Nel blog del mese scorso ho parlato del problema dell’eccessivo turnover del senior management. Ti ho anche dato alcune indicazioni su alcuni segnali di pericolo che forse il tuo manager non sta funzionando. Da allora, il mio socio in affari, Anthony Clyne ha giustamente sottolineato che ho bisogno di condividere alcune riflessioni su quali sono le caratteristiche positive e comportamenti di un buon Operations Manager. La sfida è che alcuni di questi sembrano contro-intuitivi e potresti non riconoscerli come comportamenti positivi, o peggio, vederli come negativi.

Quindi quali sono i segni che hai assunto un Operations Manager o General Manager davvero efficace nella tua attività?

Danno priorità prima alla sicurezza e poi al Cliente

In qualità di Operations Manager, hanno una responsabilità molto diretta per la sicurezza delle persone che lavorano nella tua azienda. Questa responsabilità si traduce a voi come il proprietario di affari, CEO o direttore pure. Pertanto, la prima cosa che è probabile che un nuovo Operations Manager faccia è identificare, valutare e affrontare eventuali problemi di sicurezza immediati. Ciò dimostra anche il loro impegno nei confronti del loro team e offre loro la possibilità di dimostrare che sono impegnati negli standard che stabiliscono, quindi la produzione non viene mai prima della sicurezza.

Accanto alla sicurezza, un Operations Manager dovrebbe riconoscere che qualsiasi azienda deve sempre soddisfare le esigenze dei propri clienti. Ciò significa che il responsabile delle operazioni affronterà i problemi di qualità e consegna, prima di saltare al taglio dei costi. Significa anche che un Operations Manager utilizzerà un linguaggio positivo sul cliente e sarà curioso di imparare ciò di cui i clienti hanno davvero bisogno e valore dal prodotto o dal servizio fornito dall’azienda.

Sono umili e mettono al primo posto la squadra

Spesso cerchiamo Operations Manager audaci, duri, sicuri e decisi. Queste caratteristiche possono essere utili, ma nella mia esperienza, i migliori Operations Manager danno costantemente i riflettori alla loro squadra. Quando parlano dei progetti e dei risultati della loro area, useranno “noi” e “noi”più di “Io”. Nelle presentazioni, possono spesso lasciare la loro squadra presente e prendere un sedile posteriore se stessi. Essi saranno anche in piedi per la loro squadra e sostenerli, anche a un certo costo per se stessi. Tuttavia, saranno decisivi, equi e coerenti nel gestire le prestazioni degli individui nella loro squadra. Valuteranno l’esperienza che li circonda e cercheranno di sviluppare le persone che hanno prima di trasformare i ruoli chiave. Tuttavia, saranno anche pronti a sfidare l’autocompiacimento e le opinioni radicate, che possono includere sfidando alcuni dei tuoi esperti in materia di lunga data. Se vuoi saperne di più, prendi una copia di “Good to Great”, di Jim Collins e leggi “Level 5 leadership”. Il TED Talk “Perché i buoni leader ti fanno sentire al sicuro” di Simon Sinek è anche una grande spiegazione di ciò che i buoni leader fanno.

Un Operations Manager che mostra queste caratteristiche guadagnerà il rispetto della propria squadra piuttosto che aspettarselo. Questo rispetto guadagnato è in genere ricompensato con il team che segue con fiducia la direzione impostata dal Operations Manager e rende il team più a suo agio nel deviare da “il modo in cui lo abbiamo sempre fatto”.

Poiché sono umili, i buoni leader ammettono ciò che non sanno e chiedono aiuto quando ne hanno bisogno. Questo non dovrebbe essere visto come un segno di debolezza, ma in realtà, è un segno di forza. Ci vuole forza per rivelare le proprie debolezze e vulnerabilità e chiedere aiuto. Piuttosto che criticare o rifiutare tali richieste, dovresti accoglierle e cercare di fornire l’aiuto e le risorse necessarie.

Saranno anche rispettosi degli altri nel business. Comportamenti come imprecare, gridare o sminuire il personale non hanno posto sul posto di lavoro in nessuna circostanza, specialmente da parte dei leader.

Svilupperanno le persone e non si sentiranno minacciati da pari e subordinati

Infatti, svilupperanno attivamente i loro membri senior del team e forniranno loro opportunità, tra cui consentire loro di intensificare il ruolo di Operations Manager durante le vacanze e i viaggi. Saranno confortevoli permettendo loro squadra di prendere decisioni e assumersi la piena responsabilità per gli aspetti del business. Sosterranno la loro squadra, anche quando le loro decisioni vanno male (non getteranno mai un membro del team “sotto l’autobus”). Tuttavia, faranno in modo che la loro squadra si assuma anche la responsabilità delle decisioni che prendono e delle responsabilità che assumono.

