Se possiedi o lavori in un’agenzia di marketing, sai che riportare i tuoi risultati ai clienti su base regolare è essenziale per creare fiducia, dimostrare valore e mantenere i clienti nel lungo periodo.

Quando stai appena iniziando a costruire l’agenzia, probabilmente stai facendo la maggior parte dei tuoi rapporti manualmente, di solito mettendo insieme una varietà di strumenti gratuiti. Man mano che cresci la tua agenzia, tuttavia, il tempo trascorso manualmente a generare report ogni mese può iniziare a sommarsi rapidamente.

La realtà è che, mentre la segnalazione è una parte essenziale della gestione e ridimensionamento di un’agenzia, non è un’attività che si dovrebbe spendere troppo tempo su. In particolare, il processo di creazione di report manualmente non sta migliorando i risultati dei tuoi clienti e non ti aiuta ad atterrare nuovi clienti.

Di conseguenza, man mano che le agenzie crescono oltre le prime fasi della loro attività, la segnalazione dovrebbe essere automatizzata il più possibile utilizzando il software in modo da poterti concentrare sul ridimensionamento dell’agenzia.

In questa guida, discuteremo esattamente cosa significa l’automazione dei report, perché è fondamentale per le agenzie, i diversi tipi di strumenti di reporting e, infine, esamineremo un processo passo-passo su come automatizzare i report.

La guida è organizzata come segue:

• Che cos’è la segnalazione automatica?
• Perché l’automazione dei report è importante per le agenzie
• Rivedere i diversi tipi di strumenti di reporting
• Passo dopo passo: come automatizzare il processo di reporting

Iniziamo.

Che cos’è la segnalazione automatica?

Il fatto è che il panorama del marketing digitale di oggi spesso comporta la gestione di molte fonti di dati diverse su base giornaliera. Potresti cercare di classificare i tuoi clienti organicamente nei motori di ricerca, eseguire annunci Facebook e Google a pagamento o gestire una campagna di email marketing. Indipendentemente dal tipo di attività di marketing che stai facendo per i tuoi clienti, probabilmente hai più dati provenienti da ciascuno di questi canali di quanto tu sappia cosa fare.

Per aiutare a risolvere questa sfida per le agenzie di marketing, il software di reporting automatizzato consente di collegare semplicemente il proprio account a una varietà di fonti di dati e recuperare automaticamente i dati da su base giornaliera.

Gli strumenti di reporting automatizzati utilizzano API o interfacce di programmazione delle applicazioni, che consentono a due sistemi di inviare dati tra loro. Poiché i dati che è necessario tenere traccia vengono automaticamente estratti da ciascuna piattaforma, questo libera una quantità significativa di tempo quando arriva il momento per la segnalazione.

Prima di continuare, va notato tuttavia che anche se si utilizza un software di reporting automatizzato, non dovrebbe essere necessariamente automatizzato al 100%. In particolare, dovresti comunque rivedere i dati dei tuoi clienti e fornire loro commenti e approfondimenti personalizzati con ogni rapporto.

Il processo di personalizzazione di ogni report è ancora molto più efficiente di generare i report da soli e va un lungo cammino in termini di fornire valore e mantenere i clienti a lungo termine.

Perché l’automazione dei report è importante per le agenzie

Abbiamo già discusso alcuni dei motivi di alto livello per cui automatizzare il processo di generazione di report ogni mese ha senso, ma vediamo ora questi in un po ‘ più in dettaglio.

Costi di reporting

Prima di decidere di implementare un software di reporting automatizzato, è necessario avere un’idea chiara di quali sono i costi di reporting correnti.

Per fare un esempio, esaminiamo i costi di segnalazione che un’agenzia tipica potrebbe sostenere.

Supponiamo che l’agenzia abbia attualmente 25 clienti e che tu stia inviando rapporti su base mensile. Se ogni rapporto richiede solo 5 ore al mese e si sta pagando il vostro personale una media di $35 un’ora, che si rompe a $4375 dei costi di reporting ogni mese, o $52500 all’anno.

Come puoi vedere, i costi della segnalazione manuale si sommano rapidamente.

Software di reporting automatizzato può costare ovunque da $50 a $500 + ogni mese, a seconda delle dimensioni dell’agenzia, ma come si può vedere uno strumento come questo si ripaga molto rapidamente.

