Quali pensi siano alcune delle principali cause di errori e omissioni?

I professionisti delle compagnie di assicurazione citano spesso una mancanza di documentazione. Mentre analizzo ulteriormente, diventa evidente che la mancanza di documentazione non è una causa effettiva di E&O rivendicazioni, ma piuttosto un fattore che rende le rivendicazioni di difesa più impegnative. Mantenere la documentazione è un mezzo per ridurre la responsabilità e la presunta negligenza con non divulgazione, false dichiarazioni e altre rivendicazioni.

Se ti è stato chiesto di produrre documenti per un reclamo basato su una transazione che hai chiuso la scorsa settimana, si spera che le informazioni siano prontamente disponibili. Il problema, però, è la maggior parte dei reclami superficie sei mesi a un anno dopo la chiusura—a volte due o tre anni dopo la chiusura. Avresti messaggi vocali, e-mail o documenti per una transazione che hai chiuso nel 2019?

Quando ricevi una telefonata, è importante seguire la conversazione con un’e-mail o un riepilogo documentato. Mr. e Mr. Buyer chiamano e dicono che vorrebbero offrire $50.000 sopra il prezzo richiesto e rinunciare all’opzione di valutazione. Un’e-mail di follow-up dovrebbe indicare, secondo la nostra conversazione, aumenteremo la tua offerta da X a Y e rinunceremo all’opzione di valutazione. Vi consiglio anche di prendere l’abitudine di rispondere alla “prossima domanda.”In questo caso, risponderei a cosa significa rinunciare all’opzione di valutazione: Se la casa valuta per un importo inferiore alla tua offerta, dovrai trovare più soldi per l’acconto.

Vediamo spesso dove gli agenti hanno dichiarato di aver consigliato il cliente ma non ne hanno alcuna prova. Ad esempio, un agente può consigliare a un cliente di adottare determinate misure, come ottenere un’ispezione a casa o pagare una garanzia a casa. Texas REALTORS® offre moduli per garantire ai clienti di ricevere informazioni su questi aspetti della transazione. Questi moduli, se forniti e firmati dalla parte ricevente, possono servire come avviso riconosciuto su tali questioni. Un buon esempio sono le Informazioni generali e Avviso per acquirenti e venditori (TXR 1506), che fornisce alle parti informazioni riguardanti le ispezioni a casa, le garanzie a casa e altri aspetti del processo di acquisto a casa e fornisce all’agente documentazione utile.

Se la segreteria telefonica, l’email e il testo non sono sufficienti, ora devi considerare Zoom, Microsoft Teams, WhatsApp e Facebook Messenger. È molto importante avere un posto centrale per ospitare le comunicazioni chiave. Non hai familiarità con il modo di e-mail te stesso una segreteria telefonica? Le istruzioni sono abbastanza facili da seguire se si ricerca on-line. Screenshot di testi e messaggi di social media possono essere inviati a una posizione centrale pure.

Considera di investire in un sistema di backup per i tuoi dati. Raccomando backup online o basati su cloud. Se il disco rigido mai si blocca o il computer viene infettato da ransomware, potrebbe essere il miglior denaro mai speso.

Infine, è importante conservare la documentazione per sette anni. Lo statuto delle limitazioni può variare in base al tipo di reclamo. TREC richiede ai titolari di licenza di mantenere otto tipi di record in un formato accessibile per quattro anni dalla data di chiusura o di risoluzione del contratto. Lo statuto delle limitazioni per una violazione del contratto è di quattro anni, ma una richiesta di lesioni è di due anni. O è possibile quando si tratta di transazioni immobiliari. La questione sorge, però, per quanto riguarda la data di inizio per determinare la prescrizione. Questo è il motivo per cui è importante mantenere i documenti oltre lo statuto delle limitazioni.