2018では、詐欺師は合計$128百万のうち、GoogleとFacebookをだましました。 彼がどのようにそれを行うことができたかの詳細は、邪魔になるほど簡単です。 調査によると、容疑者は、単にレンダリングされなかったサービスのための詐欺的な請求書を送った、と驚き、Facebookの財務チームが支払った。

これらの資金が事実の後に追跡され回収された方法は1つしかなかった可能性があり、それは調達監査中であろう。

今、それはあなたに起こることは決してないだろうと思うのは簡単です。 あなたは賢い従業員を持っています、あなたは言います。 そして、あなたは失う現金の多くを持つ億ドルのハイテク企業ではありません。 あなたはあなたの会社にこれが起こっているのを見ません。

しかし、あなたは100人未満の従業員を持つ企業のために、請求スキームは詐欺の二番目に一般的なタイプであることを知っていましたか？

しかし、調達とは何ですか？

監査プロセスに飛び込む前に、調達がどのように機能するかについての理解を新たにするのに役立ちます。

調達とは、組織が日々の業務を実行するために必要な製品やサービスを取得するプロセスです。

マッキンゼーによると、組織は収益の30-70%を調達に費やしている。 一つの部門を流れる現金のこの量は、詐欺や不謹慎な慣行のための十分な機会を作成します。

これが調達監査の出番です。

調達監査とは何ですか？

調達監査では、仕入先との調達契約、プロセス、履歴を定期的に見直し、正確性を確保し、契約に定められた条件を遵守し、効率を向上させます。

調達監査の本質は何ですか？

調達監査は、組織が三つの重要な機能を果たすのに役立ちます,

• 調達により、調達システム全体で不正を発見し、排除することができます。 あなたの調達の歴史を全体的に見ることによって、不規則性を時間通りに識別することは容易である。
• 定期的な監査により、サプライヤーが契約に規定されている条件を維持しているかどうかが明らかになり、不良契約を終了するか、または前進する方法
• あなたの調達機械を詳細に見てみることによって、それは変更する必要があり、入力をトリミングすることにより、同じまたはさらに良い結果を得

調達監査は、他のすべての形式の監査と同様に、調達に関する問題を明らかにし、変更の機会を特定します。

調達監査を実行するには？

調達監査は、組織にとって大きな利点を持っています。 しかし、だまされてはいけません。 調達監査は、システムとプロセスの中核を掘り下げる集中的なプロセスで、調達をより適切に管理するために何が機能しているのか、何を変更する必

無数の文書を分析し、利害関係者と連絡を取り、より高い経営陣の検討のためにすべての調査結果の詳細なレポートを作成する必要があります。 ここでは、調達監査を実行するために必要なものの内訳です。

調達は、むしろ技術的な分野として提示する傾向があります。

大量のデータを管理し、そのデータを場所から場所に移動し、情報に処理し、

に到達した結論に基づいて決定を下すことができますが、すべてを機能させる人的要因を無視しないでください。 調達監査の旅の最初の呼び出しポートは、組織全体の調達マネージャーや直接の利害関係者と1対1の会議、あるいは総会を開催することです。

あなたは、彼らの現場の視点をキャプチャし、あなたの調達をより効率的に実行するために何が働いているのか、何がないのか、何が改善されるのかを分析することを目指しています。

これは、あなたが今何に注意すべきかのより良いアイデアを持っているので、あなたの監査の探求に役立ちます。

もちろん、あなたはまだゼロから監査を完了し、それのために誰の言葉を取らない必要があります（それが監査と呼ばれる理由です）が、プロセスにマネージャ

問題領域に焦点を当てる

調達監査には、調達契約、プロセス、そして最後に、時間の経過とともにパフォーマンスを評価するための調達履歴を監査する

これらはすべて、何が働いているのか、何が働いていないのかを明らかにし、すぐにそれらを修正するための総合的なアプローチが必要です。

さらに良いことに、調達マネージャーや利害関係者からのフィードバックを活用して、調達プロセス内の問題領域を特定し、より迅速に修正する必要があ

さて、これはエンドツーエンドを監査する必要があることから責任を取り除くものではなく、むしろ、隠された問題を探す前にそれらを修正できるよ

監査要求および購買フォーム

購買発注は、調達部門が注文している在庫があるたびに記入されます。

これは、不謹慎な従業員が数字を操作し、詐欺を犯す機会を構成しています。

特に、発注書の量を考えると、調達部門が処理している可能性があり、個々の文書を分析することは不可能です。

あなたがすることは、いくつかのベンダーからランダムにサンプルを選択し、それぞれの詳細を確認することです。 署名、メモ、注文の詳細、価格設定、および各仕入先の契約に記載されている価格とのクロスチェックの数値を確認します。

仕入先選択監査

仕入先を調達名簿に登録する前に、仕入先を審査するための基準が組織にある可能性があります。 これらには、リスク評価、パフォーマンスデータ、価格設定、およびサプライヤーのプールから可能な限り最高のオファーを得るための他の競争力のある分析が含

これは、組織内の連絡先が、合意されたベンチマークを満たさずに資格を得るために特定のベンダーの基準を微調整する可能性があるため、詐欺のリス

監査プロセス中に、仕入先の評価を確認し、各仕入先を分析して、選択基準を満たしているかどうかを判断します。 あなたが進行するようにあなたの調査結果を記録します。

監査手順とプロセス

購買要求、注文、またはその他の日常的な調達タスクの管理中に、組織全体の従業員が実装するプロセスを確認します。

• 彼らは不必要に負担ですか？
• それらは単純化されても同じ結果を得ることができますか？ 従業員は本質的なステップをスキップしますか？
• 従業員は調達プロセスをより効率的にする方法についてフィードバックを持っていますか？

最適な行動方針を決定するために、調達プロセスの生産性を評価します。

あなたの洞察を処理

あなたの研究と監査が完了したら、ここでは、より高い経営陣の評価のためにそれをすべて詳細に入れる段階です。

特定されたすべての問題領域について、管理者、従業員、直接の利害関係者と心をこすり、それらを修正する方法についてのアイデアを得ることがで 機能領域のために、よりよい結果を得るために調節できるものが定めるために意見を出し合うことができる。

収集したすべての情報を取得し、それを理解するのに役立つデータポイントを担当する利害関係者の助けを借りて、それを処理し分析する時間を

調査結果を報告する

組織の調達を掘り下げた後、上級管理職や意思決定に必要な上級ステークホルダーのために、すべてを整然とした形式にします。

調達マジックにKissflowを使用

インテリジェントなプロセス、包括的なデータレポート、利害関係者を巻き込むためのコラボレーションツール、契約データと取引データの最大の可視性を備えている場合、調達監査を行う方が簡単です。

Kissflow調達クラウドは、get-goからあなたの調達を管理するために権限を与え、行の上に物事をパッチアップする必要性を最小限に抑える一つの包括的なソリューションを提供しています.

Kissflow Procurement Cloudを使用すると、次のことができます:

• 最大のレポートと可視性で詐欺を説得し、さらには排除
• 数回のクリックでインテリジェントなプロセスを作成し、管理
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