現代のビジネスでは、買掛金はそこにある最高の賭け金のタスクの一つです。 結局のところ、すべてのビジネスは、それが負っているものを支払う必要があります-あなたはこれを間違って取得する余裕はありません。
迅速かつ正確に請求書を管理することは、サプライヤーとの良好な関係を維持するための鍵です。 良い買掛金システムはまた、あなたがビジネスの信頼にリスクを回避し、あまりにも長い間、あなたの本に負債を持っていないことを保証します。
このうちのどれかがストレスを感じている場合は、心配しないでください-私たちは助けるためにここにいます！
この記事では、買掛金に関する基本を見て、いくつかの重要なツールとテクニックを探ります。
しかし、まず、基礎から始めましょう-買掛金とは正確には何ですか？
買掛金とは何ですか？
簡単に言えば、買掛金は、あなたのビジネスが債権者に負っているすべてのもので構成されています。 これはあなたの仕事の艦隊のために請求する車のリース代理店に月までに請求フリーランサーから、債務の完全なスペクトルを実行することができます。
通常、買掛金は短期債務、すなわち年以内に返済する予定のもの、理想的には年以内に返済する予定のものを指します。
住宅ローンやその他のローンなどの長期債務は、通常、個別の負債として項目化されており、買掛金には含まれていません。
買掛金は企業の責任です。 これは、効果的かつ責任を持って管理することが非常に重要になります,そうすることは、あなたの借金を支払うためにあなたの能力に自信を維持 プラス、それはあなたの債権者のためにするべき敬意を表する事である。
重要な区別をカバーするために秒を取りましょう：買掛金と売掛金。
買掛金と売掛金
買掛金と売掛金を同じコインの両面と考えると便利です。
買掛金とは、お客様の事業によって債務者に支払われる支払いの処理を指します。
売掛金は、しかし、正反対のを指します-債務者、すなわちまだあなたの商品やサービスのために支払っていない人々によってあなたのビジネスに負って
これまでのところ私たちと一緒に？ よかった
今、私たちは道のうち、定義のものを持っている、のは、買掛金を管理する際に重要な考慮事項のいくつかにクラックしてみましょう。
買掛金プロセスの管理
現代の世界では、企業は一定の基準で多くの債権者を支払わなければなりません。
これには、ソフトウェアプロバイダー、会計士や人事アドバイザーなどの専門サービス、および本に掲載されているフリーランサーが含まれます。
請求書の迅速かつ正確な支払いに依存する人々の数は、買掛金を高い賭け金のタスクにします。 あなたはこれらの支払いを管理するための場所でシステムを持っていない場合は、トラブルを求めています。
最も重要なこと：正確さ
買掛金に関しては、最も重要なことは、正当で正確な会社の請求書のみを支払うことです。
これは明白に聞こえるかもしれませんが、それは重要です。 仕入先の支払請求書を処理する前に、次の点を必ず確認してください:
- 請求書には、会社が注文した内容が正確に反映されていますか？
- 会社は実際に請求された商品やサービスを受け取っていますか？
- 単価と計算は正しいですか？ 税金はどうですか？
これらの詳細を正しく取得すると、買掛金プロセスの正確性と完全性が保証されます。
これをいくつかの重要なステップに分解しましょう。
APプロセスフローの主要なステップ
ほとんどの企業では、買掛金プロセスは三つの主要なステップに要約されます:
- 注文書の完了：これは、購入するアイテムやサービスだけでなく、価格を設定することを含みます。 また、発注書には、取引の条件と納入のタイムラインも記載されています。
- 受領報告の処理:ここでは、供給業者は提供された商品またはサービスを記録し、供給業者に支払われた支払いを一覧表示します。 受信レポートには多くの重要な詳細が記載されているため、時間をかけてそれらを梳くことが重要です。
- 仕入先請求書の受領と処理:請求書が受領されると、ビジネスはそれを支払いのために処理します。 上記のように、これは実際に受け取った商品やサービスと一致することを確認するために、各詳細を確認することを含みます。
シンプルでしょ？ まあ、必ずしもそうではありません。
残念ながら、買掛金は、ビジネス詐欺に最もなりやすい分野の一つです。 買掛金勘定を通じてビジネスを終了するお金の膨大な量は、詐欺師がターゲットにするための魅力的なプロセスになります。