Se non sai quali sono i tuoi costi di reporting attuali e vuoi calcolarli da solo, controlla il nostro calcolatore dei costi qui.

Coerenza

Se hai provato la segnalazione manuale per qualsiasi periodo di tempo, sai che quando il periodo di riferimento è quasi finito, spesso può essere una corsa per preparare tutto e assicurarsi che venga inviato in tempo.

I dipendenti che gestiscono la segnalazione possono ammalarsi, o un certo numero di altri progetti possono venire, qualunque sia la ragione può essere senza automatizzare e pianificare i rapporti in anticipo si sta lasciando una parte essenziale della gestione dell’agenzia in parte fino al caso.

Con uno strumento di reporting automatico, d’altra parte, dopo aver impostato inizialmente ogni campagna e collegato le origini dati, sai che, indipendentemente da ciò che accade, stai consegnando costantemente gli aggiornamenti che hai promesso ai clienti.

Scalabilità

Un altro motivo per cui la segnalazione automatica è così importante per le agenzie è la scalabilità che offre. Se stai fornendo un servizio prezioso ai clienti esistenti e lavorando per generare nuovi lead per l’agenzia, è solo una questione di tempo prima di iniziare a scalare.

Inoltre, il ridimensionamento di un’agenzia può avvenire molto rapidamente e, se non sei pronto con gli strumenti giusti, può essere disastroso. Ad esempio, se tutti i tuoi attuali dipendenti trascorrono il loro tempo con attività di reporting manuale, potresti non avere il tempo di assumere più persone per gestire l’afflusso di nuove attività.

Se si utilizza un software di reporting, d’altra parte, il ridimensionamento del flusso di lavoro di generazione di report esistente è spesso facile come l’aggiornamento a un piano tariffario più elevato.

Opportunità di Upselling

Infine, fornire report di marketing di alta qualità è un ottimo modo per presentare nuove opportunità ai clienti esistenti, che spesso possono portare a upselling loro servizi aggiuntivi.

Ad esempio, se si sta eseguendo annunci PPC per un cliente e si vede l’opportunità per loro di rango nei motori di ricerca organicamente, si potrebbe quindi utilizzare uno strumento di analisi concorrente e mostrare loro esattamente ciò che questo potrebbe significare per il loro business nel vostro rapporto di marketing. Avendo uno strumento in grado di estrarre automaticamente tutti questi dati da varie fonti, tutto ciò che devi fare è spiegare al tuo cliente perché il servizio è prezioso per la loro attività.

Revisione di diversi tipi di strumenti di reporting

Ora che abbiamo discusso perché l’automazione dei report è importante per le agenzie, esaminiamo alcuni diversi tipi di software di reporting e analisi disponibili, inclusi i pro e i contro di ciascuno.

Fai da te Reporting con strumenti gratuiti

Un modo comune che molti marketers entry-level iniziare è semplicemente mettendo insieme vari strumenti gratuiti. Questo in genere includono strumenti come fogli di Google o Excel, Google Documenti per la scrittura di sintesi di report, e forse una presentazione di PowerPoint.

L’ovvio svantaggio di questo approccio è che richiede incredibilmente tempo e il risultato finale è spesso meno impressionante per i clienti.

L’unico vero vantaggio di questo approccio è che è completamente gratuito, anche se si sommano le ore necessarie per generare i report, questo non è davvero il caso.

Dashboard di reporting di analisi dei dati

Il prossimo tipo di strumento di reporting sono dashboard di analisi dei dati come Google Data Studio. Mentre una piattaforma come questa è certamente un passo nella giusta direzione da un foglio di calcolo, può ancora richiedere molto tempo per imparare a usarlo in modo efficace.

Un altro dei principali svantaggi di una piattaforma come Google Data Studio è che ha integrazioni limitate con altre piattaforme di marketing. Infatti, se si leggono le recensioni per Data Studio un tema comune è che la connessione a piattaforme che non sono di proprietà di Google è molto impegnativo.

Piattaforme di Business Intelligence (BI)

Le piattaforme di business intelligence come Tableau e Domo sono strumenti incredibilmente potenti quando si tratta di analisi dei dati.

