Å Ansette din første ansatt er en stor milepæl for deg og din bedrift. Men å bli en arbeidsgiver kommer med mange ekstra ansvar. Hvis du er klar til å bli arbeidsgiver, må du vite hvilke skritt du skal følge.

8 Trinn for å bli arbeidsgiver

Bruk disse åtte trinnene for å lære å bli arbeidsgiver.

Finn ut statlige og lokale krav

Hver stat og lokalitet har forskjellige regler for små bedrifter. Avhengig av hvor du befinner deg og type virksomhet, kan kravene variere.

Statlige krav

nye arbeidsgiverkrav varierer fra stat til stat. De fleste bedrifter må registrere seg hos staten for nye arbeidsgiverkontoer. Småbedrifter må kanskje også registrere seg for visse lisenser, tillatelser og andre registreringer. I de fleste tilfeller kan du søke om denne informasjonen på nettet.

Arbeidsgivere må registrere seg for statlig arbeidsledighet skatt forsikring, ellers kjent som Suta (State Arbeidsledighet Skatt Loven) skatt. Når du registrerer deg, får bedriften EN SUTA skattesats. Din rente er en statlig arbeidsledighetsprosent basert på din bransje og erfaring(f. eks. 2,7%).

Noen stater kan også kreve statlig funksjonshemming forsikring. For Eksempel krever New York de fleste arbeidsgivere å ha funksjonshemming forsikring for sine ansatte.

Se vår statlige lønn guide for å se krav til staten. Kontakt din stat for ytterligere nye arbeidsgiverkrav.

Lokale krav

din by eller lokalitet kan kreve flere typer arbeidsregistrering. Og du må kanskje holde tilbake lokale skatter fra dine ansattes lønn.

noen stater med lokal inntektsskatt inkluderer Alabama, Colorado, Delaware og Indiana. Andre stater, Som Ohio og Pennsylvania, har bestemte typer lokale skatter, for eksempel skoledistriktskatt.

ofte er arbeidsgivere ansvarlige for å holde tilbake og deponere lokale inntektsskatter for sine ansatte.

Ta kontakt med lokale myndigheter for mer informasjon om du må registrere deg eller ikke.

Søk Om Arbeidsgiveridentifikasjonsnummer

etter at du har bestemt deg For å bli arbeidsgiver, må du søke OM Arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN). EN EIN er et unikt ni-sifret nummer IRS tildeler virksomheten din. Du må søke OM EIN hvis du planlegger å ansette ansatte.

EINs er formatert slik: 12-3456789.

det er ingen kostnad for å søke OM EIN. Du kan søke på nettet FOR DIN EIN. ELLER du kan sende Eller faks Skjema SS-4, Søknad Om Arbeidsgiveridentifikasjonsnummer, TIL IRS.

den raskeste måten å søke OM EN EIN er online. Du trenger ikke å fylle ut noen skjemaer. Ja, du kan skrive ut en umiddelbar bekreftelse for postene dine.

hvis du velger å søke med en papirapplikasjon, fyll UT SKJEMAET SS-4 og send eller faks DET til IRS. Husk at mailing eller faksing søknaden din tar mer tid å motta DIN EIN.

Få workers ‘ kompensasjon forsikring

uavhengig av din type virksomhet, ansatte stå sjansen for å få en jobbrelatert sykdom eller skade. For å dekke uforutsigbare hendelser (f. eks. faller på et vått gulv), må du ha arbeidstakers kompensasjonsforsikring.

Så, hva er workers ‘ kompensasjon forsikring? Workers ‘kompensasjon, også kjent som workers’ comp eller workmans’ comp, er forsikring som gir lønnsutskifting og medisinske fordeler til ansatte som blir syke eller skadet mens de er på jobb. Og arbeidstakers kompensasjon dekker ansatte uavhengig av hvem som forårsaker hendelsen (for eksempel deg, en medarbeider, ansatt, etc.).

arbeidernes kompensasjon kan dekke følgende problemer for ansatte:

• Kroniske ryggsmerter
• Carpal tunnel
• Hørselstap
• Lungesykdom
• Skader forårsaket av arbeidsrelatert stress

dine ansatte kan være kvalifisert for arbeidernes komp fordeler som betaling for diagnose, behandling og rehabilitering.

kostnaden for workers’ comp varierer avhengig av din bedrift, lønn beløp, type arbeid og tidligere workers’ comp krav.

