Che cos’è un travel manager?

Un travel manager è responsabile di tutti gli aspetti dei viaggi d’affari. Aiutano a progettare la politica di viaggio di una società, gestire le modalità di viaggio, assistere con la scelta della migliore agenzia di viaggi aziendale per il business, organizzare e monitorare le spese di viaggio, e guardare fuori per il benessere dei viaggiatori d’affari. Dopo il viaggio, un travel manager è incaricato di analizzare i dati e utilizzarli per semplificare e migliorare i viaggi futuri. Devono possedere il giusto insieme di competenze che includono eccellenti capacità di comunicazione e organizzative, nonché essere pensatori acuti e strategici.

In precedenza, il ruolo di un travel manager era assunto da un responsabile dell’ufficio o da qualcuno all’interno del dipartimento delle risorse umane che organizzava i viaggi in aggiunta alle altre responsabilità. Al giorno d’oggi, sempre più aziende di tutte le dimensioni stanno vedendo il vantaggio di assumere un responsabile di viaggio aziendale dedicato.

Cosa fa un travel manager? Compiti e responsabilità principali

Politica di viaggio aziendale

Uno dei ruoli principali di un travel manager è quello di impostare una politica di viaggio aziendale. Questo tiene conto di tutti i potenziali costi di un viaggio e stabilisce regole e linee guida per i dipendenti da seguire quando si organizza un viaggio. La politica dovrebbe contenere informazioni sui seguenti aspetti delle pratiche di viaggio d’affari della società:

• procedura di Prenotazione e di viaggio approvato lo strumento di prenotazione
• costo Ammissibile di prenotazione (alberghi, voli, trasporti di terra)
• eccezioni Particolari o regole per il più costoso di una città o di percorsi
• azienda Preferita fornitori
• processo di Approvazione per i viaggi che superano le tipiche limitazioni
• Rimborso del processo
• Consentiti e non consentiti spese
• Viaggi processo di debriefing
• assicurazione di Viaggio vettore
• Dovere di cura del fornitore o procedure

Supervisionare i piani di viaggio e accordi

Alcune aziende decidono di rendere il loro travel manager responsabile della prenotazione di tutte le parti chiave dei viaggi di lavoro dei dipendenti, tuttavia altre aziende lasciano che fino ai dipendenti stessi. I due aspetti più importanti sono il trasporto e l’alloggio, ma le responsabilità coprono anche l’assicurazione di viaggio, i trasferimenti aeroportuali e molto altro.

Con la politica di viaggio aziendale stabilita, i travel manager cercano di prenotare viaggi in conformità con le sue linee guida pre-organizzate in modo che i manager aziendali sappiano che stanno ottenendo le migliori offerte. I travel manager includono anche dettagli più specifici per quanto riguarda il trasporto e l’alloggio. Ad esempio, la maggior parte delle politiche di viaggio aziendali specifica la classe di viaggio (ad esempio business o economy) e le categorie di hotel.

Gestione delle spese e del budget di viaggio

Un altro aspetto dei viaggi aziendali relativamente difficile da prevedere è la gestione delle carte di credito e le spese di destinazione. I travel manager sono incaricati di impostare limiti di spesa accettabili per i viaggi per semplificare il monitoraggio delle finanze.

Mettere un limite sulle carte di credito e le spese dà alla società un maggiore controllo sulle spese di viaggio d’affari. Tuttavia, per il morale dei dipendenti, ci deve essere un certo grado di libertà. Un travel manager è quindi responsabile di trovare l’equilibrio tra libertà ed efficienza dei costi. Poiché il costo della vita varia da destinazione a destinazione, i limiti di spesa devono variare di conseguenza.

Una potenziale insidia qui è che è difficile valutare la giusta quantità per ogni viaggio. Pertanto, un travel manager con esperienza nel settore è spesso una buona scelta a causa delle loro conoscenze e risorse.

Analisi dei dati

Mentre una politica di viaggio aziendale mira a coprire tutte le eventualità dei viaggi d’affari di un’azienda, è importante analizzare i viaggi effettuati. Un travel manager deve raccogliere i dati di tutti i viaggi per prendere decisioni informate per la politica di viaggio in futuro.

