diskutere hvordan du vil bruke dem på hvert prosjekt er avgjørende for å lykkes. Følg tipsene som er skissert I Kapittel 3, og du vil begynne å etablere forventninger til prosess, leverbare vurderinger—interessenter og tidslinjen din-alt i ett fall.

Conduct status meetings

Det er ingen bedre måte å sette og administrere forventninger enn bare å sjekke inn med teamet ditt og kundene dine. Enten du jobber alene eller på et team på 20, på et kontor eller eksternt, er deling av fremgang en av de beste tingene du kan gjøre for å holde kommunikasjonen flytende.

Interne gruppestatusmøter

generelt er en 15-minutters personlig (eller videochatt) gjennomgang av dagens oppgaver en fin måte å få tak i teamet ditt på. Vær fleksibel med teamet ditt for å bestemme hva som er den beste tilnærmingen til å gjennomføre statusanropet ditt.

når du begynner, bare ta svinger og gi alle en sjanse til å snakke om hva de jobber på den dagen. En rask innsjekking vil tvinge alle til å organisere prosjektprioriteter før møtet. Det lille ansvaret gjør en stor forskjell.

før du pakker opp, spør noe som, » Trenger noen hjelp? Og har noen tid til å hjelpe med andre oppgaver om nødvendig?»Et enkelt spørsmål som det kan hjelpe deg med å bygge tillit og rapport med teamet ditt—og selvfølgelig hjelper det deg med å bli mer effektiv med arbeidet ditt.

Hvordan du nærmer deg prosjektstatusmøter, vil avhenge av prosjektet du jobber med, teamplaner og kanskje til og med intensiteten i arbeidet.

Klientstatusoppdateringer

det er lurt å holde en åpen, konsekvent kommunikasjonslinje med kundene dine. Sørg for at du holder deg oppdatert på alle prosjektproblemer ved å gi en ukentlig statusrapport via e-post eller telefonsamtale, og sjekke inn på justering med prosjektmål.

Statusrapporter ikke bare hjelpe deg og dine kunder holde deg på sporet, de også holde deg realistisk og ærlig om ditt arbeid, prosess, budsjetter og andre problemer. Å gjøre tid til å sitte ned og diskutere disse punktene vil lønne seg når det gjelder kundeforholdet ditt, og vil hjelpe teamet ditt til å se prosjektet til ferdigstillelse. Med regelmessige statusmøter sørger du for at alle involverte gjennomgår og bekrefter forventningene du etablerte ved starten av prosjektet.

en god statusrapport dekker:

• Hva ble gjort forrige uke
• Hva som gjøres denne uken og neste uke
• Gjøremål
• Oppdatering på tidslinjen
• Oppdatering på budsjett
• Potensielle prosjektrisiko

Til Slutt, ikke glem å ha litt moro med statusmøter. Bruk tiden til å ta opp med teamet og klienter på ikke-arbeidsrelaterte emner.

Fremme god klientkommunikasjon

for prosjektledere kommer det alltid tilbake til å være en god kommunikator og tilrettelegger. Hvis du har gjort jobben din, lar en kommunikasjonsplan teamet ditt vite at overkommunikasjon er velkommen-prosjektet ditt vil føles åpent. Teamet vil alltid vite hva som skjer, vil sette sine egne forventninger, og vil trolig møte tidslinje og budsjettforventninger uten spørsmål.

hvis kundenes forventninger er skissert og diskutert, vil de være glade for at de har hjulpet deg med å møte eller overgå dem og vil føle seg beroliget fordi de mest sannsynlig vet hva de kan forvente fra sluttproduktet.