사무실 관리자로서,당신은 당신의 자신의 작업과 사무실의 나머지 부분의 출력 모두의 상단에 있어야합니다. 심지어 가장 노련한 사무실 관리자에 대한,이 키가 큰 순서 일 수있다,특히 그 스트레스 일 동안 당신은 왼쪽과 오른쪽 불을 넣어 것 같다 때. 그러나 몇 가지 간단한 기술로,당신은 그 일이 당신에게 작업 사이에 숨을 쉴 수있는 기회를 제공,적게 빈도가 될 것입니다 찾을 수 있습니다. 너가 한것을 필요로 하는 모두의 위에 체재하기 위하여 이 7 개의 사무실 관리 끝을 이용하십시요:
작업 공간 구성
사무실에서 다른 것을 구성하기 전에 먼저 자신 만의 공간을 구성해야합니다. 그것은 간단하지만,당신이 깔끔한 더미 또는 두 개의 모든 펜과 종이 클립과 강등 논문을 논쟁 한 특히 일단 강력합니다. 당신은 당신이 모든 것을 찾을 수 있다는 것을 알 수 있습니다,그것은 스프레드 시트 또는 스테이플러,훨씬 쉽게,이는 당신이 중요한 일을 끝내고있는 시간을 증가 할 것이다. 이뿐만 아니라 바탕 화면에 간다—폴더,문서 및 사진의 각 라인 아래로 혼란을 피하기 위해 명확하게 정의 된 가정을 가지고 있는지 확인하십시오.
받은 편지함 태클
이메일을 정리하는 것은 브로콜리를 먹는 것과 조금 비슷합니다. 그러나 어느 날 그것은 조금 더 즐거운되고,오래 전에 당신은 자신이 그것을 갈망 찾을 수 있습니다. 성공을 위해받은 편지함을 설정하는 하루 동안 자신에게 약간의 시간을 제공합니다. 라벨을 사용하여 메시지를 쉽게 정렬하고,수신 할 수있는 대량 이메일의 구독을 취소하고,혼란스러운 역할을하는 오래된 이메일을 제거하십시오. 당신이 기초를 마련하면,그것은 효율적,더 중요한 것은,받은 편지함 삐걱 거리는 깨끗하고 유지하기 쉽습니다. 다시 중요한 이메일을 놓치지 않을 것입니다.
알림 재검토
사무실 환경의 모든 사람들은 가끔씩 알림을 필요로하지만 특정 시점에서는 도움이되지 않습니다. 우데미가 실시한 설문 조사에 따르면 4 명 중 3 명(70%)이 일하는 동안 정신이 산만 해졌다고 답했으며,16%는 거의 항상 정신이 산만 해졌다고보고했다.
당신의 책상이 형광 스티커 메모에 반죽 경우,당신은 그들을보고 중지하고 결국 당신이해야 할 일을 추적 잃게됩니다. 휴대 전화가 새로운 알림과 함께 5 분마다 윙윙 경우,당신은 시간이 지남에 따라 조정을 배울 수 있습니다. 이 문제를 해결하는 가장 좋은 방법은 이러한 도구를 드물게 사용하는 것입니다. 단지 가장 중요한 매일 알림 또는 메모 스티커 메모를 사용하여,그들은 그들의 일을 한 후 그들을 제거. 귀하의 휴대 전화에 몇 가지 알림을 설정하지만,캘린더에 장기 업무의 나머지 부분을 이관. 적당히,그들은 무시하기가 훨씬 어렵습니다.
명확한 의사소통 확립
모든 환경에서 사무실 관리자 조직의 초석은 모든 형태의 의사소통이다. 당신의 동료가 새로 청소 이메일,여유에 개인 채팅,또는 당신의 책상에 얼굴을 맞대고 채팅을 통해 여부,당신과 연락하는 방법을 알고 있는지 확인합니다. 모든 사람과 개별적으로 또는 팀 회의에서 체크인하여 낮에 가장 잘 도달하는 방법을 알려주십시오. 당신은 항상 그들이 바로해야 할 수도 있습니다 모든 것을 도울 수 없을 것입니다 동안,이 과정을 간소화하는 것은 완전히 직장의 톤을 변경할 수 있습니다 선 아래로 더 구조화 및 더 나은 의사 소통으로 이어질 것입니다.
당신의 기대 개요
당신이 원하는만큼 때때로,당신은 사무실에서 모든 것을 할 수있는 방법이 없습니다. 그러나 명확한 책임,목표 및 마감 시간을 설정함으로써,당신은 여전히 당신이 그들에게 자신을하고있는 것처럼 각 작업에 탭을 유지 할 수 있습니다. 목표의 마스터 달력을 만들고 전체 사무실과 공유 할 수 있습니다. 모두가 그들의 기대에 부응하기 위하여 궤도에 다는 것을 확인하기 위하여 개인적인 회의를 설치하십시오. 일을 파견하고 모두가 그들의 부분을 하고 있다는 것을 확인해서,복잡한 업무는 단지 계획하고 달성하기 쉽게 될 것이다.
근무 시간 표준화
사무실 관리자에게는 이틀이 동일하지 않은 것처럼 보일 수 있지만 사무실 조직의 큰 부분은 당신의 일을 가능한 한 균일하게 만드는 법을 배우는 것입니다. 이메일을 따라 잡기 위해 15 분,개인과의 만남을 위해 30 분 또는 진행중인 프로젝트를 위해 몇 시간이든 특정 작업에 대해 매일 같은 시간을 따로 설정하십시오. 점심을 먹고 매일 같은 시간에 휴식을 취하십시오. 목표는 당신의 시간 관리를 개선하고 앞서 작업을 정복하기 위해 준비 할 적절한시기에 옳은 일에 초점을 당신의 두뇌를 훈련하는 것입니다.
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사무실 분석
이것은 마스터하기 가장 어려운 사무실 관리 팁 일 수 있지만 그 이점은 직장 운영 방식을 완전히 변화시킬 수 있습니다. 사무실 환경의 각 양상을,회의에서 커뮤니케이션의 형태에 점심 시간에 단단한 보십시오. 이제 자신에게 물어보십시오:무엇을 개선 할 수 있습니까? 어쩌면 프로젝트에 5 개의 팀이 실제로 4 개가있을 수 있거나 워크 플로우를 방해하는 불편한 시간에 회의가 발생할 수 있습니다. 아무리 작은,변화를 구현 하 고 사무실의 출력 보다 효율적이 고 조직 되 면 시계.
쉽고 효과적인 7 가지 방법:
1 로 사무실의 작업 흐름을 개선하십시오. 작업 영역 구성
2. 받은 편지함 태클
3. 알림 재고
4. 명확한 통신 설정
5. 당신의 기대 개요
6. 근무일 표준화
7. 사무실 분석