내부 팀 및 클라이언트 프로젝트 역할 할당
대규모 프로젝트는 복잡할 수 있습니다. 작업은 종종 겹치거나 완료해야 할 다른 작업에 따라 달라지거나 여러 팀 구성원이 참여하는 범위가 너무 큽니다. 누가 무엇을하는지,언제 무엇을하는지에 대한 기대를 설정하지 않으면 인력 배치가 빠르게 혼란 스러울 수 있습니다.
통신 흐름을 유지하면서 특정 프로젝트 역할과 작업 책임을 할당해야합니다. 프로젝트 역할을 더 쉽게 할당하려면 다음 포인터를 사용하십시오:
- 부서 및 프로세스 전반에 걸쳐 역할을 명확히하기 위해 라시(책임,책임,상담,정보)차트를 사용하십시오.
- 중요한 정보를 캡처하고 공유 할 수 있도록 모든 회의에 대해 두 명의 메모 작성자를 선택하십시오.
- 좋은 의사 소통을 촉진하고 고객과 내부 팀 간의 지식 공유를 장려하는 웹 기반 도구를 사용해보십시오.
프로세스 및 작업 방법에 대해 이야기
모든 프로젝트는 어떤 식 으로든 고유합니다. 물론 프로젝트 전반에 걸쳐 공유 된 접근 방식이나 결과물이있을 수 있지만 각 프로젝트에서 어떻게 사용할지 논의하는 것은 성공을 위해 중요합니다. 3 장에 설명 된 팁을 따르면 프로세스,결과물 검토,이해 관계자 및 타임 라인에 대한 기대치를 한 번에 설정할 수 있습니다.
상태 회의 실시
단순히 팀 및 고객과 함께 체크인하는 것보다 기대치를 설정하고 관리하는 더 좋은 방법은 없습니다. 혼자 일하든,20 명으로 구성된 팀에서 일하든,사무실에서 또는 원격으로 진행 상황을 공유하는 것은 의사 소통을 유지하기 위해 할 수있는 최선의 일 중 하나입니다.
내부 팀 상태 회의
일반적으로 15 분간의 대면(또는 화상 채팅)작업 검토는 팀을 따라 잡을 수있는 좋은 방법입니다. 당신의 상태 호출을 수행하는 가장 좋은 방법은 무엇인지 결정에 팀과 함께 유연합니다.
일단 당신이 시작하면,단순히 교대로 모든 사람에게 그들이 그 날에 작업하고있는 것에 대해 이야기 할 수있는 기회를 제공합니다. 빠른 체크인은 모든 사람이 회의 전에 프로젝트 우선 순위를 구성하도록 강요합니다. 그 작은 책임감은 큰 차이를 만듭니다.
마무리하기 전에”도움이 필요한 사람이 있습니까? 그리고 필요한 경우 다른 작업을 도울 시간이 있습니까?”그와 같은 간단한 질문은 팀과의 신뢰와 교감을 구축하는 데 도움이 될 수 있으며,물론 작업을보다 효율적으로 유지하는 데 도움이됩니다.
프로젝트 상태 회의에 접근하는 방법은 작업중인 프로젝트,팀 일정 및 작업 강도에 따라 다릅니다.
클라이언트 상태 업데이트
클라이언트와의 개방적이고 일관된 통신 회선을 유지하는 것이 좋습니다. 이메일 또는 전화 통화를 통해 주간 상태 보고서를 제공 하 여 모든 프로젝트 문제에 현재 머물고 있어 확인 하 고 프로젝트 목표와 정렬에 확인 합니다.
상태 보고서는 귀하와 귀하의 고객이 궤도에 머물 수 있도록 도와 줄뿐만 아니라 귀하의 업무,프로세스,예산 및 기타 문제에 대해 현실적이고 정직하게 유지합니다. 이 점을 앉,토론하는 시간을 만들것은 너의 클라이언트 관계의 점에서 갚을 것이다 너의 팀이 완료에 계획사업을 볼것을 도울 것이다. 정기적인 상태 미팅을 통해 모든 사람이 관련 리뷰를 작성하고 프로젝트 시작 시 설정한 기대치를 재확인할 수 있습니다.
좋은 상태 보고서 커버:
- 지난 주에 수행 된 작업
- 이번 주 및 다음 주에 수행 된 작업 항목
- 타임 라인 업데이트
- 예산 업데이트
- 잠재적 인 프로젝트 위험
마지막으로 잊지 마세요 당신의 상태 회의와 약간의 재미를 가지고. 비 업무 관련 주제에 대해 팀 및 고객을 따라 잡을 수있는 시간을 사용하십시오.
좋은 고객 커뮤니케이션 육성
프로젝트 매니저에게는 항상 좋은 커뮤니케이터이자 촉진자로 돌아옵니다. 너가 너의 일을 하면,커뮤니케이션 계획은 너의 팀에 커뮤니케이션이 환영되는 것을 알는 시킨다-너의 계획사업은 열려있 느낄 것이다. 팀은 항상 무슨 일이 일어나고 있는지 알고,자신의 기대치를 설정하고,질문없이 타임 라인과 예산 기대치를 충족시킬 것입니다.
고객의 기대를 설명하고 논의하는 경우,그들은 당신이 그들을 충족하거나 초과 도왔다 행복 할 것이다 그들은 가장 가능성이 최종 제품에서 무엇을 기대해야하는지 알고 있기 때문에 안심 느낄 것이다.