Statlige krav

Hver stat har sine egne arbeidernes kompensasjon programmer og lover å følge.

De fleste stater krever at du får arbeidernes kompensasjon forsikring. Noen stater lar imidlertid arbeidsgivere velge dekning til de har et visst antall ansatte.

Mange stater gir arbeidsgivere frihet til å velge deres arbeidstakers kompensasjonsdekning. Arbeidsgivere I Nord-Dakota, Ohio, Washington og Wyoming må imidlertid kjøpe arbeidernes komp-dekning gjennom sitt eget statsfond.

Sjekk med staten for mer informasjon om arbeidernes kompensasjonskrav.

Bestem hvordan du håndterer lønn

før du kan begynne å ansette og betale ansatte, må du bestemme hvordan du planlegger å håndtere lønn. Vurdere aspekter som kostnader og hvor mye tid det tar å kjøre lønn.

Noen måter å administrere lønn inkluderer:

• Kjører lønn for hånd
• Outsourcing lønn (f. eks regnskapsfører eller bokholder)
• Ved hjelp av en lønn programvare eller leverandør

Kjører lønn for hånd er den mest kostnadseffektive måten å administrere lønn. Det kan imidlertid også være det mest tidkrevende alternativet og føre til kostbare feil. Når du kjører lønn for hånd, må du beregne skatter å holde tilbake for hver ansatt. Og du må sende inn og sette inn lønnsskatten til de riktige byråene.

Ved å bruke en regnskapsfører eller bokholder til å håndtere lønn, må du gi opp kontroll over lønnslisten din. Og outsourcing lønn kan være dyrt for små bedrifter. Selv om det er dyrere enn andre alternativer, kan outsourcing lønn spare deg for mye tid. Og du kan ha fred i sinnet å vite at din lønn innskudd er nøyaktig.

Lønn programvare kan være en lykkelig medium mellom kjører lønn for hånd og outsourcing det. Programvare er et billigere alternativ enn outsourcing lønn. Og lønn programvare er nøyaktig og sparer tid. De fleste lønn programvare systemer lar deg kjøre lønn i løpet av få minutter. Når du ser på lønn programvare, sammenligne alternativene. Se på tilbydernes priser, funksjoner, brukervennlighet, sikkerhet og vurderinger.

Ansett ansatte

Nå som du har lagt grunnlaget, er det på tide å begynne å ansette noen ansatte.

Mange nye arbeidsgivere bruker tradisjonelle ansettelsesmetoder (f.eks. direkte ansettelse). Når du ansetter din første ansatt, bestemme hvilke egenskaper og krav du leter etter i en ansatt.

Lag en tydelig og tiltalende stillingsbeskrivelse. Presisere posisjon krav og kvalifikasjoner for å inkludere i beskrivelsen. Noen kvalifikasjoner du kan liste inkluderer erfaring (for eksempel to år I EN IT-relatert stilling) og utdanning (f. eks. Bachelorgrad I Markedsføring).

hvis det er mulig, ta med ting som fordeler (f.eks. pensjonsbidrag) for å oppmuntre kandidater til å søke.

Legg inn stillingsbeskrivelsen din på plattformer som bedriftsnettstedet ditt, nettbaserte jobbtavler og sosiale medier. Gjennomgå søknader som kandidatene sender inn. Luke ut ukvalifiserte søkere og kontakt kandidater som virker som en god passform.

Intervju de kvalifiserte kandidatene. Intervjuprosessen kan bestå av flere runder med intervjuer til du finner din ideelle kandidat.

når du er klar til å ansette, utvide et jobbtilbud til kandidaten. Hvis kandidaten aksepterer tilbudet ditt, start onboarding-prosessen og nytt leiepapir (som vi snakker om mer i neste trinn).

etter hvert som virksomheten din vokser, kan du danne et ansettelseskomite for å ansette flere ansatte.

Fullfør nytt leiepapir

før nye ansatte kan begynne å jobbe i bedriften din, må du og din ansatt begge fullføre nytt leiepapir.

som arbeidsgiver må du melde nyansatte. Føderal lov sier at du må rapportere nye ansettelser innen 20 dager etter å ansette dem. Men statlige lover for nye ansettelser kan variere. Sjekk med staten for å finne ut nye leie tidsrammer og lover.

