med hundrevis eller tusenvis avpasienter på listen din, dental praksiskan raskt bli overveldet medposter, rapporter, bilder og studiemodeller. Menfør du bestemmer deg for å få en masse klar ut, vær sikker på at du ikke blir kvitt noe viktig.
som utgangspunkt er det god praksis å ha en omfattende skriftlig policy på plass i forhold til journalføring. Dette bør adressere både de spesifikke juridiske kravene og de relevante prosedyredimensjonene som er angitt I NHS tjenestevilkår.
DE gjeldende NHS-forskriftene krever generelle tannleger I England, Walesand Skottland for å beholde pasientbehandlingsposter, tilhørende røntgenbilder, fotografier og studiemodeller i en periode på to år(seks år I Nord-Irland) etter at kurset er fullført og omsorg under en vedvarende omsorg/capitation-avtale, eller behandling på referanse, inkludert sporadiske behandlingerundertatt.
men fra en dento-juridisk synspunkt, den practitioner Services Division I Skottland andthe Department of Health and Social Care both anbefaler tannleger å beholde poster for langt lengerperioder, opp til maksimalt 30 år.
Selvforsvar
Dette er viktig når Det gjelder håndtering av klager, uaktsomhet krav og potensialregulatoriske undersøkelser Av General DentalCouncil (GDC). Nhs klager prosedyrer general tillate en pasient eller deres representativesto sende inn en klage opp til ett år fra hendelsen de klager om, eller fromwhen de først ble klar over det.
Kliniske forsømmelseskrav tillater en handling å bli varslet i en periode på tre år etter den relevante hendelsen eller fra datoen for kunnskap om det potensielle kravet; og i tilfelle av barn til deres 21-årsdag(eller opptil tre år fra deres kunnskapsdato).MENS DET er ingen spesifikk regel på frister, inpractice GDC er mer sannsynlig å se på fitnessto praksis problemer som oppstår fra treatmentpromised i løpet av de siste fem årene.
tilgjengeligheten av klare, omfattende behandlingsregistre kan være uvurderlig når de svarer til et krav / handling, samt i forberedelsen av et robust forsvar mot anklagene som blir gjort. Konsise, omfattende dental poster kan og gjøre stopa krav i sitt spor. Dårlig kvalitet eller ikke-eksisterende poster betyr at en utøver er igjenå stole utelukkende på deres minne om hendelser og deres vanlige praksis, men retten har en tendens til å anta at pasientens erindring er mer nøyaktig når man bestemmer seg for noenkonflikter av faktabevis.
Andre lover
Under visse omstendigheter Kan ConsumerProtection Act 1987 også gjelde for tannlegers leverandører og brukere av produkter. Slike registreringer må beholdes i minst 10 år etter pasientens siste oppmøte, uavhengig av om din praksis bruker manuelle eller elektroniske journaler.
Om dette emnet, hvor en praksis harherminert alle håndskrevne tannregistre, bør disse sikkerhetskopieres i tråd med systemprovider protokoller. På dette punktet blir de den permanente posten og alle originalehåndskrevne poster kan avhendessikkert. Dette tilfredsstiller Også Databeskyttelsesloven 2018 (DPA) som forbyr «overdreven»personlig informasjon som behandles. Et viktig skritt i digitalisering av poster er å sikre at systemet ditt tillater at poster skrives ut hvis det kreves for juridiske eller regulatoriske formål, eller for tilgangsforespørsler.
MDDUS anbefaler derfor:
- behandlingsregistre, Røntgenbilder, studiemodeller og all annen korrespondanse beholdes i minst 10 år etter pasientens siste oppmøte på praksisen.
- for barn, oppbevaring av poster som ovenfor til pasienten er minst 25.
- Ortodontiske modeller – beholder originale pre-og postoperative modeller som ovenfor, men kaster mellommodeller etter en periode på fem år.
Gjeldende databeskyttelsesprinsipper anbefaler ikke å holde eller behandle personlig informasjon lengre enn nødvendig, men i omstendighetene vi har undersøkt i denne artikkelen vil de relevante regulatoriske eller juridiske insentiver for oppbevaring av poster overgå databeskyttelsesvurderinger.
sikker avhending
du må sørge for at den valgte metoden for å ødelegge pasientjournaler er effektiv og fullstendig beskytter konfidensialitet. De anbefalte metodene er makulering, massering eller forbrenning.Hvis du har kontrakt denne tjenesten til en tredjepart, må du først søke skriftlige forsikringer om at DE overholder DPA.
på samme måte bør datalagringsenheter overskrives eller ødelegges. Yoursoftware leverandør kan hjelpe.
når man vurderer å ta ut eldre papirbaserte poster, for eksempel for pasienter som ikke har hatt kontakt med deg i minst 10 år, er det god praksis å bruke en manuell loggbok orelectronic regneark for å notere dato, pasientens navn, fødselsdato, siste dato for deltakelse,årsak til ødeleggelse, ødeleggelse godkjent av og metode for ødeleggelse. Dette vil tillate deg å gi et fullresponse til alle som sender inn en tilgangsforespørsel etter 10 års oppbevaringsperiode.
Alan Frame er risikorådgiver i MDDUS