Se fai job-costing in QuickBooks e non vendi singoli articoli ai tuoi clienti, ti consiglio di evitare l’uso di parti di inventario se possibile. Ma a volte non è possibile.

Ecco cosa devi sapere su come funziona la contabilità dell’inventario e cosa devi fare per mantenere il tuo inventario dritto e far apparire gli articoli di inventario sui tuoi rapporti sui costi di lavoro.

QuickBooks in grado di gestire la maggior parte inventario basato contabilità davvero bene per le imprese che acquistano e vendono articoli specifici ai loro clienti. La cattura per gli appaltatori? Se non lo si imposta e lo si utilizza in un certo modo, la contabilità avrà tanto senso quanto un manuale IRS.

In primo luogo, ti consigliamo di capire esattamente come funziona davvero la contabilità di inventario, perché le parti di inventario sono un tipo specifico di elemento in QuickBooks progettato per gestirlo correttamente. E, sfortunatamente, questo non sempre funziona bene nello schema delle cose che costano il lavoro.

Qual è il costo delle merci vendute?

La maggior parte delle persone capisce il concetto di Costo dei beni venduti – il nome stesso è piuttosto auto-esplicativo. È, letteralmente, il costo dei prodotti che vendi. Quello che molte persone non capiscono circa il costo delle merci vendute e la contabilità di inventario è come arrivare a un costo delle merci vendute figura che rende il vostro bilancio preciso e utile.

Ciò che molte persone fanno logicamente quando registrano il costo dei prodotti che vendono è semplicemente scegliere il costo dei beni venduti conto ogni volta che pagano un venditore per i prodotti che venderanno. Questo non funziona mai con l’inventario, però, e probabilmente sai ormai che userai sempre un elemento di qualche tipo quando acquisti costi relativi al lavoro. È diverso da quello di inserire gli elementi di costo del lavoro standard, però, quando si utilizzano parti di inventario.

In logica, e in pratica, contabilità di inventario in QuickBooks è estremamente semplice per le imprese basate vero inventario che acquistano e vendono singoli prodotti ai loro clienti. Funziona così:

• Si imposta ogni elemento che si vende in QuickBooks come un elemento di inventario.
• Si utilizza la funzione inserisci fatture o scrivi assegni in QuickBooks per acquistare gli articoli dai fornitori. Ma, a differenza della maggior parte dei costi relativi al lavoro, è necessario inserire anche il numero di questi elementi che si stanno acquistando nel campo quantità. È importante sapere, però, che quando si acquistano questi articoli, NON VIENE CREATO ALCUN COSTO. Nessun costo per questi elementi verrà visualizzato nei rapporti costo lavoro o nel conto economico al momento dell’acquisto, anche se si assegnano gli elementi a un lavoro specifico. Ciò è dovuto al modo in cui funziona la contabilità dell’inventario: quando acquisti una parte di inventario, stai semplicemente aggiungendo il costo di questo articolo al tuo asset di inventario, è quando vendi l’articolo che si verifica il costo delle merci vendute.
• Nella maggior parte delle aziende basate sull’inventario, utilizzerai la funzione fatture o ricevute di vendita in QuickBooks per vendere gli articoli ai tuoi clienti. Questo è dove diventa davvero difficile per gli appaltatori perché spesso, non vendi mai singoli articoli ai tuoi clienti, ma piuttosto questi costi sono inclusi in una fatturazione forfettaria.

Ora, se sei un appaltatore specializzato basato su servizi e vendi i tuoi articoli di inventario ai clienti su una fattura o una ricevuta di vendita, non è un problema. Ma, nella mia esperienza, la maggior parte degli appaltatori non vende affatto gli articoli o ha un mix di articoli di vendita ai clienti basati sul servizio e non vende singoli articoli ai clienti del contratto.