そして、道に沿って単純なミスの危険性が常にあります。 関係する誰もがよく意味する場合でも、小さなエラーが忍び寄るとラインの下に高価になることができます。
このため、別々のステップの責任を分割することが重要です。 複数の人が請求書にサインオフすることは、システムをゲームすることをはるかに困難にします。
（金融チームが直面する四つの最大の詐欺リスクと、それらを防ぐために何ができるかについての記事を必ずお読みください。)
あなたのAPプロセスフローのもう一つの重要なステップか。 集中型決済システムを使用します。
請求書の支払いを一元化する
サプライヤーの請求書を処理する際には、支払いを一元化することが重要です。 すべての会社の支払いは、単一のアカウントから来ている場合、それはドアの外に向かってお金の明確な概要を取得するためにはるかに簡単です。
あなたが本当に避けたいことの一つは、アドホックベースで、または複数のアカウントやクレジットカードで請求書を支払うことです。
請求書の支払いを分割すると、会社が毎月支払っている金額を処理するのが難しくなるだけでなく、詐欺のリスクにもつながります。
実際には、最高の状況は、一つの場所からすべての会社の支出を処理することです。 それはオフィスの費用、旅行支出、および他の支払いの企業のホストは、毎日のビジネスに作ることを意味します。
しかし、これについての詳細はすぐに。 今のところ、のは、あなたが原因の支払いを追跡する方法を詳しく見てみましょう。
すべての支払期日を明確に追跡
キャッシュフロー、予算編成、意思決定の目的のために、あなたが借りているもの、誰に借りているのか、支払いがいつ
これを実現するには、すべての支払期日が会計または経費管理ソフトウェアで明確に追跡されていることを確認する必要があります。
多くの定期的な定期的な支払い（オフィスのキッチンやウェブサイトのホスティング料金など）の場合、定期的な支払いを設定する方が便利です。
定期的な支払いは、繰り返しの支払いを管理するストレスや気晴らしを取り除くことができます。 しかし、あなたの支払い全体の可視性を持っている必要性とこれのバランスをとる必要があります-あなたは、もはや必要とするもののために支払う
誰が支払いを承認するのかを正確に知っている
人々は重要な詳細を確信していないので、多くの間違いが発生します。
到着するすべてのクライアント請求書について、誰が支払いを承認するのかを知る必要があります。
それは関連するマネージャーですか？ それはCFOですか？ ヘック、それはCEOですか？
この質問に対する答えは、会社の構造と支払い管理における自律性のレベルに依存します。
支出の不規則性が発生した場合、特定の支払いで誰がサインオフしたかを正確に知ることは、物事の底に到達するために不可欠です。
それだけでなく、明確な責任を持つことで、請求書が亀裂の間に落ちて未払いになるリスクも軽減されます。
ウェブの周りから買掛金のヒント
あなたのAPプロセスを改善するためにそこに優れたアドバイスがたくさんあります。 ここに私達の好みの作戦の少数はある。
MineralTree-少量で請求書をキャプチャ
MineralTreeはAPと支払い自動化の専門家です。 特に請求書の場合は、バッチサイズを管理しやすくすることをお勧めします。
“手動でデータ入力を実行する時間が増えるほど、時間の経過とともに間違いが発生しやすくなります。 仕入先請求書が細流になるにつれて、それらをすべて一挙にノックアウトできる将来の時点までキャプチャするプロセスを延期するのは魅力的です。
“あなたの請求書をより小さな用量で、あるいは個別にキャプチャすると、エラーと間違いを修正するのに費やす時間が制限されます。”
このため、個々のチームメンバーが請求書データを受け取ったらすぐに入力できるようにすることを提唱しています。 だから、誰も請求書の山を歩く必要はありません。
Dooap-請求書をより大きなバッチで支払う
これは上記のアドバイスに反するかもしれませんが、実際にはプロセスの二つの異なる部分について話し はい、あなたのAPに請求書を記録したり、少量で管理システムを費やしています。 しかし、それはあなたがすぐにそれぞれを支払う必要があるという意味ではありません。
