en arbeidsgiver/arbeidstaker forhold er en av spesiell tillit. Noen ganger utnytter ansatte den tilliten ved å stjele fra arbeidsgiveren. Underslag kan skje når ansatte tar kontanter eller omdirigere fakturabetalinger fra kunder, men det kan også skje når ansatte sender inn falske fakturaer for betaling eller bruker selskapets kredittkort for personlige utgifter. Underslag treffer selskaper, offentlige etater og ideelle selskaper av alle størrelser. USA. Department Of Commerce rapporterer at nesten en tredjedel av virksomheten feil er relatert til ansatt tyveri eller svindel. Heldigvis, dette er et område hvor en unse av forebygging kan redde din bedrift fra økonomisk katastrofe nedover veien.
Åtte spesielt enkle løsninger du kan ta følge nedenfor:
1. Gjør en full bakgrunnssjekk før du ansetter en ny ansatt. Du vil bli overrasket over hvor mange selskaper som ikke utfører en bakgrunnssjekk. Hvis du bruker et rekrutteringsfirma, må du være veldig klar på hva bakgrunnssjekken innebærer, og du må sørge for at ansvaret for en bakgrunnssjekk er i kontrakten din. Mange plasseringsbyråer prøver å begrense sitt ansvar for de ansatte de parrer med sine bedriftskunder, så les den fine utskriften.
2. Ha klare retningslinjer og kontroller på plass–og håndheve dem. Uansett hvor stor eller liten din bedrift er, bør du ha satt prosedyrer for å gi ansatte tilgang til og bruk av selskapets kredittkort eller håndtering av betalinger. Alle refusjonsforespørsler må ledsages av kvitteringer eller fakturaer. Aldri betale en faktura av en leverandør du ikke er kjent med bare fordi en ansatt ber deg om å. Hvis du er i tvil om legitimiteten til en faktura, ring selskapet eller gjør noen undersøkelser før du betaler det. For intern regnskapsføring bør du registrere alle typer transaksjoner(f. eks. avskrivninger, refusjoner, justeringer).
3. Begrense tilgangen til finansiell informasjon og ressurser. Etter hvert som et selskap vokser, er det viktig å administrere hvilke ansatte som har tilgang til finansiell informasjon og poster. Når folk forlater selskapet, avslutte tilgangen umiddelbart. På samme måte, som nye mennesker kommer ombord, sette dem opp med unike legitimasjon og begrense tilgangen til bare systemer og verktøy de trenger.
4. Tilordne økonomiske plikter til mer enn en person og kryss tog ansatte. Hvis du har en liten bedrift, kan det være enklest å ha en person håndtere e-post, logg og innskudd sjekker, og avstemme kontoutskrifter. Men å legge alt ansvaret i en persons hender gjør det lettere for tyveri å gå ubemerket. Bedrifter bør dele økonomiske oppgaver mellom to eller flere personer. For eksempel bør du ha en person åpne posten og loggbetalinger som kommer inn, og en egen person som betaler fakturaer og gjør bøkene. Å ha mer enn en person som håndterer disse oppgavene, gjør det lettere å identifisere ting som ser galt ut.
5. Bruk en lockbox for smålig kontanter. Trenger vi å si mer?
6. Utfør tilfeldige interne eller eksterne revisjoner. Hvis ansatte vet at arbeidsgiveren er oppmerksom på svindel og tyveri, vil de være mindre sannsynlig å engasjere seg i det.
7. Få den riktige typen forsikringsdekning og øk grensene for ansattes tyveri. De fleste bedrifter kan ha standard kommersielle generelle ansvarsforsikringer på plass, men de har ikke tilstrekkelig dekning for ansattes tyveri. Selskaper bør backstop mulig tyveri med ansatt uærlighet eller kriminalitet dekning som en del av deres forsikring pakke. Hvis du arbeider med tredjeparter som bemanningsbyråer, be om bevis på deres dekning.
8. Engasjere rettshåndhevelse. Det viktigste du kan gjøre når du fange en ansatt engasjert i økonomisk usømmelighet er å rapportere denne personen til politi. Et overraskende antall selskaper bare avslutte ansatt på grunn av sympati eller sin egen forlegenhet av å ha tillatt selskapet å være sårbare. Problemet med denne tilnærmingen er at det ikke er noen rekord for neste arbeidsgiver å oppdage når de ansetter personen du brann, så unnlater å rapportere tyveri bare foreviger syklusen. Når det gjelder den ansatte, er det vanligvis underliggende problemer som gnist tyveri, for eksempel avhengighet eller mentale/emosjonelle problemer. Rapportering av deres oppførsel til politimyndigheter kan ofte føre til at de får den hjelpen de trenger.
Følge disse trinnene vil hjelpe deg å hindre at bedriften lider tap i hendene på en ansatt. Hvis bedriften din er offer for tyveri av ansatte, er det viktig å engasjere advokat med en gang.