Tuttavia, la contabilità basata sull’inventario funziona allo stesso modo, indipendentemente da quale sia la tua pratica aziendale:

Quando acquisti un articolo di inventario, QuickBooks “ricorda” quanto hai pagato per l’articolo e aggiunge tale importo al tuo account di inventario. Come si acquista lo stesso elemento per importi diversi, QuickBooks media fuori quanto hai pagato nel tempo per tale elemento e quando si vende tale elemento a un cliente, QuickBooks pubblicherà un costo di beni venduti importo a quel cliente / lavoro al tasso del costo medio calcolato di tale elemento (s) e dedurre lo stesso importo dal vostro bene di inventario.

Cosa non dovresti mai fare:

• Acquista parti di inventario (articoli) per un lavoro, inserisci il nome del lavoro nella transazione e prevedi che il costo di questi articoli venga visualizzato nei rapporti job-cost e P&L senza ulteriori azioni. Se si esegue questa operazione, i costi di tali elementi non potrà mai inviare al costo delle merci vendute. L’attività di inventario e la quantità a disposizione continueranno ad aumentare e non vedrai mai il costo di tale elemento nel tuo rapporto costo lavoro o P&L.

Cosa puoi fare:

• Acquista parti di inventario utilizzando un assegno, una carta di credito o una fattura, utilizzando l’articolo di inventario e la quantità di articoli che stai acquistando nella colonna quantità. Assicurati, a proposito, che la tua unità di misura sia molto chiara e che usi la STESSA unità di misura sia per vendere che per acquistare l’oggetto (altrimenti, avrai un grosso problema!). Se si acquista a per piede, si deve anche vendere a per piede.
• Ora, se non è parte della pratica di fatturazione dei clienti fatturare i clienti per singole parti, ma fatturarli in una somma forfettaria per quel tipo di materiale, è possibile creare una transazione di vendita NETTA ZERO. In questo scenario, quando le parti di inventario vengono utilizzate in un lavoro, si crea una ricevuta di vendita e si azzera il prezzo di vendita. Anche se il prezzo di vendita è 0, la contabilità inventario pubblicherà tale costo per il lavoro e per il P&L, così come alleviare il vostro inventario per quel valore. Non utilizzare le rettifiche di inventario, perché mentre saranno alleviare l’inventario e inviare il costo per il costo delle merci vendute conto (se si utilizza il costo delle merci vendute conto come il conto di adeguamento), le rettifiche di inventario NON vengono visualizzati sui rapporti di costo del lavoro!
• Questo metodo richiede un attento monitoraggio e flussi di lavoro, come è evidente. Qualcuno deve tenere traccia degli articoli di inventario utilizzati nei lavori e qualcuno deve quindi registrare le ricevute di vendita nette zero per tali articoli.
• Come per qualsiasi contabilità basata sull’inventario, dovresti anche prendere regolarmente un inventario fisico e apportare le regolazioni dell’inventario secondo necessità.
• OPPURE: utilizzare parti non di inventario o articoli di servizio per monitorare il costo dei materiali. Questo può essere problematico se acquisti determinati materiali alla rinfusa e non conosci il cliente o il lavoro a cui i materiali saranno assegnati in futuro. Ho una grande soluzione per questo, però, sfruttando la “voce di diario su una forma di controllo” ho dimostrato in questo video, ma con una torsione – quando acquistare i vostri oggetti originali con nessun lavoro collegato, poi, quando le cose vanno a un lavoro: è possibile utilizzare la voce di diario su un controllo a forma di “comprare” la voce sulla prima riga del check forma come un valore positivo con il cliente nome del processo in per il cliente/colonna lavoro, e poi mettere la stessa voce di una seconda linea con un negativo e NON c’è LAVORO. La transazione dovrebbe comportare una transazione zero netto, mentre “spinge” il costo dell’articolo al lavoro sulla prima riga.

Raccomando a chiunque non sia sicuro di ottenere aiuto da un esperto Pro-Advisor (come me!) impostare il loro sistema di inventario in QuickBooks fin dall’inizio.

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