Il processo di assunzione dei dipendenti comporta inevitabilmente la creazione di molti record che coinvolgono i candidati che alla fine non sono selezionati per una posizione. La domanda diventa quindi quanto tempo dovrebbero essere conservati questi record ora che il potenziale noleggio non viene più considerato dalla società? Inoltre, sempre più spesso, in che misura questi record sono influenzati dalle leggi sulla privacy in materia di informazioni personali identificabili (PII)?

I motivi per cui i datori di lavoro scelgono di tenere registri non assunti oltre la durata del processo di selezione sono numerosi:

• nel caso In cui le circostanze lo richiedono loro di rivisitare il richiedente piscina per un motivo o per un altro
• possono ottenere mescolato in una classe di record che si riferiscono al generale di reclutamento/selezione del processo e conservato, di conseguenza, a seconda di come l’azienda programma di conservazione dei registri è organizzato
• Il potenziale contenzioso spesso le unità aziendali di politiche in materia di conservazione di non assumere richiedente record
• Una moltitudine di requisiti di legge, con diversi periodi di conservazione mandato la conservazione di questi record

Se guidato da esigenze aziendali o operative, prassi comune o legge, determinare il periodo di conservazione per questi record richiede considerazione e analisi delle varie leggi probabilmente applicabili a una determinata azienda.

I requisiti di conservazione legali federali degli Stati Uniti relativi ai record non assunti variano generalmente a seconda delle dimensioni di un datore di lavoro e del tipo di attività che conducono. Secondo alcuni atti federali, la loro applicabilità dipende dal numero di dipendenti e dallo status di entità privata o governativa. Ad esempio, alcune leggi di non discriminazione richiedono la conservazione dei moduli di domanda presentati dai candidati e altri record di assunzione, compresi quelli relativi alla selezione per un anno. Questo periodo di tempo può estendersi più a lungo in caso di discriminazione. Requisiti simili sono anche mandati a livello statale.

Gli appaltatori federali sono spesso tenuti a standard più rigorosi che possono richiedere che i record non noleggiati siano conservati più a lungo. Il periodo di conservazione è subordinato al numero di dipendenti e al valore monetario dei contratti governativi in cui è impegnato il datore di lavoro. A seconda dei fattori precedenti, il periodo di conservazione obbligatorio per i record non assunti, compresi i curriculum presentati a titolo oneroso, varia da uno a due anni.

Pur prendendo in considerazione i requisiti di conservazione legali, la privacy delle PII è una preoccupazione crescente e un fattore importante nel fissare il periodo di conservazione appropriato per i record non assunti, che sono sempre più oggetto di leggi sulla privacy del lavoro che cercano di proteggere le PII dei dipendenti attuali, precedenti e potenziali. Utah è uno dei primi stati ad emanare un tale requisito di conservazione in relazione ai record di non-noleggio ai sensi del Jobs Selection Procedures Act. Ai sensi della legge, i datori di lavoro non sono autorizzati a conservare le informazioni raccolte durante il processo di selezione iniziale per più di due anni dopo che il datore di lavoro riceve le informazioni dal richiedente. Requisiti simili sono suscettibili di apparire più spesso come Stati Uniti diventano sempre più aggressivi nei loro sforzi per affrontare PII privacy.

Minimizza il rischio e massimizza la conformità attraverso un attento esame delle leggi statali e federali applicabili alla tua azienda per quanto riguarda i record di non noleggio. Un’analisi prudente richiederà la considerazione delle esigenze interne e dei requisiti legali ponderati rispetto alle probabili implicazioni sulla privacy per la conservazione di tali registri più a lungo del necessario.