旅行マネージャーとは何ですか？

トラベルマネージャーは、ビジネス旅行のすべての側面を担当しています。 彼らは会社の旅行方針を設計し、旅行整理を管理し、ビジネスのための最もよい団体の旅行代理店の選択と助け、旅費を組織し、監視し、そして出張者の福利のために見るのを助ける。 旅行後、旅行マネージャーは、データを分析し、将来の旅行を合理化し、改善するためにそれを使用する担当しています。 彼らは優秀なコミュニケーションおよび組織の技術を含んでいる、また鋭敏で、戦略的な思想家右の一組の技術を所有しなければならない。

以前は、トラベルマネージャーの役割は、オフィスマネージャーまたは人事部内の誰かが他の責任の上に旅行を組織したことによって行われていました。 今日では、すべてのサイズのより多くの企業は、専用の企業の旅行マネージャーを雇うことに利益を見ています。

旅行マネージャーは何をしていますか？ 主なタスクと責任

企業の旅行ポリシー

旅行マネージャーの主な役割の一つは、企業の旅行ポリシーを設定することです。 これは旅行のすべての潜在的な費用を考慮に入れ、旅行を組織するときに従うべき従業員のための規則とガイドラインを設定します。 このポリシーには、会社の出張慣行の次の側面に関する情報が含まれている必要があります:

• 予約手続きと承認された旅行予約ツール
• 予約の許容コスト（ホテル、フライト、地上輸送）
• より高価な都市やルートの特別な例外またはルール
• 優先会社ベンダー
• 典型的な制限を超える旅行の承認プロセス
• 払い戻しプロセス
• 許可された費用および許可されていない費用
• 旅行報告プロセス
• 旅行保険会社
• ケアベンダーまたは手続きの義務

旅行計画および 手配

一部の企業は、従業員の出張のすべての重要な部分を予約するために彼らの旅行マネージャーを担当させることを決定しましたが、他の企業はそ 二つの最も重要な側面は、輸送と宿泊施設ですが、責任はまた、旅行保険、空港送迎などをカバーしています。

企業の旅行方針が確立されたことにより、旅行管理者は事前に手配されたガイドラインに従って旅行を予約しようとしており、会社の管理者は最 旅行管理者には、交通機関や宿泊施設に関するより具体的な詳細も含まれています。 たとえば、ほとんどの企業の旅行ポリシーでは、旅行クラス（ビジネスや経済など）とホテルのカテゴリが指定されています。

経費の管理と旅行予算

比較的予測が難しい法人旅行のもう一つの側面は、クレジットカードの管理と目的地内の費用です。 旅行管理者は、財務の追跡を簡素化するために、旅行の許容可能な支出制限を設定する責任があります。

クレジットカードと経費に上限を設定することで、会社は出張支出をより詳細に制御できます。 しかし、従業員の士気のためには、ある程度の自由度が必要です。 従って旅行マネージャーは自由と費用効率間のバランスを打つために責任がある。 生活費は目的地によって異なるため、支出限度額はそれに応じて異なる必要があります。

ここでの潜在的な落とし穴は、各旅行のための適切な量を測定することは困難であるということです。 したがって、業界での経験を持つ旅行マネージャーは、多くの場合、彼らの知識とリソースのために良い選択です。

データの分析

企業の旅行ポリシーは、企業のビジネス旅行のすべての不測の事態をカバーすることを目的としていますが、行われた旅行を分析すること 旅行マネージャーは、今後の旅行ポリシーに関する情報に基づいた意思決定を行うために、すべての旅行のデータを照合する必要があります。

たとえば、予算を超える旅行を予約している従業員の繰り返しのインスタンスがある場合、この側面に対処する必要があります。 過去の旅行に基づいて信頼性の高いデータセットを使用すると、旅行マネージャーは問題を特定し、従業員に相談して、必要な変更を確認できます。

最後に、財務データはKpiを設定し、出張の収益性を分析する際に役立ちます。 オフィスマネージャーははっきり最も有利であるかどれが見るためにあらゆる旅行の利益対支出を見ることができる。

新しい技術を受け入れる

ビジネス旅行に関連する技術は非常に迅速に進歩し、旅行管理者はそれに追いつく必要があります。 予約ツールの改善は、ビジネス全体のために物事をより速く、より効率的にします。 たとえば、旅行ポリシーが設定されている場合、従業員はポリシーガイドラインに従って自分の旅行を予約するオプションがあります。

新技術のもう一つの利点は、企業旅行のデータ側にあります。 TravelPerkなどのオンライン企業の旅行管理ツールは、データを1か所に保存するため、分析が容易です。 インテリジェントなデータストレージの二次的な利点は、旅行を整理するときに電子メールのストリームの必要性を削減することです。

したがって、新しい技術の進歩に追いつくことは、従業員により多くの自律性を与え、旅行管理者は他のことに集中するより多くの時間を与えます。

なぜ旅行マネージャーが重要なのですか？

出張に関連する費用は、多くの場合、従業員の給与や給付に次いで、企業にとって二番目に大きな費用を表しています。 また、COVID-19は2020年に出張を大幅に削減しましたが、業界はすでに奨励的なペースで回復しており、今後数年間で完全に回復すると予想されています。

これらの点の両方は、旅行が会社の費用に大きな役割を果たし続けることを意味します。 したがって、企業の旅行を専門的に管理することをお勧めします。

トラベルマネージャーを使用することは、使用しないこととどのように違うのですか？

旅行マネージャーを使用すると、企業旅行に強力な制御要素が追加されます。 管理されていない旅行は、調整の欠如につながる可能性があるため、旅行を整理する際に予期しないコストが増加します。

旅行マネージャーは、チームメンバーの出張体験を常に改善しようとしており、また、安全と幸福を確保するための注意義務に拘束されています。

旅行マネージャーは旅行代理店とどのように違うのですか？

トラベルマネージャーは、企業のビジネス旅行の舞台裏の組織と戦略を担当しています。 彼らは指針を推薦し、優遇率をセットアップし、そして従業員に推薦を与え、そして一般に社内にある。

一方、旅行代理店は、実際にフライトや宿泊施設などのビジネス旅行の側面を予約する役割しか果たしていません。 TravelPerkのような新技術の出現により、これらのタスクの多くは、同社の旅行ポリシーに完全に沿った方法で旅行マネージャーによって処理され、管理されます。

QuadmarkのオフィスマネージャーであるNatalie Marcantonioに追いつき、企業旅行が魅力的な分野であることについての彼女の考えを聞きました:

“私たちの仕事の領域では、旅行は常に私たちのトレーニングを提供し、クライアントと従業員に会うための重要な部分でした。 私達は遠隔働くことの屈曲の全体的な会社です。 私たちのチーム、クライアント、そして世界中のイベントに参加して旅行して会うことができることは、covidのパンデミックまで私たちの会社の大部分”（ナタリー-マルカントニオ、Quadmarkのオフィスマネージャー)