Nel 2018, un truffatore ha ingannato Google e Facebook da un totale di million 128 milioni. I dettagli di come è riuscito a farlo sono inquietantemente facili. Secondo l’indagine, il sospetto ha semplicemente inviato fatture fraudolente per servizi che non sono mai stati resi e, a sorpresa, il team finanziario di Facebook ha pagato.

Avrebbe potuto esserci solo un modo in cui quei fondi sono stati rintracciati e recuperati dopo il fatto, e questo sarebbe stato durante un audit degli appalti.

Ora, è facile pensare che non ti succederà mai. Hai dipendenti più intelligenti, dici. E non sei un’azienda tecnologica da un miliardo di dollari con un sacco di soldi da perdere. Non vedi che questo accada alla tua azienda.

Ma, lo sapevate che per le aziende con meno di 100 dipendenti, schemi di fatturazione sono il secondo tipo più diffuso di frode?

Ma cos’è l’approvvigionamento?

Ci aiuterà a rinfrescare la nostra comprensione di come funziona l’approvvigionamento prima di immergerci nel processo di auditing.

L’approvvigionamento è il processo di acquisizione di prodotti e servizi che un’organizzazione richiede per eseguire le sue operazioni quotidiane.

Secondo McKinsey, le organizzazioni spendono tra il 30-70% delle loro entrate per gli appalti. Questo volume di denaro che scorre attraverso un reparto crea ampie opportunità di frode e pratiche senza scrupoli.

È qui che entrano in gioco gli audit degli appalti.

Che cos’è un audit di approvvigionamento?

L’audit di approvvigionamento comporta la revisione periodica dei contratti di approvvigionamento, dei processi e della cronologia con i fornitori per garantire l’accuratezza, la conformità con i termini stipulati nel contratto e migliorare l’efficienza.

Qual è l’essenza del controllo degli appalti?

Il controllo degli appalti aiuta le organizzazioni a svolgere tre funzioni chiave,

• Procurement ti consente di scoprire ed eliminare le frodi nel tuo sistema di approvvigionamento. Dando uno sguardo olistico alla vostra storia di approvvigionamento, è facile identificare le irregolarità in tempo.
• Conformità. Il controllo periodico rivela se i tuoi fornitori hanno rispettato i termini stipulati nei contratti in modo da poter risolvere i contratti non performing o tracciare una via da seguire.
• Efficienza. Dando un’occhiata approfondita alla tua macchina di approvvigionamento, è facile capire cosa deve cambiare e dove puoi ottenere gli stessi o anche migliori risultati tagliando l’input.

L’audit degli appalti, come ogni altra forma di audit, rivela i problemi relativi agli appalti e identifica le opportunità di cambiamento.

Come eseguire un audit di approvvigionamento?

Un audit di approvvigionamento comporta vantaggi significativi per l’organizzazione. Ma non fatevi ingannare. Il procurement auditing è un processo intensivo che scava nel nucleo dei vostri sistemi e processi per mostrarvi cosa funziona e cosa deve cambiare per gestire meglio il vostro procurement.

Dovrai analizzare innumerevoli documenti, mantenere i contatti con le parti interessate e creare un rapporto dettagliato di tutti i tuoi risultati per la considerazione di una gestione più elevata. Ecco una ripartizione di ciò che serve per eseguire un audit di approvvigionamento.

Coinvolgere dirigenti e diretti interessati

Gli appalti tendono a presentarsi come un campo piuttosto tecnico.

Puoi gestire molti dati, spostare quei dati da un posto all’altro, elaborarli in informazioni e prendere decisioni in base alle conclusioni che raggiungi

Ma non ignorare il fattore umano che fa funzionare tutto. Il tuo primo punto di riferimento nel tuo percorso di audit degli appalti è avere 1: 1 o anche una riunione generale con i responsabili degli appalti e gli stakeholder diretti in tutta l’organizzazione.

Si mira a catturare la loro prospettiva on-the-job e ottenere la loro analisi su ciò che funziona, cosa non lo è e cosa potrebbe essere migliorato per rendere il vostro approvvigionamento eseguito in modo più efficiente.

Questo ti aiuta nella tua ricerca di auditing poiché ora hai un’idea migliore di cosa fare attenzione.