Lavoreranno duramente per sviluppare relazioni tra pari e invitare feedback e coinvolgimento dei pari. Non pettegolezzi sui pari o criticano i pari (specialmente per la loro squadra). Inoltre, non tollereranno atteggiamenti “loro e noi” nella loro squadra che possono erodere le relazioni tra le funzioni e influire sul servizio clienti.

Quando le cose vanno male, Chiedono Perché non chi

Un buon responsabile delle operazioni non passerà ore a lamentarti dei loro subordinati o dei loro coetanei. La loro attenzione sarà sul processo, non l’individuo. Quando le cose vanno male si chiederà perché e cercare di trovare e affrontare la causa principale dei problemi. Questo può essere difficile e richiede tempo all’inizio, quando ci sono molti problemi (è molto più veloce solo per incolpare qualcuno!), ma a medio termine è un investimento di tempo che devi fare se il tuo business per migliorare in modo sostenibile le prestazioni.

Stabiliscono, mantengono e migliorano gli standard.

Prestazioni eccellenti si ottengono stabilendo processi standard ben pensati e quindi migliorando continuamente questi processi. Un Operations Manager efficace, quindi, concentrarsi presto nel loro ruolo sulla creazione di processi standard e modi di fare le cose. Ciò può includere la standardizzazione dell’organizzazione del posto di lavoro con 5S, la standardizzazione delle attività chiave con il lavoro standardizzato, la standardizzazione dei processi aziendali nei flussi chiave di valore aziendale e la definizione di accordi formali o informali sul livello di servizio (SLA) con le funzioni con cui le operazioni interagiscono (ad esempio vendite e acquisti). In tal modo, evidenziano l’importanza e il livello di rispetto richiesto tra fornitori interni e clienti.

Dopo aver impostato lo standard, l’Operations Manager effettivo lavorerà per mantenere lo standard. Sanno che lo ” standard che camminano è lo standard che accettano “e quindi non” cammineranno mai ” qualcosa che non è standard senza agire. Essi si aspettano anche di rispettare questi standard pure. Pertanto, se hai preso l’abitudine di camminare sul posto di lavoro senza dispositivi di protezione individuale o non osservando gli standard 5S, aspettati di essere avvisato di rispettare – e assicurati di farlo!

A volte questo focus sugli standard può sembrare burocrazia e rallentare le cose e ti è permesso chiedere “perché” le cose vengono fatte in un certo modo. L’efficace Operations Manager sarà comodo con avere i loro processi sfidati ed essere in grado di spiegare perché lo standard deve essere seguito o lavorare con il loro team per migliorare lo standard. Tuttavia, si aspettano sempre che ci sia uno standard e che sia seguito.

Sono ben organizzati

I responsabili delle operazioni devono spesso destreggiarsi tra un’ampia gamma di responsabilità. Pertanto è importante che la persona in quel ruolo sia ben organizzata. Si dovrebbe vedere questo in una scrivania ben organizzata e ufficio che mostra segni di una sorta di un sistema per gestire le attività quotidiane e progetti.

Idealmente, il Operations Manager avrà un sistema di routine regolari o di lavoro standard leader. Questi saranno annotati e rintracciati. Si dovrebbe essere in grado di ottenere alcune prove di questo essere seguito come una scheda tee card o lista di controllo.

Oltre a se stessi, si aspettano anche che la loro squadra sia ben organizzata. Pertanto si aspettano loro di ottenere i loro membri del team di sviluppare i propri piani e le proprie liste di attività di routine quotidiana.

Hanno un piano con azioni e obiettivi chiari e semplici

Quando il tuo nuovo Operations Manager inizia, una delle loro prime priorità sarà comprendere la strategia aziendale e il ruolo delle operazioni nella realizzazione di tale strategia. Svilupperanno un piano per le operazioni per supportare la strategia mentre cercano il tuo input e l’input del team lungo la strada. Identificheranno rapidamente le poche metriche critiche che guidano le prestazioni operative e fisseranno obiettivi impegnativi ma realistici per questi. Questi obiettivi e il piano saranno comunicati sistematicamente in tutto il team operativo in modo che ogni membro del team nelle operazioni conosca i propri obiettivi individuali o di squadra e come possano contribuire a migliorare le prestazioni.

