Come responsabile dell’ufficio, devi essere in cima sia al tuo lavoro che all’output del resto dell’ufficio. Anche per i responsabili di ufficio più esperti, questo può essere un ordine alto, soprattutto durante quei giorni stressanti quando ti sembra di essere mettendo fuori incendi a destra ea sinistra. Ma con poche semplici tecniche, troverete quei giorni diventeranno sempre meno frequenti, dandovi la possibilità di respirare tra le attività. Utilizzare questi sette consigli di gestione dell’ufficio per rimanere in cima a tutto quello che dovete fare:

Organizza il tuo spazio di lavoro

Prima di organizzare qualsiasi altra cosa in ufficio, devi prima organizzare il tuo spazio. È semplice, ma è potente, specialmente una volta che hai litigato con tutte le tue penne e graffette e relegato i documenti in una pila ordinata o due. Noterete che si può trovare tutto, sia esso un foglio di calcolo o una cucitrice, molto più facile, che aumenterà il tempo che avete per ottenere le cose importanti fatte. Questo vale anche per il tuo desktop: assicurati che ciascuna delle tue cartelle, documenti e foto abbia una casa chiaramente definita per evitare confusione su tutta la linea.

Affronta la tua casella di posta

Ripulire la tua email è un po ‘ come mangiare broccoli: se sei nuovo, probabilmente lo detesterai all’inizio. Ma poi un giorno diventa un po ‘ più piacevole, e in poco tempo ti ritrovi a bramarlo. Datevi un po ‘ di tempo durante il giorno per impostare la tua casella di posta per il successo. Usa le etichette per ordinare facilmente i messaggi, annullare l’iscrizione a qualsiasi e-mail di massa che potresti ricevere e sbarazzarti di vecchie e-mail che fungono solo da disordine. Una volta gettate le basi, è facile mantenere la tua casella di posta pulita e, ancora più importante, efficiente. Non perderai mai più un’email importante.

Ripensare promemoria

Tutti in un ambiente di ufficio ha bisogno di promemoria di tanto in tanto, ma ad un certo punto, smettono di essere utili. Un sondaggio condotto da Udemy ha rilevato che quasi 3 lavoratori su 4 (70%) ammettono di sentirsi distratti mentre lavorano, con il 16% che riferisce di essere quasi sempre distratti.

Se la tua scrivania è intonacata in note appiccicose fluorescenti, smetterai di vederle e alla fine perderai traccia di ciò che devi fare. Se il telefono ronza ogni cinque minuti con un nuovo promemoria, imparerai a sintonizzarli nel tempo. Il modo migliore per aggirare questo è quello di impiegare questi strumenti con parsimonia. Utilizzare sticky notes solo per i più importanti promemoria giornalieri o note, poi sbarazzarsi di loro una volta che hanno fatto il loro lavoro. Imposta alcuni promemoria sul tuo telefono, ma relega il resto dei tuoi doveri a lungo termine al tuo calendario. Con moderazione, sono molto più difficili da ignorare.

Stabilire una comunicazione chiara

La pietra angolare dell’organizzazione di Office manager in qualsiasi ambiente è la comunicazione in tutte le sue forme. Assicurati che i tuoi colleghi sappiano come entrare in contatto con te, sia tramite la tua e-mail appena pulita, una chat privata su Slack o anche solo chiacchierando faccia a faccia alla tua scrivania. Check-in con tutti individualmente o in una riunione di squadra per far loro sapere come raggiungerti al meglio durante il giorno. Mentre non sarà sempre in grado di aiutare con tutto ciò che potrebbe essere necessario subito, snellire questo processo porterà a una comunicazione più strutturata e migliore su tutta la linea, che può cambiare completamente il tono di un posto di lavoro.

Delinea le tue aspettative

Per quanto tu possa desiderare a volte, non c’è modo di fare tutto in ufficio. Ma stabilendo chiare responsabilità, obiettivi e scadenze, sarai comunque in grado di tenere sotto controllo ogni attività come se li stessi facendo. Creare un calendario master di obiettivi e condividerlo con l’intero ufficio. Impostare incontri individuali per assicurarsi che tutti sono sulla buona strada per soddisfare le loro aspettative. Delegando il lavoro e assicurandosi che tutti stiano facendo la loro parte, compiti complicati diventeranno solo più facili da pianificare e realizzare.

Standardizza la tua giornata lavorativa

Può sembrare che non ci siano due giorni uguali per i responsabili dell’ufficio, ma una parte enorme dell’organizzazione dell’ufficio sta imparando a rendere le tue giornate il più uniformi possibile. Mettere da parte la stessa ora ogni giorno per alcune attività, che si tratti di 15 minuti per recuperare il ritardo su e-mail, mezz’ora per l’incontro con gli individui, o un paio d’ore per i progetti in corso. Mangiare il pranzo e fare pause intorno alla stessa ora ogni giorno. L’obiettivo è quello di allenare il tuo cervello a concentrarsi sulla cosa giusta al momento giusto, che migliorerà la tua gestione del tempo e ti preparerà a conquistare il lavoro che ti aspetta.

Analizza l’ufficio

Questo potrebbe essere il consiglio di gestione dell’ufficio più difficile da padroneggiare, ma i suoi vantaggi possono trasformare completamente il modo in cui opera il tuo posto di lavoro. Date un’occhiata a ogni aspetto dell’ambiente d’ufficio, dalle riunioni alle pause pranzo alle modalità di comunicazione. Ora chiediti: cosa può essere migliorato? Forse ci sono cinque squadre su un progetto quando ci potrebbe davvero essere quattro, o forse incontri stanno accadendo in un momento scomodo che interrompe il flusso di lavoro. Implementa il cambiamento, non importa quanto piccolo, e guarda come l’output del tuo ufficio diventa più efficiente e organizzato.

Migliora il flusso di lavoro del tuo ufficio con questi 7 metodi semplici ed efficaci:

1. Organizza il tuo spazio di lavoro

2. Affronta la tua casella di posta

3. Ripensare promemoria

4. Stabilire una comunicazione chiara

5. Delinea le tue aspettative

6. Standardizza la tua giornata lavorativa

7. Analizzare l’ufficio