CON centinaia o addirittura migliaia di pazienti sulla vostra lista, dental practicescan diventare rapidamente sopraffatto withrecords, rapporti, foto e modelli di studio. Butbefore si decide di avere una massa clear-out, besure non sono sbarazzarsi di nulla di vitale importanza.

Come punto di partenza, è buona prassi disporre di una politica scritta completa per la conservazione dei registri. Ciò dovrebbe riguardare sia i requisiti giuridici specifici, sia le dimensioni procedurali pertinenti stabilite negli accordi sui termini di servizio del sistema sanitario nazionale.

applicabile NHS regolamenti requiregeneral dentisti in Inghilterra, Walesand Scozia per mantenere il paziente treatmentrecords, associato radiografie, photographsand modelli di studio per un periodo di due anni(sei anni in Irlanda del Nord), a seguito di onfrom il completamento del corso oftreatment e sotto cura una cura continua/di captazione accordo, o il trattamento onreferral, anche occasionali treatmentsundertaken.

Ma da un punto di vista dento-giuridico, la divisione dei servizi praticanti in Scozia e il Dipartimento della sanità e dell’Assistenza sociale consigliano entrambi ai dentisti di conservare i registri per periodi molto più lunghi, fino a un massimo di 30 anni.

Autodifesa

Questo è importante quando si tratta di gestire le denunce, le richieste di negligenza e le indagini regolatorie potenziali da parte del Consiglio generale Dental (GDC). NHS reclami procedure ingeneral consentire un paziente o il loro representativesto presentare un reclamo fino a un anno dal theincident che si lamentano, o fromwhen essi primo venuto a conoscenza di esso.

Le richieste di negligenza clinica consentono di notificare un’azione per un periodo di tre anni a seguito dell’incidente rilevante o dalla data di conoscenza della potenziale richiesta; e nel caso di bambini fino al loro 21 ° compleanno (o fino a tre anni dalla loro data di conoscenza).Mentre non esiste una regola specifica sui limiti di tempo, in pratica il GDC è più propenso a esaminare le misure per praticare i problemi derivanti dal trattamento fornito negli ultimi cinque anni.

La disponibilità di registri di trattamento chiari e completi può essere inestimabile quando si risponde a un reclamo/azione, nonché quando si prepara una solida difesa alle leggi in corso. Le annotazioni dentarie concise e complete possono e sostengono di stopa nelle sue tracce. Scarsa qualità o non existentrecords significa che un praticante è leftto fare affidamento esclusivamente sulla loro memoria di eventi e la loro pratica abituale, ma la corte tende toassume che il ricordo di un paziente è morelikely per essere precisi quando si decide anyconflicts di prove fattuali.

Altre leggi

In determinate circostanze il ConsumerProtection Act 1987 può applicarsi anche ai dentisti come fornitori e utilizzatori di prodotti. Tali registri devono essere conservati per almeno 10 anni dopo l’ultima frequenza del paziente,indipendentemente dal fatto che la pratica usi registri manuali o elettronici.

Su questo argomento, dove una pratica ha registrato tutte le registrazioni dentali scritte a mano, questi dovrebbero essere sottoposti a backup in linea con i protocolli dei fornitori di sistemi. A questo punto diventano il record permanente e tutti i record originali scritti a mano possono essere smaltiti in modo sicuro. Ciò soddisfa anche il Data Protection Act 2018 (DPA) che vieta l’elaborazione di informazioni personali “eccessive”. Un passo importante nella digitalizzazione dei record è quello di garantire che il sistema consenta di stampare i record se richiesto per scopi legali o normativi o per richieste di accesso a soggetti.

MDDUS raccomanda pertanto:

1. I registri di trattamento, i raggi X, i modelli di studio e tutte le altre corrispondenze, vengono conservati per almeno 10 anni dopo l’ultima frequenza del paziente allo studio.
2. Per i bambini, conservazione dei record come sopra fino a quando il paziente non ha compiuto almeno 25 anni.
3. Modelli ortodontici-mantenendo i modelli originali pre e postoperatori come sopra, ma scartando i modelli intermedi dopo un periodo di cinque anni.

Gli attuali principi di protezione dei dati consigliano di non detenere o trattare le informazioni personali più a lungo del necessario, ma nelle circostanze che abbiamo esaminato in questo articolo gli incentivi normativi o legali pertinenti per la conservazione dei dati consentiranno di superare le considerazioni sulla protezione dei dati.

Smaltimento sicuro

È necessario assicurarsi che il metodo scelto per la distruzione delle cartelle cliniche dei pazienti sia efficace e protegga pienamente la riservatezza. I metodi raccomandati sono triturazione, spappolamento o incenerimento.Se hai contratto questo servizio a una terza parte, devi prima cercare garanzie scritte che siano conformi al DPA.

Allo stesso modo, i dispositivi di archiviazione dei dati del computer dovrebbero essere sovrascritti o distrutti. Il provider Yoursoftware può aiutare.

Quando si considera l’abbattimento di vecchi registri cartacei, ad esempio per pazienti che non hanno avuto contatti con voi per almeno 10 anni, è buona pratica utilizzare un registro manuale o un foglio elettronico per annotare la data,il nome del paziente, la data di nascita, l’ultima data di attesa, il motivo della distruzione,la distruzione autorizzata e il metodo di distruzione. Ciò ti consentirà di fornire una risposta completa a chiunque invii una richiesta di accesso dopo il periodo di conservazione di 10 anni.

Alan Frame è un consulente di rischio presso MDDUS