È importante sottolineare che si concentreranno prima sulle cose semplici, ottenendo le basi prima di iniziare a introdurre cambiamenti più complessi. Identificano rapidamente una o due metriche chiave che guidano le prestazioni operative nel business e si concentrano sul miglioramento di quelle piuttosto che sull’introduzione di una vasta gamma di metriche.

Idealmente, rafforzeranno il piano e gli obiettivi ogni giorno con un processo di leadership quotidiano snello che fornisce feedback al loro team e cerca il loro contributo sui problemi ogni giorno. Questa struttura di brevi riunioni giornaliere si sovrapporrà all’organizzazione e potrebbe incoraggiarti a condurre una regolare riunione in piedi o una conference call a livello di senior management per aiutare a impostare la direzione generale del business e affrontare problemi di alto livello.

Non sostituiscono i soldi per i cervelli

Molti responsabili delle operazioni sono ingegneri. Gli ingegneri amano la tecnologia (è spesso per questo che sono diventati ingegneri!) e ottenere entusiasta di robot e software di acquisizione dati di fantasia. Tuttavia, un buon Operations Manager, non sarà costantemente si presenta con liste della spesa di investimenti di capitale e strumenti software. Invece, si concentreranno sul tentativo di ottenere il massimo dalle risorse e dagli strumenti che hanno. Quando vengono a voi con una richiesta di capitale sarà supportato da un forte business case, sarà ben pensato e si allineerà con il piano operativo e la strategia di business.

Non li troverai molto spesso nel loro ufficio

Il ruolo di Operations Manager è spesso il fulcro di un’attività di produzione o distribuzione. In genere hanno il maggior numero di rapporti con il personale e il maggior numero di interazioni con i colleghi. Pertanto, un buon responsabile delle operazioni spenderà molto del loro tempo in giro. Potresti trovarli sul posto di lavoro, interagire con il loro team e osservare il processo su una passeggiata sul posto di lavoro. Essi potrebbero essere incontro con i coetanei, in esecuzione di una riunione standup quotidiana o avere un incontro in loco con i fornitori o clienti. Saranno generalmente in loco (attenzione al responsabile delle operazioni che trova sempre un motivo per essere fuori dal business), ma anche quando sono nel loro ufficio saranno raramente soli. Nonostante questo, possono concedersi un po ‘ di tempo di riflessione solitaria durante il giorno per recuperare il ritardo sui problemi e pianificare azioni future. Questo è spesso all’inizio della giornata, intorno all’ora di pranzo o alla fine della giornata. Se vedete questo, evitare di prendere l’abitudine di “solo cadere in per una chat” in questi momenti, ma invece pianificare regolari catch-up strutturati nel loro ufficio.

Un altro errore da evitare è il caricamento eccessivo del tuo Operations Manager con il lavoro transazionale. Essi sono il leader chiave nel vostro business e la persona che guiderà il miglioramento nel vostro business. Sono anche, in genere, una risorsa abbastanza costosa. Pertanto, legandoli al loro computer facendo ordini di acquisto, programmi di produzione o adeguamenti delle scorte è uno spreco della loro risorsa e impedirà loro di fare il loro lavoro in modo efficace. Ottenere un membro del personale clericale sulla metà stipendio di un Operations Manager per fare il lavoro transazionale e concentrarsi il Operations Manager a guidare la loro squadra e il miglioramento di guida.

Ti dicono la verità – non solo quello che vuoi sentire

È bello sentirsi dire quanto sei grande e quanto hai ragione. Tutti noi abbiamo un ego e siamo tutti suscettibili di adulazione. Tuttavia, un buon Operations Manager sarà pronto a darvi impegnativo, considerato un feedback costruttivo e avete bisogno di essere pronti a prenderlo. Devi anche essere preparato per il fatto che non tutte le idee che hai saranno considerate buone. Il responsabile delle operazioni dovrebbe essere confortevole con la vostra presenza nel business e sul negozio piano, ma è meglio che queste passeggiate negozio piano si verificano con il responsabile delle operazioni, almeno all’inizio. Evita la tentazione di stabilire un “canale posteriore” di comunicazione con dipendenti a lungo termine in quanto ciò minerà fortemente il tuo Operations Manager e renderà questi dipendenti a lungo termine convinti di essere “intoccabili” perché hanno una “linea diretta con il capo”.

Conclusione

Ci sono molti altri attributi di un buon Operations Manager, ma se la tua nuova persona sta dimostrando la maggior parte o tutti quelli che ho elencato sopra, anche se le prestazioni a breve termine non sono dove vorresti che fosse, allora pagherà per rimanere con loro.