“現在、週に五回購入請求書を支払っている場合は、ソフトウェアにログインし、支払いバッチを形成し、支払いを確認し、承認し、送信する作業時間–週に五回を使用します。 あなたが週に二回だけ支払いを送信した場合、作業負荷はすぐに60％削減されますが、あなたのベンダーはまだ時間通りに支払われ、違いに気づくことはあ
“すぐに支払い時間を短縮してみませんか？”
請求書を入力してチェックすると、多くのデータ入力がないため、エラーはほとんどありません。 だから、あなたがより大きなバッチで支払いに取り組むことができることは理にかなっています。
Invoicera-タスク通知を設定
あなたは人間性と戦い、勝つことを期待することはできません。 あなたは助けなしですべての請求書や支払いの上に滞在することができますようにそれは感じるかもしれませんが、最終的に何かが与えなけ
さらに、あなたはチーム全体について考える必要があります。
“情報とタスクを忘れることは非常に一般的な人間の傾向です。 リマインダーを設定することで、簡単に請求書の世話をし、買掛金プロセスの改善に向けた措置を取ることができます。”
電子メールやSlackリマインダーのような単純なものは、あなたとあなたのチームが先に滞在するのに役立ちます。 私たちはSpendeskにこれらを持っており、使用する支出管理ツールは何でもすべきです。
Due-良い仕入先との関係を維持する
同じ仕入先を何度も使用する場合は、最善の利益を得るためにそれらに頼ることができる必要があります。 したがって、あなたは彼らの最善の利益を自分で優先する必要があります：
“あなたのベンダーとの関係を育成することは、あなたの買掛金のためにも時 たとえば、通常の顧客としてベンダーとの良好な条件にある場合は、割引サービスや製品を取得することができるかもしれません。
“さらに、あなたの会社がタイムリーな支払いに誇りを持っている場合、割引支払い条件（請求書の後の2％のような）を確保することができるかもしれません。”
それは非常に簡単です-あなたは彼らの背中を傷つけ、彼らはあなたを傷つけるでしょう。
優れた支出管理ツールを使用して請求書を追跡して処理する
買掛金の権利を取得するには時間がかかる場合があります。 結局のところ、の上に滞在する詳細の頭回転量があります。
残念ながら、多くの企業は自分自身を助けていません。 ソフトウェア時代でさえ、多くの企業はまだアドホックなプロセスを使用しています。 そこにあるLudditesはまだ物理的な、ハードコピーのインボイスの承認システムを使用している。
これは時間がかかり、高価であるだけでなく、ユーザーエラーのリスクも生じます。 買掛金の危険にさらされているお金の量では、最初のステップからこの権利を取得することが重要です。
適切なツールは、ここですべての違いを生むことができ、請求書を明確かつ正確に追跡し、処理するのに役立ちます。
統合された支出管理プラットフォームを使用すると、請求書の収集から支払いの処理に至るまで、買掛金プロセスの各ステップを自動化できます。
たとえば、Spendeskのサプライヤー請求書モジュールは、日常的にあなたの方法来る請求書の数十を追跡するのに役立ちます。 Spendeskは自動的に承認のためのカテゴリに請求書をソートし、期日が近づいているときにリマインダーを送信します。
あなたの買掛金の管理を助けるために熱心なソフトウェアに頼ることはあなたの共同経営者を幸せ保ち、製造者との”その顧客”になることから停止
結論：買掛金は間違って取得するにはあまりにも重要です
私たちを信頼：買掛金は右を取得するための最も重要なタスクの一つです。
リスクは単にチャンスに残すには大きすぎます。 貧しい買掛金プロセスは、サプライヤーとの関係を損なうだけでなく、詐欺のリスクにあなたを開くことができます。
シームレスで応答性の高い買掛金プロセスで最高のショットを与えるために、この記事のヒントについて考え、システムを改善する方法について考
あなたはそれをしている間、Spendeskの便利な買掛金勘定機能を見てみましょう。 彼らはあなたとあなたのチームに多くの時間とストレスを保存します。
完了したら、調達と購買に関する深いダイビングに向かい、買掛金勘定を含む六つの財務プロセスを見て、時間を節約するために自動化することがで
