여행 관리자는 무엇입니까?
여행 관리자는 비즈니스 여행의 모든 측면을 담당합니다. 그들은 회사의 여행 정책을 설계하고,여행 일정을 관리하고,비즈니스를위한 최고의 기업 여행사를 선택하는 데 도움을 주며,여행 경비를 조직하고 모니터링하고,비즈니스 여행객의 복지를 위해 노력합니다. 여행 후,여행 관리자는 데이터를 분석하고 미래의 여행을 간소화하고 개선하기 위해 그것을 사용하는 담당이다. 그들은 우수한 커뮤니케이션 및 조직 특기를 포함하는 특기의 우측 세트를 소유해야 한다 뿐 아니라 치열한,전략 사상가 있으십시요.
이전에,여행 관리자의 역할은 사무실 관리자 또는 다른 책임 위에 여행을 조직 한 인사 부서 내의 사람에 의해 수행되었습니다. 요즘,모든 규모의 점점 더 많은 기업 전용된 기업 여행 관리자를 고용에 혜택을 보고 있다.
여행 관리자는 무엇을 합니까? 주요 업무 및 책임
기업 여행 정책
여행 관리자의 주요 역할 중 하나는 기업 여행 정책을 설정하는 것입니다. 이 계정에 여행의 모든 잠재적 인 비용을 소요하고 여행을 조직 할 때 직원이 따라야 할 규칙과 지침을 설정합니다. 이 정책은 회사의 비즈니스 여행 관행의 다음과 같은 측면에 대한 정보를 포함해야합니다:
- 예약 절차 및 승인 된 여행 예약 도구
- 허용 가능한 예약 비용(호텔,항공편,지상 교통)
- 더 비싼 도시 또는 노선에 대한 특별 예외 또는 규칙
- 선호하는 회사 공급 업체
- 일반적인 제한을 초과하는 여행에 대한 승인 절차
- 상환 절차
- 허용 및 허용되지 않는 경비
- 여행 보고 절차
- 여행 보험 회사
- 케어 공급 업체 또는 절차의 의무
여행 계획 및 관리 감독 약정
일부 회사는 직원 출장의 모든 핵심 부분을 예약 할 책임이 여행 관리자를 만들기로 결정하지만 다른 회사는 직원 자신에게 맡깁니다. 가장 중요한 두 가지 측면은 교통 및 숙박 시설이지만 책임은 여행 보험,공항 교통편 등을 포함합니다.
기업 여행 정책이 수립됨에 따라 여행 관리자는 사전 준비된 지침에 따라 여행을 예약하려고하므로 회사 관리자가 최상의 거래를 얻고 있음을 알 수 있습니다. 여행 관리자는 또한 교통 및 숙박 시설에 대한보다 구체적인 세부 사항을 포함합니다. 예를 들어,대부분의 기업 여행 정책은 여행 클래스(예:비즈니스 또는 이코노미)및 호텔 카테고리를 지정합니다.
비용 관리 및 여행 예산
상대적으로 예측하기 어려운 기업 여행의 또 다른 측면은 신용 카드 관리 및 목적지 비용입니다. 여행 관리자는 금융 추적을 단순화하기 위해 여행에 허용되는 지출 한도 설정을 담당합니다.
신용 카드 및 비용에 모자를 씌우는 것은 회사 비즈니스 여행 지출을 통해 더 많은 제어를 제공합니다. 그런데,직원 사기를 위해,거기서 자유 어느 정도 있는것을 필요로 한다. 따라서 여행 관리자는 자유와 비용 효율성 사이의 균형을 맞출 책임이 있습니다. 생활비는 목적지마다 다르므로 지출 한도는 그에 따라 달라져야 합니다.
여기서 잠재적 인 함정은 각 여행에 적합한 양을 측정하기가 어렵다는 것입니다. 따라서 업계에서 경험을 가진 여행 관리자는 종종 지식과 자원으로 인해 좋은 선택입니다.
데이터 분석
기업 여행 정책은 기업 출장에서의 모든 사태를 포괄하는 것을 목표로 하지만,여행을 분석하는 것은 중요하다. 여행 관리자는 향후 여행 정책에 대한 정보에 입각 한 결정을 내리기 위해 모든 여행의 데이터를 대조해야합니다.
