Nel tentativo di comprendere le prestazioni e aumentare la redditività, la maggior parte delle aziende misura continuamente una tonnellata di metriche diverse, che vanno dalla soddisfazione del cliente e l’impegno dei dipendenti, alla generazione di lead, conversioni di marketing e indicatori di vendita. Ma forse la metrica più universale per qualsiasi azienda è il tasso di utilizzo.

Se non capisci il tuo tasso di utilizzo, non puoi capire la tua efficienza e produttività, il che significa che non puoi iniziare a valutare la redditività della tua attività. Ecco perché una moltitudine di aziende, da agenzie creative e servizi professionali attraverso studi legali e consulenti indipendenti, monitorare attentamente il loro tasso di utilizzo. Ma esattamente come si fa a calcolare con precisione?

Qual è il tasso di utilizzo?

In poche parole, il tasso di utilizzo è la percentuale delle ore lavorative totali di una persona che vengono spese per lavori che possono essere fatturati a un cliente. Non importa quanto motivato o produttivo un dipendente è, non importa quanto determinato sono a fare il massimo assoluto, il tempo sarà sempre il loro fattore limitante. Ci sono solo 24 ore al giorno – e come abbiamo esplorato in profondità prima, gli esseri umani non fanno bene quando ci sforziamo di essere “always on”.

Mentre un dipendente può lavorare 40 ore a settimana, è praticamente impossibile fare 40 ore di lavoro fatturabile. Riunioni, pause pranzo, telefonate, formazione e sviluppo del business tutti mangiano in esso. Ma quando si tratta di tasso di utilizzo, è importante per ottenere il giusto equilibrio: se è troppo alto, il vostro business può essere angoli di taglio con il lavoro interno essenziale e probabilmente avete bisogno di più risorse; se è troppo basso, potresti non portare abbastanza lavoro per il tuo conteggio della testa.

Perché si dovrebbe monitorare il tasso di utilizzo?

Ci sono diversi motivi per cui è così importante monitorare il tasso di utilizzo. Qualsiasi azienda che le fatture di ora in ora – che si tratti di un’agenzia o di uno studio legale – ha bisogno di sapere se stanno fatturando abbastanza per coprire i loro costi più spese generali. Se hai un tasso di utilizzo sano, saprai che stai fatturando in modo efficiente. Inoltre, una volta che hai capito il tuo tasso di utilizzo ideale, puoi utilizzarlo per aiutare a capire molte altre importanti funzioni aziendali.

I tassi di utilizzo sono particolarmente importanti quando si tratta di gestione delle risorse e possono migliorare significativamente le previsioni e l’ottimizzazione delle risorse. Come azienda cresce e squadre di espandere, l’importanza di avere visibilità nel tuo futuro diventa ancora più vitale e il tasso di utilizzo può sapere se si ha la capacità di assumere un nuovo cliente, se avete bisogno di assumere più persone, se stai spendendo abbastanza tempo sul client lavoro e se si dovrebbe investire di più in progetti interni.

Come si calcola il tasso di utilizzo?

Quindi qual è il modo migliore per calcolare il tasso di utilizzo? La formula di base è piuttosto semplice: è il numero di ore fatturabili diviso per il numero totale di ore disponibili (x 100).

Quindi, se un dipendente fatturati per 32 ore da una settimana di 40 ore, avrebbero un tasso di utilizzo di 80%. In realtà ci sono diversi modi in cui è possibile calcolare i tassi di utilizzo a seconda che si desideri comprendere prezzi, assunzioni, salute dell’organizzazione, ecc.

Per calcolare il tasso di utilizzo a livello aziendale, basta dividere il totale di tutti i tassi di utilizzo dei dipendenti per il numero totale di dipendenti. La maggior parte delle soluzioni di monitoraggio del tempo robuste può fornire queste informazioni sia a livello di dipendente che di azienda.

Che cosa è un buon tasso di utilizzo?

Così che cosa fa un buon tasso di utilizzo simile? In definitiva, questo dipende dalla società; non c’è un numero specifico che funziona per tutti, e certamente non è un caso di maggiore è il tasso di utilizzo, meglio è. Un tasso di utilizzo che è continuamente vicino al 100% suggerisce che il personale è oberato di lavoro e potenzialmente vicino al burnout. Se questo è il caso per te, è un’indicazione che potrebbe essere il momento di assumere nuove persone. Se si dispone di un tasso di utilizzo superiore al 100%, di solito è indicativo di un lavoro troppo fuori portata o di una scarsa pianificazione.

Ma sul rovescio della medaglia, se c’è un grande divario tra i tassi di utilizzo e di realizzazione, significa che il tuo team sta spendendo troppo tempo su attività non fatturabili, o non c’è abbastanza lavoro in cantiere-il che suggerisce che ci sono rischi in anticipo. Potrebbe anche suggerire che hai troppi liberi professionisti coinvolti in progetti. La linea di fondo, tuttavia, è che significa che è necessario portare più lavoro fatturabile. Per fornire maggiori informazioni, è possibile utilizzare la formula del tasso di utilizzo ideale, che è:

(Costi + profitto) / Capacità potenziale x Tasso fatturabile) x 100

Dividendo i costi delle risorse, le spese generali e il margine di profitto per il totale delle ore disponibili e il tasso fatturabile, è possibile calcolare il tasso di utilizzo ideale, ovvero il tasso di utilizzo ottimale per un’azienda per raggiungere il margine di profitto desiderato.

Prima di poter iniziare a lavorare qualsiasi tipo di tassi di utilizzo, tuttavia, è necessario essere in grado di raccogliere informazioni accurate su dove il vostro tempo sta effettivamente andando e quanto del vostro lavoro è fatturabile. Capire il tuo tasso di utilizzo è fondamentale se vuoi giudicare con successo la redditività dei tuoi dipendenti, team e azienda – e mentre è una misurazione semplice, può avere effetti di vasta portata sul modo in cui funziona la tua azienda.