Ansatte må fylle Ut Skjema W-4, Ansattes Kildeskattesertifikat, for federal tax withholding. Form w-4 bestemmer hvor mye du holder tilbake fra ansattes lønn for føderale inntektsskatt. Noen opplysninger en ansatt må liste På Skjemaet W-4 inkluderer navn, adresse, Personnummer og sivilstatus.

Mange stater har også statlig inntektsskatt. Hvis din ansatt jobber i en stat med inntektsskatt, må de også fylle ut et statlig W-4-skjema.

for å sikre at ansatte er kvalifisert til å jobbe I Usa, må de fylle Ut Skjema i-9, Employment Eligibility Verification. Når du samler inn et i-9-skjema, må den ansatte også gi dokumenter som viser sin identitet og berettigelse(f. eks. førerkort, pass, Trygdekort, etc.).

du må kanskje også samle inn flere dokumenter fra ansatte, for eksempel en signert ansatthåndbok, informasjon om fordeler og kontaktskjemaer for nødstilfeller.

Betal lønnsskatt

en av de største arbeidsgiveransvaret du har, er å betale lønnsskatt. Hvis du ikke betaler lønnsskatten i tide, kan du få straffer som bøter eller fengsel.

Lønnsskatt inkluderer føderal inntekt, Sosial Sikkerhet og Medicare, og føderale arbeidsledighetsskatter. Som nevnt, kan noen arbeidsgivere må betale statlige og lokale skatter, også.

Føderal inntektsskatt

Hvor ofte du betaler føderal inntektsskatt varierer fra bedrift til bedrift. Du må holde tilbake føderal inntektsskatt fra ansattes lønn. Og, du må betale det på en månedlig eller semiweekly basis på vegne av den ansatte.

tidsplanen for å betale føderal inntektsskatt er basert På en tilbakeblikksperiode På Skjema 941. Form 941 rapporterer din føderale inntekt, Sosial Sikkerhet og Medicare skatteforpliktelser.

Nye bedrifter har automatisk en månedlig innskuddsfrekvens. Husk at innskuddsplanen din kan endres hvert år.

for månedlige innskytere skyldes den føderale inntektsskatten den 15. i hver påfølgende måned. For eksempel er føderal inntektsskatt tilbakeholdt for November forfaller innen 15. desember.

Federal income tax innskudd må gjøres gjennom en elektronisk pengeoverføring (F.eks EFTPS).

Sosial Sikkerhet og Medicare skatter

Sosial Sikkerhet og Medicare skatter utgjør FICA skatt. Både du og dine ansatte bidrar Med Sosial Sikkerhet og Medicare skatt.

forskuddstrekk For Sosial Sikkerhet er 6,2%. Du må holde tilbake 6,2% fra hver ansattes lønn For Trygd. Og betale matchende arbeidsgiver bidrag på 6.2%.

Medicare skatt er 1,45% for både deg og dine ansatte. Tilbakeholdelse 1.45% fra ansattes lønn og bidra med en matchende arbeidsgiver del av 1,45%.

Innskudd FICA skatt sammen med føderal inntektsskatt. Bruk de samme innskuddsfrekvensene som føderal inntektsskatt(f. eks. Pass på at du setter både ansatt og arbeidsgiver deler AV FICA.

Federal arbeidsledighet skatt

de fleste arbeidsgivere må også betale føderal arbeidsledighet skatt, ellers kjent som FUTA skatt.

DU må betale FUTA skatt hvis ett av følgende er sant:

• du betalte $1500 eller mer i lønn i løpet av et kalenderkvartal
• du hadde minst en ansatt i minst en del av en dag i noen 20 eller flere forskjellige uker

Føderale lønn innskudd regler staten du må gjøre kvartalsvise innskudd. Men bare gjøre EN FUTA innskudd hvis føderale arbeidsledighet skatteplikt er mer enn $500 i løpet av et kvartal.

Som føderale inntekts-og fica-skatter må DU sette INN FUTA-skatt via elektronisk overføring av midler.

her er planen FOR FUTA skatt innskudd forfallsdatoer:

• 30. April for 1. Kvartal (januar – Mars)
• 31. juli For 2. Kvartal (April – juni)
• 31. oktober for 3. Kvartal (juli – September)
• 31. januar for 4. Kvartal (oktober-desember)

Statlige og lokale skatter

Igjen, avhengig av staten din, må du kanskje også holde tilbake statlig og lokal inntektsskatt og statlig arbeidsledighetsskatt.