예를 들어,예산을 초과하는 여행을 예약하는 직원의 반복 인스턴스가있는 경우,이 측면을 해결해야합니다. 과거 여행을 기반으로 한 신뢰할 수있는 데이터 세트를 통해 여행 관리자는 문제를 파악하고 직원과상의하여 필요한 변경 사항을 확인할 수 있습니다.
마지막으로,재무데이터는 출장의 수익성을 분석할 때 유용하다. 사무실 관리자는 모든 여행의 이익 대비 지출을 명확하게 볼 수 있으며 어느 것이 가장 유익한 지 확인할 수 있습니다.
신기술 수용
출장 관련 기술은 매우 빠르게 발전하며 여행 관리자는 이를 따라잡아야 합니다. 예약 도구의 개선은 전체 비즈니스에 대한 일을 더 빠르고 효율적으로. 예를 들어,장소에 여행 정책,직원은 이제 정책 지침을 따르는 동안 자신의 여행을 예약 할 수있는 옵션이 있습니다.
새로운 기술의 또 다른 장점은 기업 여행의 데이터 측면에 있습니다. 트래블럭과 같은 온라인 기업 여행 관리 도구는 데이터를 한 곳에서 저장하므로 쉽게 분석 할 수 있습니다. 지능형 데이터 스토리지에 대한 보조 혜택은 여행을 조직 할 때 이메일의 스트림에 대한 필요성을 줄일 수 있다는 것입니다.
따라서 새로운 기술 발전에 따라 직원들에게 더 많은 자율성을 부여하고 여행 관리자는 다른 일에 집중할 시간을 늘립니다.
여행 관리자가 중요한 이유는 무엇입니까?
출장과 관련된 비용은 종종 직원 급여 및 혜택에 이어 두 번째로 큰 회사 비용을 나타냅니다. 코로나 19 가 2020 년에 출장을 대폭 줄인 반면,업계는 이미 고무적인 속도로 회복하고 있으며 향후 몇 년 동안 완전히 회복 될 것으로 예상됩니다.
이 두 점 모두 여행이 회사 비용에 중요한 역할을 계속한다는 것을 의미합니다. 따라서 기업 여행을 전문적으로 관리하는 것이 좋습니다.
여행 관리자를 사용하지 않는 것과 다른 점은 무엇입니까?
여행 관리자를 사용하면 회사 여행에 강력한 제어 요소가 추가됩니다. 관리되지 않는 여행은 조정의 부족으로 이어질 수 있으므로 여행을 조직 할 때 예상치 못한 비용이 증가 할 수 있습니다.
여행 관리자는 지속적으로 팀 구성원의 비즈니스 여행 경험을 개선하기 위해 노력하고 또한 자신의 안전과 복지를 보장,치료의 의무에 구속된다.
여행 관리자는 여행사와 어떻게 다른가요?
여행 관리자는 회사의 비즈니스 여행의 비하인드 조직과 전략을 담당합니다. 그들은 지침서를 추천하고,우대 비율을 설치하고 직원에게 권고를 주고,일반적으로 사내 이다.
한편,여행사는 실제로 예약 항공편,숙박 시설과 비즈니스 여행의 다른 측면의 역할을한다. 트래블과 같은 새로운 기술의 출현으로,이러한 작업의 대부분은 회사의 여행 정책에 부합하는 방식으로 여행 관리자에 의해 처리 및 관리 할 수 있습니다.
우리는 쿼드마크의 사무실 매니저인 나탈리 마르칸토니오를 따라잡아 기업 여행이 매력적인 곳이라는 생각을 들었다.:
“우리의 업무 영역 내에서 여행은 항상 우리의 교육을 제공하고 고객과 직원을 만나는 데 중요한 부분이었습니다. 우리는 원격 작업의 플렉스와 글로벌 회사입니다. 우리 팀,고객 및 전 세계 행사에 참석하고 여행 할 수 있다는 것은 코로나 전염병이 우리 회사의 큰 부분 일 때까지였습니다.”(나탈리 마르 칸 토니 오,사무실 관리자,쿼드 마크)