Uno dei principali problemi con queste piattaforme, tuttavia, è che richiedono un serio investimento in termini di apprendimento come usarli, soprattutto se non sei un analista di dati. Se sei un analista di dati, tuttavia,il vantaggio di queste piattaforme è che puoi utilizzarle per un’ampia analisi dei big data in qualsiasi settore.

Detto questo, questo può anche essere visto come uno svantaggio per le agenzie poiché le piattaforme non sono specificamente focalizzate sui dati di marketing. Mentre è possibile analizzare qualsiasi tipo di dati con queste piattaforme, la mancanza di specializzazione in termini di connessioni dati spesso li rende meno che ideali per le agenzie di marketing.

Piattaforme di reporting automatizzate

Infine, piattaforme di reporting automatizzate come AgencyAnalytics sono costruite appositamente per le agenzie di marketing, il che significa che le connessioni dati sono focalizzate sulle piattaforme che i tuoi clienti stanno utilizzando.

Queste piattaforme sono anche costruite in modo molto più intuitivo rispetto alla maggior parte delle piattaforme BI, il che significa che sia i marketer tecnici che non tecnici possono ottenere valore da loro. Come discusso nella sezione precedente, dopo aver impostato le integrazioni iniziali dei dati, i principali vantaggi per le agenzie sono la coerenza per i report, la scalabilità della generazione di nuovi report e il valore che presentano ai clienti.

Step-by-Step: Come automatizzare il processo di reporting

Ora che sappiamo cos’è l’automazione dei report, perché è importante e i diversi tipi di strumenti di analisi a tua disposizione, diamo un’occhiata a un processo passo-passo per generare automaticamente report con AgencyAnalytics.

Fase 1: Preparazione

Prima di iniziare il processo di reporting a qualsiasi titolo, è generalmente consigliabile disporre dei seguenti processi:

• KPI & Metriche: il primo passo per il report è decidere quali KPI e metriche è necessario includere nel report. Come discusso nella nostra guida al monitoraggio SEO, spesso puoi capirli chiedendo a ciascun cliente una serie di domande iniziali riguardanti la propria attività durante la fase di onboarding.

• Frequenza di segnalazione: Successivamente, si desidera decidere la frequenza di segnalazione verrà utilizzato. Un sacco di agenzie andare con reporting mensile, anche se si sta utilizzando uno strumento di automazione rapporto si può prendere le cose un ulteriore passo avanti e facilmente inviare report giornalieri o settimanali. Inoltre, puoi sempre scegliere di utilizzare una dashboard di marketing live in tempo reale e fornire accesso 24/7 ai tuoi clienti.

• Assegnazione dei ruoli: come accennato in precedenza, anche se si utilizza un software di reporting è generalmente consigliabile personalizzare ciascuno con commenti e approfondimenti sul periodo di reporting. Decidere chi fornirà queste informazioni per ogni cliente è un altro passo importante prima di automatizzare i report. Se si sceglie di andare con l’invio periodico di report al posto di un cruscotto, questo può essere fatto facilmente con una relazione di sintesi, come illustrato di seguito:

Passo 2: Creazione di una Campagna

Dopo aver deciso il Kpi e metriche, la frequenza dei rapporti, e chi è responsabile per la segnalazione, il passo successivo è quello di creare una campagna per il vostro cliente. In AgencyAnalytics, una campagna è semplicemente un sito web, quindi nella maggior parte dei casi ogni cliente avrà una campagna a meno che non abbia più siti web.

Per creare una nuova campagna, vai alla dashboard di root e fai clic su “Crea campagna”:

In questo passaggio ti verrà richiesto di aggiungere informazioni di base sulla campagna come il nome della società, il dominio e puoi facoltativamente specificare un gruppo per organizzare le tue campagne.

Fase 3: Collegamento delle origini dati

Il prossimo passo per automatizzare il processo di reporting consiste nel collegare semplicemente le origini dati pertinenti alla campagna. AgencyAnalytics offre attualmente 65 + integrazioni di marketing per tutto, da PPC, social media, SEO, analisi, monitoraggio delle chiamate, e-mail, recensioni ed e-commerce.

Per questo esempio diamo un’occhiata a collegare gli annunci di Facebook per la nostra segnalazione. Per fare ciò, per prima cosa vai alla campagna e poi fai clic su”Integrazioni”:

Successivamente clicca su “Facebook Ads” dall’elenco delle integrazioni disponibili:

Successivamente, devi semplicemente fare clic su” Connetti account ” e ti verrà richiesto di selezionare l’account che desideri connettere.

