Se possiedi un’azienda e hai dipendenti, sai quali record devi tenere a fini fiscali? L’elenco, mentre lungo, non è eccessivamente ingombrante—ma allo stesso tempo è molto importante nel caso in cui si sono controllati dall’IRS. Continuate a leggere per imparare tutto quello che dovete sapere quando si tratta di record fiscali dei dipendenti.

Employee tax records è necessario mantenere

Ai fini fiscali l’IRS elenca sul loro sito web esattamente ciò che è necessario tenere in archivio. Ecco uno sguardo a ogni elemento e ciò che comporta.

• Numeri di identificazione dei dipendenti: è necessario disporre del numero di identificazione di tutti i dipendenti, che sarà il loro numero di previdenza sociale o il loro numero di identificazione dei dipendenti che è stato rilasciato loro dall’IRS.
• Altre informazioni di identificazione: i nomi, gli indirizzi e le occupazioni di tutti i dipendenti devono essere conservati in archivio.
• Tutti i salari pagati: L’importo totale e le date per tutti i salari pagati ai dipendenti. L’elenco include salari, pagamenti pensionistici, rendite, pagamenti contrattuali, ecc.
• Quantità di suggerimenti: Se il vostro business è quello in cui i dipendenti saranno guadagnare suggerimenti, è inoltre necessario tenere in archivio la quantità di suggerimenti pagati per ogni individuo.
• Date di occupazione: È necessario tenere in archivio le date in cui gli individui sono stati impiegati.
• W-4 forme: È necessario avere ogni dipendente, prima di iniziare a lavorare per voi, compilare un modulo di ritenuta fiscale W-4 e poi tenerlo in archivio.
• Moduli W-2 e 1099: è necessario conservare una copia di tutti i moduli W-2 e 1099 emessi. Se uno qualsiasi di questi moduli ti viene restituito come non consegnabile, devi anche conservarli in archivio.
• Record di assenza: È necessario tenere in archivio tutti i periodi di tempo in cui si aveva un dipendente che era senza lavoro a causa di una malattia o infortunio, e gli stipendi che hai pagato a loro durante quel periodo di tempo.
• Benefici pagati: È necessario disporre di registrazioni in archivio di eventuali benefici pagati ai dipendenti, compresi i benefici marginali.
• Informazioni fiscali sui salari federali e statali: Registrazioni accurate di tutte le imposte sui salari pagate sia al governo federale e lo stato devono essere tenuti in archivio. Non fa male mantenere la prova del deposito sotto forma di assegno restituito o altra ricevuta. Sarà inoltre necessario mantenere copie di IRS forme libro paga 940 e 941.

Per quanto tempo è necessario conservare i registri fiscali dei dipendenti?

Per quanto tempo si dovrebbe tenere record fiscali dei dipendenti? Il lasso di tempo esatto è in discussione. Secondo il sito web IRS, tutti i record devono essere conservati per un minimo di quattro anni. In genere, lo statuto delle limitazioni su un audit IRS è di 3 anni dalla data di presentazione della dichiarazione dei redditi, ma ci sono casi in cui questo può essere esteso. La maggior parte degli esperti della zona consiglierà ai loro clienti di tenere i registri per un periodo di tempo ancora più lungo, di solito fino a sei anni.

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