Sjekk med statlige og lokale avdelinger for beskatning for betalingsinformasjon om statlige og lokale lønnsskatter.

Arkiver lønnsrapporter

i tillegg til å betale lønnsskatt, må du også arkivere lønnsrapporter. Lønn rapporter er skjemaer som varsler regjeringen din lønn skatteforpliktelser.

lønn rapportene du må filen avhenger av virksomheten din. Rapporter både skattene du holder tilbake fra ansattes lønn og skattene du bidrar med. Du må sende lønn rapporter for både føderale og statlige skatter.

hvor ofte du fil lønn skjemaer avhenger av typen skjema. Noen former kan skyldes kvartalsvis, mens andre forfaller årlig.

Kvartalsvise lønnsrapporter

Form 941, Arbeidsgivers Kvartalsvise Føderale Selvangivelse, rapporterer føderal inntekt, Trygd Og Medicare skatt sammen med ansattes lønn.

Filskjema 941 hvert kvartal hvis du har ansatte, selv om du ikke har skatt eller lønn å rapportere. Ikke fil Skjema 941 hvis du er en sesong arbeidsgiver eller ansette husholdning (f.eks barnepike skatt) eller gården ansatte (F. eks Form 943).

Forfallsdatoer for Skjema 941 inkluderer:

• 30. April For Kvartal 1
• 31. juli For Kvartal 2
• 31. oktober for Kvartal 3
• 31. januar For Kvartal 4

Statlige lønnsrapporter

Du må kanskje også sende kvartalsrapporter for statlig inntekt og statlig arbeidsledighetsskatt (SUTA).

Forfallsdatoer kan variere mye fra stat til stat. Selv om de fleste stater krever at du filen kvartalsvis, bør du kontakte staten for spesifikke lønn rapporteringskrav.

Årlige lønnsrapporter

årlige lønnsrapporter forfaller en gang per år innen 31. januar. Noen vanlige årlige lønn rapporter inkluderer Skjemaer 944, 940, Og W-2 Og W-3.

Skjema 944

noen arbeidsgivere kan kanskje sende Inn Skjema 944, Arbeidsgiverens Årlige Føderale Selvangivelse, i stedet for Skjema 941.

Som Form 941 kan Du bruke Form 944 til å rapportere føderal inntekt, Trygd Og Medicare skatt på årsbasis.

IRS forteller deg om Du har lov Til Å bruke Skjema 944. Vanligvis kvalifiserer du hvis bedriftens årlige ansvar For Sosial Sikkerhet, Medicare og føderale inntektsskatt er $1000 eller mindre.

Skjema 940

Bruk Skjema 940, Arbeidsgivers Årlige Føderale Arbeidsledighet (FUTA) Selvangivelse, for å rapportere føderale arbeidsledighet skatt (FUTA).

Fil Skjema 940 årlig for å rapportere din føderale arbeidsledighet skatteplikt. Husk at bare arbeidsgivere betaler FUTA skatt.

Skjema W-2 Og Skjema W-3

Skjema W-2, Lønns-Og Avgiftsoppgave, er et årlig skatteskjema du må gi hver ansatt innen 31. januar. Skjema W-2 oppsummerer en ansattes lønn og skatt for året. Ansatte bruker Skjema W-2 til å sende inn sin individuelle selvangivelse. Du må også sende inn en kopi Av Skjema W-2 MED IRS.

Skjema W-3, Overføring Av Lønns-og Skatteoppgjør, er overføringsskjemaet For Skjema W-2. Skjema W-3 er et sammendrag av informasjonen fra de ansattes Skjema W-2. Ikke send Skjema W-3 til dine ansatte. Send en kopi Av Skjema W-3 til IRS hvert år innen 31. januar.

Leter du etter en enkel måte å behandle lønn etter å bli arbeidsgiver? Patriot Programvare lar deg kjøre nøyaktige lønnslister i tre enkle trinn. Og vår ekspertstøtte er bare en telefonsamtale, chat eller e-post unna. Kom i gang med din selvstyrte demo i dag!

denne artikkelen er oppdatert fra den opprinnelige utgivelsesdatoen 5. juli 2013.

dette er ikke ment som juridisk rådgivning; for mer informasjon, vennligst klikk her.