Naturalmente, devi ancora completare il tuo audit da zero e non prendere la parola di nessuno per questo (motivo per cui si chiama audit), ma inizialmente i manager in loop nel processo ti danno indicazioni su cosa enfatizzare durante il processo di auditing.

Focus sulle aree problematiche

Ci sono tre rami principali per l’audit degli appalti – revisione dei contratti di appalto, dei processi e, infine, della storia degli appalti per valutare le prestazioni nel tempo.

Tutti questi hanno bisogno di un approccio olistico per scoprire cosa funziona e cosa no e arrivare a risolverli subito.

Meglio ancora, è possibile sfruttare il feedback dei responsabili degli appalti e delle parti interessate per identificare le aree problematiche all’interno del processo di approvvigionamento e determinare ciò che deve essere risolto più velocemente.

Ora, questo non rimuove in alcun modo la responsabilità dal dover controllare end-to-end, ma piuttosto ti aiuta a concentrare i tuoi sforzi su problemi noti in modo da poterli risolvere prima di cercare problemi nascosti.

Moduli di richiesta e acquisto di audit

Gli ordini di acquisto vengono compilati ogni volta che c’è un inventario che il reparto acquisti sta ordinando.

Ciò costituisce opportunità per i dipendenti senza scrupoli di manipolare cifre e commettere frodi.

In particolare, dato il volume degli ordini di acquisto, il reparto acquisti potrebbe aver elaborato, sarà impossibile analizzare ogni singolo documento.

Quello che fai è selezionare i campioni in modo casuale da diversi fornitori e rivedere i dettagli su ciascuno di essi. Controlla le firme, le note, i dettagli dell’ordine, i prezzi e le cifre dei controlli incrociati rispetto ai prezzi indicati nei contratti per ciascun fornitore.

Audit di selezione dei fornitori

La tua organizzazione ha presumibilmente criteri per il controllo dei fornitori prima di inserirli nel tuo elenco di approvvigionamento. Questi potrebbero includere valutazioni del rischio, dati sulle prestazioni, prezzi e altre analisi competitive per ottenere la migliore offerta possibile da un pool di fornitori.

Questa è un’altra area soggetta al rischio di frode poiché i contatti all’interno dell’organizzazione possono modificare gli standard per determinati fornitori per aiutarli a qualificarsi senza soddisfare i benchmark concordati.

Durante il processo di controllo, è qui che si esaminano le valutazioni dei fornitori e si analizza ciascun fornitore per determinare se sono all’altezza degli standard di selezione. Registra i tuoi risultati, come si procede.

Procedure e processi di audit

Esaminare i processi implementati dai dipendenti di tutta l’organizzazione durante l’esecuzione di richieste di acquisto, ordini o la gestione di altre attività di approvvigionamento quotidiane.

• Sono inutilmente onerosi?
• Potrebbero essere semplificati e ottenere ancora gli stessi risultati? I dipendenti saltano i passaggi essenziali?
• I dipendenti hanno un feedback su come rendere più efficienti i processi di approvvigionamento?

Valuta la produttività dei processi su cui si è basato il tuo approvvigionamento per determinare la tua migliore linea d’azione.

Elabora le tue intuizioni

Con la tua ricerca e il controllo fatto, ecco la fase in cui metti tutto in dettaglio per la valutazione della gestione superiore.

Per tutte le aree problematiche identificate, è possibile strofinare le menti con manager, dipendenti e stakeholder diretti per idee su come risolverli. Per le aree funzionali, è possibile brainstorming per determinare ciò che potrebbe essere regolato per ottenere risultati ancora migliori.

Prendi tutte le informazioni che hai raccolto e prenditi del tempo per elaborarle e analizzarle con l’aiuto degli stakeholder responsabili di quei punti dati che ti aiuteranno a dare un senso a tutto.

Segnala i tuoi risultati

Dopo aver scavato nell’approvvigionamento della tua organizzazione, metti tutto in un formato ordinato per la gestione superiore e gli stakeholder senior che ne avranno bisogno per il loro processo decisionale.

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Fare un audit di approvvigionamento è più semplice quando si dispone di processi intelligenti, reporting completo dei dati, strumenti di collaborazione per coinvolgere gli stakeholder e massima visibilità sui dati dei contratti e delle transazioni.

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