Ad esempio, se ci sono istanze ricorrenti di dipendenti che prenotano viaggi che superano il budget, questo aspetto deve essere affrontato. Con un set di dati affidabile basato sui viaggi passati, un travel manager può identificare i problemi e consultare i dipendenti per vedere quali cambiamenti sono necessari.

Infine, i dati finanziari sono utili quando si impostano i KPI e si analizza la redditività dei viaggi di lavoro. I responsabili dell’ufficio possono vedere chiaramente le spese rispetto ai guadagni di ogni viaggio per vedere quali sono i più vantaggiosi.

Abbracciare la nuova tecnologia

La tecnologia legata ai viaggi d’affari avanza molto rapidamente e i travel manager devono tenere il passo con essa. I miglioramenti negli strumenti di prenotazione rendono le cose più veloci ed efficienti per l’intera azienda. Ad esempio, con una politica di viaggio in atto, i dipendenti hanno ora la possibilità di prenotare il proprio viaggio seguendo le linee guida delle politiche.

Un altro vantaggio della nuova tecnologia è sul lato dei dati dei viaggi aziendali. Gli strumenti di gestione dei viaggi aziendali online come TravelPerk memorizzano i dati in un unico luogo, quindi è facile da analizzare. Un vantaggio secondario per l’archiviazione intelligente dei dati è che riduce la necessità di flussi di e-mail durante l’organizzazione di viaggi.

Pertanto, tenere il passo con i nuovi progressi tecnologici offre ai dipendenti più autonomia e ai travel manager più tempo per concentrarsi su altre cose.

Perché un travel manager è importante?

I costi legati ai viaggi d’affari rappresentano spesso la seconda spesa più grande per le aziende, dietro gli stipendi e i benefici dei dipendenti. E mentre COVID-19 drasticamente ridotto viaggi d’affari nel 2020, l’industria sta già recuperando ad un ritmo incoraggiante e si prevede di fare un pieno recupero nei prossimi anni.

Entrambi questi punti significano che il viaggio continuerà a svolgere un ruolo importante nelle spese di un’azienda. Pertanto, è una buona idea per i viaggi aziendali da gestire professionalmente.

In che modo usare un travel manager è diverso dal non usarne uno?

L’utilizzo di un travel manager aggiunge un forte elemento di controllo ai viaggi aziendali. I viaggi non gestiti possono portare a una mancanza di coordinamento e quindi a costi aumentati e imprevisti quando si tratta di organizzare viaggi.

Un travel manager cerca costantemente di migliorare l’esperienza di viaggio d’affari per i membri del team ed è anche vincolato dal dovere di cura, garantendo la loro sicurezza e benessere.

In che modo un travel manager è diverso da un’agenzia di viaggi?

Un travel manager è responsabile dell’organizzazione e della strategia dietro le quinte dei viaggi d’affari di un’azienda. Essi raccomandano linee guida, impostare tariffe preferenziali e dare raccomandazioni ai dipendenti, e sono generalmente in-house.

D’altra parte, un’agenzia di viaggi svolge solo il ruolo di prenotare effettivamente voli, alloggi e altri aspetti dei viaggi d’affari. Con l’emergere di nuove tecnologie come TravelPerk, molte di queste attività possono essere gestite e gestite dal travel manager in un modo perfettamente in linea con la politica di viaggio dell’azienda.

Abbiamo raggiunto Natalie Marcantonio, office manager di Quadmark per ascoltare i suoi pensieri sul fatto che i viaggi aziendali siano un’area attraente in cui lavorare:

” All’interno della nostra area di lavoro il viaggio è sempre stato una parte cruciale per fornire la nostra formazione e incontrare i clienti e i nostri dipendenti. Siamo un’azienda globale con un flex di lavoro a distanza. Essere in grado di viaggiare e incontrare il nostro team, i clienti e partecipare a eventi a livello globale era fino alla pandemia di covid una parte enorme della nostra azienda.”(Natalie Marcantonio, Responsabile ufficio, Quadmark)