Assegnare ruoli interni di team e progetti client

I progetti di grandi dimensioni possono essere complessi. Le attività spesso si sovrappongono, dipendono da altre attività da completare o sono così grandi nell’ambito in cui sono coinvolti più membri del team. Se non si impostano le aspettative su chi fa cosa e quando lo fanno, il personale può rapidamente confondersi.

Assicurarsi di assegnare ruoli di progetto specifici e responsabilità di attività, mantenendo la comunicazione fluente. Per semplificare l’assegnazione dei ruoli di progetto, utilizzare questi puntatori:

• Utilizzare un grafico RACI (Responsabile, responsabile, consultato, informato) per chiarire i ruoli tra reparti e processi.
• Scegli due note-takers per ogni riunione per garantire informazioni critiche vengono acquisiti e condivisi.
• Prova uno strumento basato sul web per promuovere una buona comunicazione e incoraggiare la condivisione delle conoscenze tra il cliente e il team interno.

Parla del processo e di come lavorerai

Ogni progetto è unico in qualche modo. Certo, potrebbero esserci approcci o risultati condivisi tra i progetti, ma discutere di come li utilizzerai su ogni progetto è fondamentale per il successo. Segui i suggerimenti descritti nel Capitolo 3 e inizierai a stabilire le aspettative per i processi, le recensioni dei risultati, le parti interessate e la tua cronologia, tutto in un colpo solo.

Condurre riunioni di stato

Non c’è modo migliore per impostare e gestire le aspettative che semplicemente il check-in con il vostro team e i vostri clienti. Che tu lavori da solo o in un team di 20 persone, in un ufficio o in remoto, condividere i progressi è una delle cose migliori che puoi fare per mantenere la comunicazione fluida.

Riunioni interne di stato del team

In generale, una revisione di 15 minuti di persona (o video chat) delle attività della giornata è un bel modo per raggiungere la tua squadra. Sii flessibile con il tuo team nel determinare qual è l’approccio migliore per condurre la tua chiamata di stato.

Una volta avviato, basta fare a turno e dare a tutti la possibilità di parlare di ciò che stanno lavorando in quel giorno. Un rapido check-in costringerà tutti a organizzare le priorità del progetto prima della riunione. Quel po ‘ di responsabilità fa una grande differenza.

Prima di concludere, chiedi qualcosa del tipo: “Qualcuno ha bisogno di aiuto? E qualcuno ha il tempo di aiutare con altri compiti, se necessario?”Una semplice domanda del genere può aiutarti a costruire fiducia e rapporto con il tuo team—e, naturalmente, ti aiuta a rimanere più efficiente con il tuo lavoro.

Come ti avvicini alle riunioni sullo stato del progetto dipenderà dal progetto su cui stai lavorando, dagli orari del team e forse anche dall’intensità del lavoro.

Aggiornamenti di stato del cliente

È buona norma mantenere una linea di comunicazione aperta e coerente con i clienti. Assicurati di rimanere aggiornato su tutti i problemi del progetto fornendo un rapporto settimanale sullo stato tramite e-mail o telefonata e verificando l’allineamento con gli obiettivi del progetto.

I rapporti sullo stato non solo aiutano te e i tuoi clienti a rimanere in pista, ma ti mantengono anche realistico e onesto sul tuo lavoro, processo, budget e altre questioni. Fare il tempo per sedersi e discutere di questi punti pagherà in termini di relazione con il cliente e aiuterà la tua squadra a vedere il progetto fino al completamento. Con riunioni di stato regolari, si sta facendo in modo tutti i soggetti coinvolti recensioni e riafferma le aspettative stabilite all’inizio del progetto.

Un buon rapporto sullo stato copre:

• che Cosa è stato fatto la settimana scorsa
• Cosa è stato fatto in questa settimana e la prossima settimana
• elementi di Azione
• Aggiornamento sulla timeline
• Aggiornamento sul bilancio
• i Potenziali rischi di progetto

Infine, non dimenticate di avere un po ‘ di divertimento con il vostro status di incontri. Usa il tempo per raggiungere il tuo team e i tuoi clienti su argomenti non legati al lavoro.

Foster good client communications

Per i project manager, si torna sempre ad essere un buon comunicatore e facilitatore. Se hai fatto il tuo lavoro, un piano di comunicazione consente al tuo team di sapere che l’eccesso di comunicazione è accolto favorevolmente—il tuo progetto si sentirà aperto. Il team saprà sempre cosa sta succedendo, imposterà le proprie aspettative e probabilmente soddisferà le aspettative di timeline e budget senza domande.

Se le aspettative dei tuoi clienti sono delineate e discusse, saranno felici di averti aiutato a incontrarle o superarle e si sentiranno rassicurati perché molto probabilmente sanno cosa aspettarsi dal prodotto finale.