Rubyでは、仮想受付の私たちのcrackerjackスタッフは、毎日数百の呼び出しをフィールドに—と私たちはその過程で多くのことを学びました！
電話応対が初めての方、またはスキルを磨きたい方には、これらの五つの受付担当者トレーニングのヒントが、すべての発信者をルビーのように輝かせるのに役立ちます。
- “わからない”と言わないでください
- メッセージを一言で言い換える
- 内容を確認してください
- 息をして…
- 笑顔
そうだ、簡単だ！
1. 「わからない」と言わないでください
特に仕事が初めての場合、答え方がわからない質問をされる可能性は非常に優れています。 しかし、”私は知らない”と言うことは行き止まりです。 代わりに、
「私はあなたのために見つけることができます」
「私はそれを調べて幸せになるだろう」
「素晴らしい質問！ 私はそれに答えるために最高の人と連絡を入れてみましょう。”
“Let me”と”I’d be happy to”で始まるフレーズは、”I don’t know”ブルースを打ち負かすのに最適な方法です。
2. メッセージを一言で言い換える
発信者は、メッセージが正確に中継されることを知りたいと思っています。 彼らに戻って彼らのメッセージを繰り返すよりも、これのそれらを保証するための良い方法は何ですか？ 受付係の訓練を通って行けば、それはまた間違いを見る大きい方法である。
内容を確認する
常に電話番号を読み返し、トリッキーな名前や単語をスペルアウトして、それらを正しく倒したことを確認してください。 ここでは、情報を確認するためのいくつかのヒントがあります。
息をして、
あなたはたくさんのことをしています—電子メールの積み重ね、提出される書類、書くべき報告書。 受付の訓練は厳しく、仕事自体はさらに困難です！ しかし、電話が鳴るときは、他のオフィスの騒ぎをあなたの心の外に置き、着信コールに集中するのが最善です。 呼吸を取り、呼出しに答え、そして声の穏やかで、友好的な調子の発信者に挨拶しなさい。 汗をかくのを見てはいけません！ ああ、あなたが発信者と話している間、次のステップに従ってください…
…笑顔！
は愚かなようですよね？ それは動作します。 あなたがフレンドリーで魅力的に聞こえるようにしたい場合は、笑顔が声の完璧なトーンを確保するための最も簡単な方法です。 笑顔はまた、あなたが穏やかで、よく、幸せに感じるのに役立ちます。 誰が仕事は楽しいことができないと言いますか？