Passo 4: Scegliere tra l’invio di report o la creazione di una Dashboard

Successivamente, si desidera decidere se si sta andando a dare ai vostri clienti 24/7 l’accesso a una dashboard o inviare loro rapporti periodici. Se si desidera ottenere il reporting installato e funzionante il più rapidamente possibile, è possibile fare uso del nostro dashboard e modelli di report.

qui Sotto potete vedere un esempio di un modello di pannello per Facebook Ads, che è possibile visualizzare in anteprima live qui:

Se, invece, si desidera utilizzare un modello di report, ecco un esempio di Facebook Ads modello, che è possibile visualizzare in anteprima dal vivo di qui.

Passo 5: Personalizza i tuoi report o Dashboard

Se desideri personalizzare i tuoi report o dashboard, puoi utilizzare il nostro editor drag and drop. Se si desidera personalizzare un particolare widget sulla dashboard è sufficiente fare clic su “Modifica Dashboard” e vedrete un’icona a forma di ingranaggio che consente di applicare le personalizzazioni.

Passo 6: White Label il tuo Reporting con il Branding della tua Agenzia

Dopo aver creato il tuo report o dashboard, il passo successivo è quello di white label con il branding della tua agenzia. Le caratteristiche white label di AgencyAnalytics includono la possibilità di personalizzare loghi, combinazioni di colori, se sei sul piano Agenzia o superiore è possibile aggiungere il proprio dominio personalizzato ed e-mail, e se sei sul piano Enterprise è possibile configurare i profili white label per ciascuno dei vostri clienti.

Al fine di white label il reporting è sufficiente fare clic su “Impostazioni” nell’angolo a sinistra e vedrete una scheda chiamata “White Label”:

Punto 7: Creare un riepilogo del report o aggiungere commenti personalizzati alla Dashboard

Successivamente, se si desidera aggiungere il proprio insight nel report, il modo migliore per farlo è con un riepilogo del report. Ecco un esempio di riepilogo del rapporto dal nostro modello di annunci Facebook:

Oppure se si sceglie di utilizzare un cruscotto si può facilmente aggiungere un widget casella di testo e specificare esattamente ciò che hai raggiunto ogni mese:

Punto 8: Fornire l’accesso client alla dashboard o pianificare report automatici

Il passaggio finale consiste nel fornire l’accesso client alla dashboard o pianificare report automatici su base giornaliera, settimanale o mensile.

Se si utilizza una dashboard per creare un account client, è sufficiente fare clic sulla scheda “Utenti” della campagna e fare clic su “Crea utente”:

Dopodiché avrai la possibilità di scegliere tra un account cliente o personale:

Se si decide di andare con la rendicontazione periodica è possibile utilizzare la nostra Programmazione Guidata per decidere la frequenza, il giorno del mese, dell’ora del giorno e della segnalazione intervallo di date:

È quindi possibile specificare il contenuto di ogni report email che verrà inviata ai clienti.

Sommario: Reporting automatizzato per le agenzie

Come abbiamo discusso, mentre il reporting è una parte essenziale della gestione di un’agenzia, l’atto di creare manualmente report ogni mese può essere incredibilmente dispendioso in termini di tempo e inefficiente.

Invece di mettere insieme vari strumenti e cercare di tracciare manualmente i dati, il reporting automatico inserisce automaticamente questi dati attraverso un’API in modo da poterti concentrare sulle campagne stesse.

Mentre ci sono altri tipi di analisi dei dati e piattaforme di BI disponibili, dal momento che non sono focalizzati sulle agenzie di marketing, questo significa che le connessioni dati spesso non ci sono. Non solo, ma questi strumenti sono spesso progettati per gli analisti di dati il cui unico compito è quello di imparare a utilizzare la piattaforma.

Automated reporting software, d’altra parte, ha tutte le connessioni dati di marketing è necessario già in atto, quindi tutto quello che dovete fare è collegare gli account per iniziare automatizzare il reporting.

In sintesi, il software di reporting automatizzato offre una serie di vantaggi in termini di tempo e costi per le agenzie, alcuni dei più importanti includono la coerenza dei report, la scalabilità e la facilità di dimostrare il valore dei servizi.